В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Служебная командировка: порядок предоставления и оформления

Служебная командировка: порядок предоставления и оформления

В процессе деятельности учреждений и организаций может возникнуть необходимость в осуществлении определенным работником своей трудовой функции за пределами места постоянной работы. С целью защиты прав работников при направлении в такие поездки трудовое законодательство РФ предусмотрело правовой режим служебной командировки. В чем ее отличие от работы, осуществляемой в пути или имеющей разъездной характер, какие гарантии предоставляются при этом работнику и как правильно документально оформить командировку, рассмотрим в настоящей статье.

Понятие служебной командировки

Статьей 166 ТК РФ установлено, что служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особо отмечено, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Рассмотрим данное положение более подробно.

Статья 57 ТК РФ в числе обязательных пунктов трудового договора называет характер работы, например, подвижной, разъездной, в пути, однако их определения ТК РФ не содержит. Общие сведения о содержании таких работ можно получить из нормативно-правовых актов, принятых до 1990 года. В частности, в п. 1 и 2 Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденного Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87, указано, что работа имеет подвижной характер, если предполагает частые передислокации организации (перемещения работников) или оторванность от постоянного места жительства. Разъездной характер работ устанавливается работникам, выполняющим работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно. Работа характеризуется как работа в пути, если осуществление трудовой функции происходит в процессе движения транспортного средства (например, водители автобусов и такси, а также кондукторы на междугородних автобусах, капитаны-наставники, механики по флоту и др.*(1)).

Как видим, особый характер работы предполагает, что трудовая функция будет полностью или частично осуществляться вне места постоянной работы. В свою очередь командировка является поездкой на определенный срок для выполнения служебного поручения. При этом согласно ст. 167 ТК РФ за работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также ему возмещаются расходы, связанные с командировкой.

Кого работодатель вправе направить в служебную командировку

В настоящее время вопросы командирования работников регулируются, кроме ТК РФ, следующими правовыми актами:

- Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением N 749*(2) (далее - Положение);

- Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР“ (далее - Инструкция), действующей в части, не противоречащей ТК РФ.

Первое, на что следует обратить внимание, - в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем (п. 2 Положения), то есть те, с которыми заключен трудовой договор. Если же оформлен гражданско-правовой договор, можно непосредственно в нем предусмотреть положение о компенсации расходов гражданина, связанных с исполнением предмета договора, но при этом не действуют нормы трудового законодательства, устанавливающие гарантии и льготы при направлении в командировку.

Направление работника в командировку не зависит от того, есть соответствующее условие в трудовом договоре или нет, поскольку не относится ни к обязательным для включения в трудовой договор условиям, ни к дополнительным (ст. 57 ТК РФ). Работник не вправе отказаться от командировки, кроме случаев, указанных в законе. Перечислим категории работников, в отношении которых ТК РФ установлено ограничение направления в командировки:

- работников в период действия ученического договора можно направлять в служебные командировки в том случае, если такая командировка связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ);

- беременных женщин запрещено направлять в командировки, а женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, вправе отказаться от такого направления (ст. 259 ТК РФ);

- отцам, воспитывающим детей без матери, а также опекунам (попечителям) несовершеннолетних предоставляются такие же гарантии, как женщинам в связи с материнством по ст. 259 ТК РФ (ст. 264 ТК РФ);

- работников в возрасте до 18 лет возможно направлять в командировки лишь в случае, если они являются творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также участвуют в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ*(3) с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (ст. 268 ТК РФ).



Сроки командировки

Пунктом 4 Инструкции установлено, что срок командировки работников определяется руководителями организаций, но не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

На данное положение следует обратить особое внимание, поскольку имеет значение для налогообложения командировочных расходов. Согласно Письму Минфина РФ от 28.03.2008 N 03-03-06/2/30, носящему рекомендательно-разъяснительный характер, расходы, произведенные в связи с выполнением работником своих трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, вне места постоянной работы в период, превышающий максимальное время командирования, установленное Инструкцией, не рассматриваются как расходы на командировки в целях налогообложения.

