В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Служебные командировки по России

Служебные командировки по России

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

Понятие командировки

Командировкой признается поездка работника на определенный срок вне места постоянной работы, то есть вне места расположения организации (обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором. Цель командировки - выполнение служебного поручения. Основание командировки - распоряжение руководителя.

Командировкой также признается поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя (или уполномоченного им лица) в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы.

Командировками не признаются служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Работники, направляемые в командировку

Пунктом 2 Положения установлено, что в командировки могут направляться только работники, состоящие с работодателем в трудовых отношениях.

В трудовых отношениях с работодателем состоят работники основного списочного состава и совместители. Однако в учреждениях достаточно часто возникают случаи, когда имеется необходимость направить в другую местность лицо, с которым заключен договор гражданско-правового характера, для выполнения определенной работы. Основными различиями трудового и гражданско-правового договора по существу являются:

- по трудовому договору работник систематически выполняет трудовую функцию, получает заработную плату не реже 2 раз в месяц, подчиняется установленным в учреждении правилам внутреннего трудового распорядка,

- по гражданско-правовому договору исполнитель выполняет определенную работу разово, получает вознаграждение единовременно по окончании работы за достигнутый результат, не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, установленного в учреждении. В соответствии с тем, какой работник направлен в другую местность для выполнения задания (состоящий с учреждением в трудовых отношениях или нет), определяется и порядок учета производимых расходов.

Пример 1. Из городского бюджета были выделены средства на финансирование участия школьников в областной олимпиаде. Место проведения олимпиады - база отдыха, расположенная в другой местности. Организатор участия в олимпиаде - Управление образования Администрации города, на счет которой поступили средства. Руководителем школьной группы назначен педагог одной из школ. Для доставки детей до места проведения олимпиады было необходимо приобрести билеты на железнодорожный транспорт на сумму 3 200 руб. Кроме того, потребовалось финансирование на проживание детей на базе отдыха в размере 4 000 руб. Расходы, связанные с оплатой проезда и проживания педагога, составляют 1 500 руб. (500 руб. - проезд, 1 000 руб. - проживание).

В данном случае педагог школы не связан с Управлением образования как бюджетным учреждением (бюджетополучателем), трудовыми отношениями. Поэтому он не может являться подотчетным лицом. Поэтому возможны следующие варианты оформления расчетов.

А) Расчеты производятся непосредственно с педагогом.

Таблица 1

--------------------------------------------T-------T-------------------¬
¦ Операция ¦Сумма, ¦ Корреспонденция ¦
¦ ¦ руб. ¦ счетов ¦
¦ ¦ +---------T---------+
¦ ¦ ¦ Дебет ¦ Кредит ¦
+-------------------------------------------+-------+---------+---------+
¦Снятие средств со счета для выдачи педагогу¦ 7 200 ¦121003560¦130405290¦
¦на расходы, связанные с участием школьников¦ ¦ ¦ ¦
¦в олимпиаде ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------------+-------+---------+---------+
¦Получение средств в кассу ¦ 7 200 ¦120104510¦121003660¦
+-------------------------------------------+-------+---------+---------+
¦Снятие средств со счета для выдачи педагогу¦ 1 500 ¦121003560¦130405226¦
¦на расходы, связанные с оплатой его¦ ¦ ¦ ¦
¦проезда, проживания и прочие ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------------+-------+---------+---------+
¦Получение средств в кассу ¦ 1 500 ¦120104510¦121003660¦
+-------------------------------------------+-------+---------+---------+
¦Выдача средств педагогу ¦ 7 200 ¦120618560¦120104610¦
¦ +-------+---------+---------+
¦ ¦ 1 500 ¦120609560¦120104610¦
+-------------------------------------------+-------+---------+---------+
¦Отчет педагога по произведенным расходам по¦ 7 200 ¦140101290¦130218730¦
¦участию школьников в олимпиаде ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------------+-------+---------+---------+
¦Зачет ранее выданного аванса по расходам на¦ 7 200 ¦130218830¦120618660¦
¦школьников ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------------+-------+---------+---------+
¦Начисление оплаты педагогу в соответствии с¦ 1 724 ¦140101226¦130209730¦
¦договором гражданско-правового характера (с¦ ¦ ¦ ¦
¦учетом удержания НДФЛ) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------------+-------+---------+---------+
¦Зачет ранее выданного аванса на расходы¦ 1 500 ¦130209830¦120609660¦
¦педагогу ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------------+-------+---------+---------+
¦Удержание НДФЛ ¦ 224 ¦130209830¦130301730¦
+-------------------------------------------+-------+---------+---------+
¦Начисление ЕСН ¦ 398 ¦140101226¦130302730¦
+-------------------------------------------+-------+---------+---------+
¦Перечисление НДФЛ ¦ 224 ¦130301830¦130405226¦
+-------------------------------------------+-------+---------+---------+
¦Перечисление ЕСН ¦ 398 ¦130302830¦130405226¦
L-------------------------------------------+-------+---------+----------



