В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Комментарий к письму Минфина РФ от 27.11.2008 N 03-07-11/367

Комментарий к письму Минфина РФ от 27.11.2008 N 03-07-11/367

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца*(1) является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Требования к учету и хранению трудовых книжек содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках“. Согласно п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*(2) (далее - Правила) работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них приведены в приложениях 2 и 3 к Инструкции N 69*(3).

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка (п. 41 Правил).

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Налог на доходы физических лиц. Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло.

Согласно п. 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных п. 34 и 48 Правил.

Если при выдаче сотруднику трудовой книжки или вкладыша в нее организация-работодатель не берет плату, то их стоимость является доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

Бухгалтерский учет. В соответствии с ч. 2 ст. 66 ТК РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Пунктом 47 Правил определено, что при выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша к ней работодатель взимает с него плату в размере расходов на их приобретение. Трудовые книжки и вкладыши к ним приобретаются работодателем, в том числе бюджетным учреждением, по существующей рыночной цене.

Согласно п. 236 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н, трудовые книжки и вкладыши к ней учитываются на счете 03 “Бланки строгой отчетности“. Из этого следует, что учреждение приобретает названные бланки не для себя, а для работников, следовательно, взимание платы - это возмещение сотрудниками затрат работодателя на приобретение бланков трудовой книжки. В бухгалтерском учете данные операции будут выглядеть следующим образом:

Согласно п. 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных п. 34 и 48 Правил.



Дебет счета 1 401 01 226 “Расходы на прочие услуги“
Кредит счета 1 302 09 730 “Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг“
2. Оплата трудовых книжек поставщику:

Дебет счета 1 302 09 830 “Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг“
Кредит счета 1 304 05 226 “Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг“
Одновременно отражаются и приходуются трудовые книжки на кассира (материально ответственное лицо) на забалансовом счете (дебет счета 03 “Бланки строгой отчетности“).

Обратите внимание: бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке 1 руб. за бланк.

Трудовые книжки передаются на хранение сотруднику кадровой службы, то есть списываются с кассира (кредит счета 03) и приходуются на сотрудника кадровой службы (дебет счета 03) - происходит смена материально ответственного лица.

3. Начисление дохода от реализации трудовой книжки: Дебет счета 2 205 10 560 “Увеличение дебиторской задолженности по прочим доходам“
Кредит счета 2 401 01 180 “Прочие доходы“
4. Начисление НДС в бюджет:

Дебет счета 2 401 01 180 “Прочие доходы“
Кредит счета 2 303 04 730 “Увеличение кредитной задолженности по НДС“
5. Внесение в кассу оплаты трудовых книжек сотрудником:

Дебет счета 2 201 04 510 “Поступление в кассу“
Кредит счета 2 205 10 660 “Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам“
Одновременно списывается бланк трудовой книжки с работника кадрового отдела (1 штука в условной оценке 1 руб.): кредит счета 03.

6. Внесение учреждением наличных денежных средств на лицевой счет в отделение Федерального казначейства:

Дебет счета 2 201 01 510 “Поступление денежных средств во временное распоряжение учреждения“
Кредит счета 2 201 04 610 “Выбытие из кассы“
7. Перечисление в доход бюджета суммы НДС:

Кредит счета 2 303 04 830 “Уменьшение кредиторской задолженности по НДС“
Дебет счета 2 201 01 610 “Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов“.

О.И. Волкова,

эксперт журнала “Оплата труда в бюджетном учреждении:

акты и комментарии для бухгалтера“


“Оплата труда в бюджетном учреждении: акты и комментарии для бухгалтера“, N 1, январь 2009 г.

3. Начисление дохода от реализации трудовой книжки: Дебет счета 2 205 10 560 “Увеличение дебиторской задолженности по прочим доходам“
Кредит счета 2 401 01 180 “Прочие доходы“
4. Начисление НДС в бюджет:



*(2) Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.03.2003 N 225 “О трудовых книжках.“
*(3) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек.“