Вместе с тем законодательством не установлено предельное количество командировок в течение года и предельная их продолжительность. Поэтому при необходимости оформить работнику командировку на срок более 40 дней можно разделить ее на периоды, не превышающие 40 дней, с обязательным возвращением работника по их истечении к месту основной работы на несколько дней.

Днем выезда в командировку согласно п. 7 Инструкции и п. 4 Положения считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Данное положение необходимо учитывать, чтобы произвести верный расчет и выплату суточных работнику, а также правильно оформить документы для командировки, содержащие графы для указания общего срока командировки и времени командировки, не считая времени нахождения в пути.

Приведем пример. Сотрудник отправляется в командировку из города А в город Б на поезде. Дата выезда из города А 07.07.2008, дата прибытия в город Б 09.07.2008. Дата убытия из города Б 16.07.2008, дата прибытия в город А 18.07.2008. В дни приезда в город Б и убытия из него работник исполнял в течение дня свои трудовые обязанности. В этом случае срок командировки всего календарных дней - 12, а срок командировки, не считая времени нахождения в пути, - 8 дней.

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 4 Положения).

Приведем пример. Работник направлен в командировку. Время вылета самолета при отправлении в командировку 15 декабря - 0 ч 15 мин. Время в пути до аэропорта, расположенного за чертой населенного пункта, - один час. Регистрация на рейс производится за 30 мин до вылета. Таким образом, чтобы успеть на регистрацию своего рейса, работник должен выехать из города 14 декабря до 24 ч (примерно в 22 ч 30 мин). Значит, первым днем командировки будет считаться 14 декабря.

Выходные дни во время командировки

Командированные работники подчиняются режиму рабочего времени и времени отдыха принимающих их организаций. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством (п. 8 Инструкции), а именно оплачивается не менее чем в двойном размере или, по желанию работника, оплачивается в одинарном размере, но с обязательным предоставлением другого дня отдыха (ст. 153 ТК РФ). Если же работник по распоряжению администрации выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке (п. 8 Инструкции). В Решении ВС РФ от 20.06.2002 N ГКПИ2002-663 (оставленном Определением ВС РФ от 27.08.2002 N КАС02-441 без изменения) указано, что если в данном случае работник не желает воспользоваться другим днем отдыха, ему производится оплата труда как за работу в выходные и нерабочие праздничные дни.

Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения).

Если работник заболел, находясь в командировке

В случае наступления во время нахождения работника в командировке его временной нетрудоспособности расходы по найму жилого помещения возмещаются на общем основании (исключение составляют случаи, когда командированный работник находится на стационарном лечении). Суточные выплачиваются в течение всего времени, пока работник не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но они производятся не свыше двух месяцев.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в порядке, установленном приказами Минздравсоцразвития РФ N 514 *(4) и N 172 *(5). Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается командированному работнику на общих основаниях. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки (п. 16 Инструкции).


Документальное оформление командировки

Основными документами для оформления служебной командировки являются служебное задание (форма N Т-10а), приказ (формы N Т-9 и N Т-9а) и командировочное удостоверение (форма N Т-10). Формы этих документов утверждены Постановлением N 1*(6).

Служебное задание требуется для оформления служебного поручения. В нем указывается цель командирования работников (п. 6 Положения). Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Работник, прибывший из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением N 1).