С педагогом должен быть заключен договор гражданско-правового характера, в соответствии с которым он обязуется оказать услугу управлению образования по сопровождению группы детей школ города на базу отдыха для участия их в олимпиаде.

В договоре следует указать все его функциональные обязанности (приобретение железнодорожных билетов, участие в организации их расселения и т.д.).

Расходы, связанные с участием школьников в олимпиаде и руководством педагога в учете, следует разделить (табл. 1).

Следует обратить внимание на следующие аспекты:

- в указанной корреспонденции счетов расходы на школьников отражены по счету 140101290, так как финансирование было предусмотрено по под статье КОСГУ 290 “Прочие расходы“;

- если участие школьников финансируется соответствии с другими подстатьями (например, транспортные расходы по подстатье 222 “Транспортные услуги“), то это следует учесть в корреспонденции счетов;

- при определении объема средств, необходимых для финансирования расходов педагога, должны быть предусмотрены обязательные платежи по НДФЛ и ЕСН;

- за педагогом не сохраняется средняя заработная плата в период организации участия школьников в олимпиаде.

Б) Расчеты производятся со школой, в которой работает педагог. Школе вменены обязанности по организации участия детей в олимпиаде.

Издается приказ начальника Управления образования о назначении общеобразовательного учреждения организатором мероприятия по участию детей в олимпиаде. Средства на финансирование Управление образования перечисляет школе. Школа назначает педагога руководителем группы детей и направляет его в командировку. В в этом случае педагог является подотчетным лицом и за ним сохраняется средняя заработная плата за период нахождения его в командировке. В учете формируются следующие записи (табл. 2).

Таблица 2

---------------------------------------------T------T-------------------¬
¦ Операция ¦Сумма,¦ Корреспонденция ¦
¦ ¦руб. ¦ счетов ¦
¦ ¦ +---------T---------+
¦ ¦ ¦ Дебет ¦ Кредит ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦ В учете управления образования ¦
+--------------------------------------------T------T---------T---------+
¦Перечисление средств с лицевого счета¦8 700 ¦130404290¦130405290¦
¦управления образования на лицевой счет¦ ¦ ¦ ¦
¦образовательного учреждения ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦ В учете образовательного учреждения ¦
+--------------------------------------------T------T---------T---------+
¦Зачисление средств на счет образовательного¦8 700 ¦130405290¦130404290¦
¦учреждения ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Снятие средств со счета для выдачи педагогу ¦8 700 ¦121003560¦130405290¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Получение средств в кассу ¦8 700 ¦120104510¦121003660¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Выдача средств подотчетному лицу - педагогу ¦8 700 ¦120818560¦120104610¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Отчет подотчетного лица о произведенных¦8 700 ¦140101290¦120818660¦
¦расходах ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------------------------------+------+---------+----------

В данном случае в указанной корреспонденции счетов все расходы на школьников и педагога отражены по счету 140101290, так как финансирование было предусмотрено по подстатье КОСГУ 290 “Прочие расходы“ и в смете мероприятия предусмотрены расходы, связанные с сопровождением группы и педагога.