Унифицированная форма N Т-10а
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1


-------------¬
¦ Код ¦
+------------+
Форма по ОКУД¦ 0301025 ¦
+------------+
Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального по ОКПО¦ ¦
образования L-------------
“Институт развития предпринимательства“
--------------------------------------------------------------------------------------------
(наименование организации)
------------T-----------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦ документа ¦составления¦
+-----------+-----------+
Служебное задание¦ 5 ¦18.08.2008 ¦
L-----------+------------
для направления в командировку и отчет о его выполнении
-------------¬
¦ Табельный ¦
¦ номер ¦
+------------+
Курочкина Валентина Георгиевна ¦ 364 ¦
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------+-------------
(фамилия, имя, отчество)

---------------T---------------T----------------------------------------------------------------------------T-----------¬
¦ Структурное ¦ Должность ¦ Командировка ¦ Основание ¦
¦подразделение ¦(специальность,+--------------------------T---------------------T------------T--------------+ ¦
¦ ¦ профессия) ¦ ¦ ¦ срок ¦ организация- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ место назначения ¦ дата ¦(ка лендар- ¦ плательщик ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ны е дни) ¦ ¦ ¦
¦ ¦ +-------------T------------+----------T----------+----T-------+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦страна, город¦ организация¦ начала ¦окончания ¦все-¦ не ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦го ¦считая ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦времени¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нахож- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дения в¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ пути ¦ ¦ ¦
+--------------+---------------+-------------+------------+----------+----------+----+-------+--------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+--------------+---------------+-------------+------------+----------+----------+----+-------+--------------+-----------+
¦Кафедра бух-¦преподаватель- ¦Россия, ¦ООО “Инвест“¦22.08.2008¦26.08.2008¦ 5 ¦ 3 ¦ФГОУ ВПО¦Договор с¦
¦галтерского ¦тренер ¦Москва ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦“Институт раз-¦ООО “Ин-¦
¦учета и аудита¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦вития предпри-¦вест“ от¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нимательства“ ¦11.08.2008 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 15 ¦
+--------------+---------------+-------------+------------+----------+----------+----+-------+--------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------+---------------+-------------+------------+----------+----------+----+-------+--------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------+---------------+-------------+------------+----------+----------+----+-------+--------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------+---------------+-------------+------------+----------+----------+----+-------+--------------+------------

----------------------------------------------------------T-------------------------------------------------------------¬
¦ Содержание задания (цель) ¦ Краткий отчет о выполнении задания ¦
+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------+
¦ 11 ¦ 12 ¦
+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------+
¦Проведение семинара на тему “Новое в налогообложении¦Проведен семинар на тему “Новое в налогообложении¦
¦предприятий, применяющих УСНО“ ¦предприятий, применяющих УСНО“ ¦
+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
L---------------------------------------------------------+--------------------------------------------------------------

Руководитель проректор Корнеев Корнеев Работник Курочкина
структурного ------------ ------------------ ------------------
подразделения (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) (личная подпись)

Заключение о
выполнении задания Задание выполнено полностью
----------------------------------

--------------------------------------------------------
Руководитель ректор Баринцев Баринцев Руководитель проректор Корнеев Корнеев
организации ---------- ----------- --------------- структурного ------------ ------------------
(должность) (личная (расшифровка подразделения (должность) (личная подпись) (расшифровка
подпись) подписи) подписи)

“ 26“ 08 2008 г.

---- ----------- --

Командировочное удостоверение оформляется при направлении работника в командировку на территории РФ и на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, заключивших с Россией межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 7, 15 Положения).

При направлении работника в командировку за пределы территории РФ, кроме указанных выше государств - участников СНГ, командировочное удостоверение может не оформляться (п. 15 Положения).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки (п. 7 Положения).



В командировочном удостоверении делаются отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Они заверяются подписью уполномоченного на это соответствующим приказом должностного лица и печатью организации, использующейся в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. Если работник командирован в разные населенные пункты, необходимо оформить одно командировочное удостоверение, в котором будут делать соответствующие отметки о дне прибытия и выбытия в каждом пункте командирования (п. 7 Положения, п. 6 Инструкции).

Если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, командировочное удостоверение может не выписываться (п. 2 Инструкции). Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха (п. 15 Инструкции).

По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней должен представить работодателю командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом (п. 26 Положения). Если в командировочном удостоверении отсутствуют отметки о дате прибытия и выбытия, произведенные расходы могут признать неподтвержденными. В этом случае организация-налогоплательщик при исчислении налога на прибыль не сможет уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов, как предусмотрено ч. 1 ст. 252 НК РФ.

Унифицированная форма N Т-10
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1


----------¬
¦ Код ¦
+---------+
Форма по ОКУД¦ 0301024 ¦
+---------+
Федеральное государственное образовательное учреждение по ОКПО¦ ¦
высшего профессионального образования “Институт L----------
развития предпринимательства“
--------------------------------------------------------------
(наименование организации)
-------------------T----------------¬
¦ Номер документа ¦Дата составления¦
+------------------+----------------+
Командировочное удостоверение¦ 5 ¦ 18.08.2008 ¦
L------------------+-----------------

-------------------¬
¦ Табельный номер ¦
+------------------+
Работник Курочкина Валентина Георгиевна ¦ 364 ¦
-----------------------------------------------------+-------------------
(фамилия, имя, отчество)

кафедра бухгалтерского учета и аудита
---------------------------------------------------------------------------------------
(структурного подразделения)
преподаватель-тренер
---------------------------------------------------------------------------------------
(должность (специальность, профессия))
---------------------------------------------------------------------------------------
командируется в Россия, Москва
------------------------------------------------------------------------
(место назначения (страна, город, организация))
ООО “Инвест“
для проведения семинара на тему “Новое в налогообложении предприятий, применяющих УСНО“
---------------------------------------------------------------------------------------
(цель командировки)
на 3 календарных дней (не считая времени нахождения в пути)
-----------
с “22“ 08 2008 г. по “26“ 08 2008 г.

---- ------- --- --- --------- ---

Действительно по предъявлении паспорта или паспорт 23 01 869754
заменяющего его документа --------------- --------------
(наименование) (номер)

Руководитель
ректор Баринцев Баринцев
---------------- ---------------- ---------------------
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

Оборотная сторона формы N Т-10

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Выбыл из ФГОУ ВПО “Институт развития предпринимательства“

“22“ 08 2008 г.

---- ------- ---



Инспектор ОК Соловьева
------------------ --------------------
(должность) (личная подпись)

Соловьева
---------------------------------------------------------------------------------------
(расшифровка подписи)
М.П.

Выбыл из ООО “Инвест“

“25“ 08 2008 г.

---- ------- ---
Секретарь Ларина
---------------- ---------------------
(должность) (личная подпись)
Ларина
---------------------------------------------------------------------------------------
(расшифровка подписи)
М.П.

Выбыл из
20 г.

--- -------- ---

---------------- ---------------------
(должность) (личная подпись)

---------------------------------------------------------------------------------------
(расшифровка подписи)
М.П.

Выбыл из
20 г.

--- -------- ---

---------------- ---------------------
(должность) (личная подпись)

---------------------------------------------------------------------------------------
(расшифровка подписи)
М.П.

Прибыл в ООО “Инвест“

“23“ 08 2008 г.

---- ------- ---
Секретарь Ларина
---------------- ---------------------
(должность) (личная подпись)
Ларина
---------------------------------------------------------------------------------------
(расшифровка подписи)
М.П.

Прибыл в ООО “Инвест“

“26“ 08 2008 г.

---- ------- ---

Инспектор ОК Соловьева
------------------ --------------------
(должность) (личная подпись)

Соловьева
---------------------------------------------------------------------------------------
(расшифровка подписи)
М.П.

Прибыл в
20 г.

--- -------- ---

---------------- ---------------------
(должность) (личная подпись)

---------------------------------------------------------------------------------------
(расшифровка подписи)
М.П.

Прибыл в
20 г.

--- -------- ---

---------------- ---------------------
(должность) (личная подпись)

---------------------------------------------------------------------------------------
(расшифровка подписи)
М.П.

Приказ о направлении в командировку составляется на основании служебного задания.