В) Расчеты производятся со школой, в которой работает педагог. С общеобразовательным учреждением заключается договор на оказание услуги по организации участия детей в олимпиаде (в договоре также отражаются обязанности школы, связанные с выполнением услуги).

В этом случае для образовательного учреждения оказание услуги является деятельностью, приносящей доход. Поэтому при определении стоимости услуги следует предусмотреть налоговые платежи. Например, стоимость услуги определена в размере 11 800 руб. (в том числе НДС - 1 800 руб.) (табл. 3).



Таблица 3

---------------------------------------------T------T-------------------¬
¦ Операция ¦Сумма,¦ Корреспонденция ¦
¦ ¦руб. ¦ счетов ¦
¦ ¦ +---------T---------+
¦ ¦ ¦ Дебет ¦ Кредит ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦ В учете управления образования ¦
+--------------------------------------------T------T---------T---------+
¦Перечисление средств с лицевого счета¦3500 ¦120609560¦130405226¦
¦управления образования на внебюджетный счет¦ ¦ ¦ ¦
¦образовательного учреждения в качестве¦ ¦ ¦ ¦
¦аванса за услугу (не более 30%) ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Отражение расходов, связанных с участием¦11800 ¦140101226¦130209730¦
¦школьников в олимпиаде ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Перечисление средств с лицевого счета¦8300 ¦130209830¦130405226¦
¦управления образования на внебюджетный счет¦ ¦ ¦ ¦
¦образовательного учреждения за оказанную¦ ¦ ¦ ¦
¦услугу ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Произведен зачет ранее перечисленного аванса¦3500 ¦130209830¦120609660¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦ В учете образовательного учреждения ¦
+--------------------------------------------T------T---------T---------+
¦Зачисление средств на счет образовательного¦3500 ¦220101510¦220503660¦
¦учреждения, поступивших в качестве аванса ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Начисление НДС с полученного аванса ¦534 ¦221001560¦230304730¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Перечисление НДС в бюджет ¦534 ¦230304830¦220101610¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Снятие средств с внебюджетного счета в кассу¦8700 ¦220104510¦220101610¦
¦учреждения для выдачи их подотчетному лицу ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Выдача средств педагогу на произведение¦3700 ¦220805560¦220104610¦
¦транспортных расходов ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Выдача средств педагогу на произведение¦5000 ¦220809560¦220104610¦
¦расходов, связанных с проживанием ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Отчет педагога по произведенным расходам по¦3700 ¦210604340¦220805660¦
¦транспорту ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Отчет педагога по произведенным расходам по¦5000 ¦210604340¦220809660¦
¦проживанию ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Выставлен счет и прочие документы управлению¦11800 ¦220503660¦240101130¦
¦образования за оказанную услугу ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Начислен НДС по услуге ¦1800 ¦240101130¦230304730¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Произведен зачет ранее уплаченного НДС ¦534 ¦230304830¦221001660¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Поступление средств на счет образовательного¦8300 ¦220101510¦220503660¦
¦учреждения за оказанную услугу от управления¦ ¦ ¦ ¦
¦образования ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Перечислен НДС в бюджет ¦1266 ¦230304830¦220101610¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Списание произведенных расходов по оказанной¦8700 ¦240101130¦210604440¦
¦услуге ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Начислен налог на прибыль (11800-1800-8700)¦312 ¦240101130¦230303730¦
¦х 0,24 ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Перечислен налог на прибыль в бюджет ¦312 ¦230303830¦220101610¦
L--------------------------------------------+------+---------+----------

Срок командировки

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Срок командировки ограничивается днем выезда от места постоянной работы командированного и днем приезда работника в место постоянной работы.

Днем выезда признается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, которая определяется с учетом следующих особенностей:

- если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, то этот день считается днем отъезда;

- если транспортное средство отправляется после 00 часов, станция, пристань, аэропорт находятся в черте населенного пункта, и, несмотря на то, что необходимо командированному лицу добраться до места отправления транспортного средства (автобусом внутригородского сообщения, пешком и т.д.), то днем отъезда в командировку считается день, наступающий после 00 часов;

- если транспортное средство отправляется после 00 часов, а станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства.