Следует отметить, что если в командировку направляется один работник, приказ составляется по форме N Т-9, а если два и более работников - по форме N Т-9а (формы утверждены Постановлением N 1).

Унифицированная форма N Т-9
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1


----------¬
¦ Код ¦
+---------+
Федеральное государственное образовательное учреждение Форма по ОКУД¦ 0301022 ¦
высшего профессионального образования “Институт +---------+
развития предпринимательства“ по ОКПО¦ ¦
-------------------------------------------------------- L----------
(наименование организации)

-------------------T----------------¬
¦ Номер документа ¦Дата составления¦
+------------------+----------------+
Приказ¦ 5-ЛС ¦ 18.08.2008 ¦
L------------------+-----------------
(распоряжение)
о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

-------------------¬
¦ Табельный номер ¦
+------------------+
Курочкина Валентина Георгиевна ¦ 364 ¦
-----------------------------------------------------------+-------------------
(фамилия, имя, отчество)

кафедра бухгалтерского учета и аудита
---------------------------------------------------------------------------------------
(структурного подразделения)
преподаватель-тренер
---------------------------------------------------------------------------------------
(должность (специальность, профессия))
---------------------------------------------------------------------------------------
Россия, Москва
---------------------------------------------------------------------------------------
(место назначения (страна, город, организация))
ООО “Инвест“
---------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------
--------------¬
сроком на ¦ 5 ¦ календарных дней
L--------------

с “22“ 08 2008 г. по “26“ 08 2008 г.

---- ------- --- --- --------- ---

с целью проведения семинара на тему “Новое в налогообложении предприятий,

------------------------------------------------------------------------------
применяющих УСНО“
---------------------------------------------------------------------------------------

Командировка за счет средств ФГОУ ВПО “Институт развития предпринимательства“
--------------------------------------------------------
(указать источник финансирования)

---------------------------------------------------------------------------------------

Основание (документ, номер, дата): служебное задание от 18.08.2008 N 5
----------------------------------------------------
(служебное задание, другое основание (указать))

Руководитель организации ректор Баринцев Баринцев
-------------- ------------------ ---------------------
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен Курочкина “18“ августа 2008 г.

----------------- ---- ---------- ---
(личная подпись)

Обязательно ли составление всех трех документов? В пункте 2 Инструкции указано, что направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя организации наряду с ним может оформляться приказ.

В Письме Минфина РФ от 06.12.2002 N 16-00-16/158 “О порядке документального оформления служебных командировок“ разъяснено, что организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача ему командировочного удостоверения. Также указано, что параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным.

Учитывая все сказанное, можно сделать вывод, что в бюджетном учреждении необходимо оформлять служебные задания, поскольку у руководителя нет возможности лично проконтролировать достижение цели командировки отдельным работником. Командировочные удостоверения следует оформлять при направлении работников в командировки на территории России и на территории государств - участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. В случае же направления работника в командировку на территорию иностранного государства, при въезде и выезде из которого пограничные органы проставляют отметки о пересечении границы в соответствующих документах (паспорте), необходимо издать приказ. При этом командировочное удостоверение можно не оформлять.

Пунктом 8 Положения установлено, что в организациях необходимо вести учет работников, выбывающих и прибывающих в командировки. Порядок и формы такого учета должны быть определены Минздравсоцразвития. Однако пока указанный правовой акт не принят. Вместе с тем, еще в п. 6 Инструкции установлено, что в организациях в соответствующих журналах должна вестись регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки в данную организацию. Рекомендуемые формы этих журналов установлены в приложениях 2, 3 к Инструкции. Желательно нумеровать, прошивать данные журналы и скреплять их подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Приложение 2
к Инструкции Министерства финансов СССР,

Государственного комитета СССР по труду
и социальным вопросам и ВЦСПС
от 7 апреля 1988 г. N 62

Приложение 3
к Инструкции Министерства финансов СССР,

Государственного комитета СССР по труду
и социальным вопросам и ВЦСПС
от 7 апреля 1988 г. N 62