Пример 2. Работник направлен в командировку. Согласно железнодорожным билетам дата отправления поезда 28.10.2008 в 00.05. а дата прибытия - 30.10.2008 в 23.50 ч. Станция находится в черте населенного пункта. Посадка на поезд началась 27.10.2008 в 23.30. Датой выезда работника в командировку является вторник 28.10.2008, а датой приезда - четверг 30.10.2008. Срок командировки составит 3 дня.

Пример 3. Работник направлен в командировку. Согласно железнодорожным билетам дата отправления поезда 28.10.2008 в 00.05 ч., а дата прибытия - 30.10.2008 в 23.50. Станция находится за чертой населенного пункта. Командированный добирается до населенного пункта автобусом пригородного сообщения. В этом случае датой выезда работника в командировку считается понедельник 27.10.2008, а датой прибытия - пятница 31.10.2008. Срок командировки составляет 5 дней.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Документальное оформление командировок

Цель командировки работника определяется руководителем учреждения и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. Согласно постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты“ учреждения должны применять следующие формы при направлении работника в командировку:

ф. N Т-9 “Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку“;



ф. N Т-9а “Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку“;

ф. N Т-10 “Командировочное удостоверение“;

ф. N Т-10а “Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении“. Работнику оформляется командировочное
удостоверение в одном экземпляре, которое подтверждает срок его пребывания в командировке, подписывается работодателем. В командировочном удостоверении ставятся отметки о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник. Если работник командирован в организации, находящейся в разных населенных пунктах, отметки в удостоверении делаются в каждой организации.

Расходы, связанные с командировкой, и их учет

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Выдача аванса производится на основании Заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается, и распоряжение руководителя учреждения. Выдача денежных средств под отчет в бюджетных учреждениях оформляется расходным кассовым ордером (ф. 0310002) либо Ведомостью на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501) при выдаче наличных денежных средств из кассы в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров.

Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой (если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах), включают:

- расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

- страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

- оплату услуг по оформлению проездных документов;

- оплату услуг по предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая:

- выходные и нерабочие праздничные дни;

- за дни нахождения в пути;

- за время вынужденной остановки в пути. Суточные не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха.

Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“ установлены следующие нормы возмещения командировочных расходов:

- расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;

- расходов на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

- расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.

Возмещение транспортных расходов не может производиться выше, чем стоимость проезда:

- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

- автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Согласно постановлению Правительства РФ N 729 расходы, связанные со служебной командировкой, могут быть возмещены и сверх установленных норм за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

В соответствии с НК РФ суточные:

- в размере 700 руб. не облагаются НДФЛ (в п. З ст. 217 НК РФ);

- в полном объеме не облагаются ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, п. З ст. 236 НК РФ, Письмо Минфина России от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247);

- с 1 января 2009 г. в полном объеме принимаются в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (Федеральный закон от 22.07.2008 N 158-ФЗ).

Работник при возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

1. Авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (ф. 0504049) и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и документы о произведенных расходах.

2. Отчет о выполненной работе в командировке, согласованной с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Согласно ст. 137 ТК РФ неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданный в связи со служебной командировкой, может быть удержан из заработной платы работника.

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071), аналитический учет - в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) с формированием реестра карточек (ф. 0504052).

Для учета выданного аванса на расходы, связанные со служебными командировками, используется счет 0 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами“.

Пример 4. Работник направляется в командировку. Ему выдан под отчет аванс (за счет бюджетных средств) в размере 5 000 руб., в том числе:

- на оплату проживания - 2 750 руб.;

- на оплату транспортных расходов (проезда железнодорожным транспортом) - 1 650 руб.;

- на суточные - 600 руб.