Следует сказать и о заполнении формы авансового отчета, применяющейся для учета расчетов с подотчетными лицами. О нем упоминается в п. 26 Положения. В частности, сказано, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Общая форма авансового отчета для юридических лиц всех форм собственности, кроме бюджетных организаций, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 “Об утверждении унифицированный формы первичной учетной документации N АО-1 “Авансовый отчет“. В органах государственной власти, органах управления государственных внебюджетных фондов, органах управления территориальных государственных внебюджетных фондов, органах местного самоуправления, бюджетных учреждениях для бюджетного учета применяется форма авансового отчета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н “Об утверждении форм регистров бюджетного учета“. Порядок применения формы авансового отчета установлен в приложении 2 к данному приказу. Так, на лицевой стороне авансового отчета подотчетные лица приводят сведения о себе, на оборотной стороне авансового отчета заполняют графы 1-6 о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетное лицо нумерует в порядке их записи в отчете.

Сотрудники бухгалтерии проверяют авансовые отчеты на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств, и заполняют графы 7-10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждает руководитель учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу ЦБ РФ. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производится по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Суммы полученного аванса приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бюджетного учета.

В прошлом номере журнала “Отдел кадров бюджетного учреждения“ подробно рассказывалось о том, что такое служебная командировка, какова правовая база, регламентирующая данный вопрос, как правильно оформить необходимые кадровые документы. Также было сказано, что работнику выдается аванс на командировочные расходы. В данной статье рассмотрим, какие расходы возмещаются работнику в связи с командировкой в пределах территории РФ и за ее пределами, есть ли отличия в возмещении расходов работникам коммерческих и бюджетных организаций, в каком порядке возмещаются расходы работнику-совместителю.

Возмещение расходов, связанных со служебными командировками

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные):

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Для оплаты указанных расходов работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс.

Согласно п. 12 Положения*(7) расходы по проезду работника к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы, а также по проезду из одного населенного пункта в другой (если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах) включают:

- расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

- страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

- оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Ранее действовало положение п. 12 Инструкции*(8), согласно которому работнику возмещались расходы по проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси). В настоящее время, как было указано выше, п. 12 Положения говорит о возмещении расходов по проезду транспортом общего пользования.

Вопрос о возмещении командированному работнику затрат на проезд в такси остается до сих пор открытым. В Письме Минфина РФ от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47, носящем разъяснительный характер, сказано, что возможно уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд работника на такси при следовании к месту командировки и обратно при условии их соответствия требованиям ст. 252 НК РФ. При этом обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы. Указанные расходы должны быть подтверждены документально.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта (п. 13 Инструкции).

Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме случаев предоставления бесплатного жилого помещения) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом (п. 14 Положения).

Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения). Аналогичное положение содержится и в п. 15 Инструкции, который Определением ВС РФ N КАС05-151*(9) был признан не противоречащим законодательству. ВС РФ обосновал свою позицию тем, что выплата суточных производится в целях покрытия личных расходов работника на срок служебной командировки и обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов. Вместе с тем при однодневной командировке за работником сохраняется средний заработок, оплачивается проезд к месту командировки и обратно, возмещаются расходы по найму жилого помещения.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11 Положения).

Согласно п. 23 Положения при направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

Иные расходы, связанные с командировками, возмещаются в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом. Работник должен представить документы, подтверждающие эти расходы.

За период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, за работником сохраняется средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения).

Возмещение расходов при направлении в командировку совместителя

Порядок документального оформления направления в командировку совместителя ничем не отличается от оформления направления в командировку работника, занимающего в организации основное место работы. Однако многие вопросы законодательством четко не определены. Согласно п. 9 Положения работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. Соответственно другим работодателем это время не оплачивается. Представляется верным, что в этом случае работнику необходимо оформить отпуск без сохранения заработной платы. Вместе с тем предоставление работнику отпуска без сохранения заработной платы тогда будет правом, а не обязанностью работодателя, что следует из ст. 128 ТК РФ: по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Поэтому работник должен заранее предупредить работодателя по основному месту работы о направлении его по второму месту работы в командировку. Если основной работодатель не предоставил такой отпуск, а работник по месту работы по совместительству был направлен в командировку, отсутствие его на основной работе может быть расценено как прогул.

Если работник направляется в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними (п. 9 Положения).

Возмещение расходов работникам организаций, финансируемых
из федерального бюджета


Для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, определены Постановлением Правительства РФ N 729*(10). В частности, в соответствии с п. 1 подлежат возмещению:

1) расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;

2) расходы на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

3) расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

- автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

- при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда. А именно: железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда; водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения; автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Возмещение расходов производится организациями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки. При использовании указанных ассигнований в полном объеме, а также в случае осуществления расходов в размерах, превышающих указанные выше, или осуществления иных связанных со служебными командировками расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя, - за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.

При командировании работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, на территории иностранных государств, расходы по найму жилого помещения возмещаются в пределах, установленных Приказом Минфина РФ N 64н*(11), а размер и порядок выплаты суточных указаны в Постановлении N 812*(12).

При выплате суточных работнику, направленному в служебную командировку на территорию иностранного государства, следует помнить следующее:

- согласно п. 4 Постановления N 812 за время нахождения работника в пути суточные выплачиваются при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории РФ, а при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, установленных Постановлением N 812;

- при следовании работника с территории РФ день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 5);

- при направлении работника в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 5);

- в случае вынужденной задержки в пути суточные за это время выплачиваются по решению работодателя, представителя нанимателя или уполномоченного им лица при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (п. 6);

- работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% суточных, установленных Постановлением N 812 (п. 7);

- если в период служебной командировки работник обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных в иностранной валюте не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает ему суточные в иностранной валюте в размере 30% суточных (включая надбавки), установленных Постановлением N 812 (п. 7).

Отметим также особенности оформления служебных командировок при направлении указанных работников на территорию иностранного государства. В соответствии с п. 3 Постановления N 812 работодателем должен быть оформлен приказ или распоряжение. Командировочное удостоверение оформляется только в случае командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы. Отметки о пересечении границ соответствующих государств проставляются в командировочном удостоверении, оформляемом так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории РФ (п. 6).

При направлении в командировку на территорию других иностранных государств командировочное удостоверение не оформляется. Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника (п. 5).

В отношении различных бюджетных организаций приняты ведомственные нормативные акты, устанавливающие порядок направления в командировку и возмещения связанных с этим расходов. Большинство положений данных документов корреспондируют рассмотренным выше нормам. Однако есть и особенности, о которых подробнее будет рассказано в следующем номере журнала.

Е.Л. Новицкая,

эксперт журнала “Отдел кадров бюджетного учреждения“

“Отдел кадров бюджетного учреждения“, N 1, 2, январь, февраль 2009 г.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Постановление Совмина РСФСР от 12.12.1978 N 579 “Об утверждении перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков“.

*(2) Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки“.

*(3) Постановление Правительства РФ от 28.04.2007 N 252 “Об утверждении перечня профессий и должностей творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, особенности трудовой деятельности которых установлены Трудовым кодексом Российской Федерации“.

*(4) Приказ Минздравсоцразвития РФ от 01.08.2007 N 514 “О порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности“.

*(5) Приказ Минздравсоцразвития РФ от 16.03.2007 N 172 “Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности“.

*(6) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты“.

*(7) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки“.

*(8) Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР“.

*(9) Определение ВС РФ от 26.04.2005 N КАС05-151 “Об оставлении без изменения решения Верховного Суда РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147, которым было оставлено без удовлетворения заявление о признании недействительным первого предложения пункта 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР“.

*(10) Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“.

*(11) Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 N 64н “Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“.

*(12) Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 “О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“.