Работник по возращении из командировки отчитался о произведении расходов в размере 4 950 руб., в том числе:

- за проживание - 2 500 руб.;

- проезд-1 850 руб.;

- суточные - 600 руб.

В учете будут оформлены следующие записи (табл. 4).

Таблица 4

---------------------------------------------T------T-------------------¬
¦ Операция ¦Сумма,¦ Корреспонденция ¦
¦ ¦руб. ¦ счетов ¦
¦ ¦ +---------T---------+
¦ ¦ ¦ Дебет ¦ Кредит ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Списаны денежные средства с лицевого счета¦ ¦ ¦ ¦
¦учреждения для получения их в кассу для¦ ¦ ¦ ¦
¦выдачи аванса на произведение следующих¦ ¦ ¦ ¦
¦расходов: ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦- на оплату проживания ¦2 750 ¦121003560¦130405226¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦- на оплату транспортных расходов ¦1 650 ¦121003560¦130405222¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦- на суточные ¦600 ¦121003560¦130405212¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Получены денежные средства в кассу¦5 000 ¦12014510 ¦121003660¦
¦учреждения ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Выдан из кассы подотчетном лицу на¦ ¦ ¦ ¦
¦произведение расходов: ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦- на оплату проживания ¦2 750 ¦120809560¦120104610¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦- на оплату транспортных расходов ¦1 650 ¦120805560¦120104610¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦- на суточные ¦600 ¦120802560¦120104610¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Подотчетное лицо отчиталось по произведенным¦ ¦ ¦ ¦
¦расходам, произведенным: ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦- на оплату проживания ¦2 500 ¦140101226¦120809660¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦- на оплату транспортных расходов ¦1 850 ¦140101222¦120805660¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦- на суточные ¦600 ¦140101212¦120802660¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Подотчетное лицо внесло в кассу¦250 ¦120104510¦120809660¦
¦неизрасходованный остаток аванса, выданного¦ ¦ ¦ ¦
¦на оплату проживания ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Полученный неизрасходованный остаток от¦250 ¦121003560¦120104610¦
¦подотчетного лица по расходам на проживание¦ ¦ ¦ ¦
¦внесен на лицевой счет ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Полученный неизрасходованный остаток от¦250 ¦130405226¦121003660¦
¦подотчетного лица по расходам на проживание¦ ¦ ¦ ¦
¦зачислен на лицевой счет ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Списаны денежные средства с лицевого счета¦200 ¦121003560¦130405222¦
¦учреждения для получения их в кассу для¦ ¦ ¦ ¦
¦погашения задолженности перед подотчетным¦ ¦ ¦ ¦
¦лицом по оплате транспортных расходов ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Получены денежные средства в кассу¦200 ¦12014510 ¦121003660¦
¦учреждения для погашения задолженности перед¦ ¦ ¦ ¦
¦подотчетным лицом по оплате транспортных¦ ¦ ¦ ¦
¦расходов ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Выданы денежные средства подотчетному лицу¦200 ¦120805560¦120104610¦
¦для погашения задолженности перед ним по¦ ¦ ¦ ¦
¦оплате транспортных расходов ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------------------------------+------+---------+----------

Пример 5. Подотчетному лицу выданы денежные средства в качестве аванса на произведение транспортных расходов по служебной командировке в размере 1 000 руб. Подотчетное лицо отчиталось, транспортные расходы составили 1 000 руб.

А) Командировка непосредственно связана с доходной деятельностью, ее цель - встреча с заказчиком и заключение договора на оказание учреждением услуги. В целях налогообложения налогом на прибыль указанные расходы принимаются в уменьшение налогооблагаемой базы (табл. 5).

Б) Командировка осуществляется в рамках бюджетной деятельности. Однако по причине того, что денежные средств на лицевом счете по данной статье расходов отсутствуют, расходы производились за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности. Такие расходы не принимаются в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, источник их покрытия - прибыль, остающаяся после уплаты всех обязательных платежей. Следует особое внимание обратить на то, что учреждения не имеют права в дальнейшем восстановить эти расходы за счет бюджетных средств (табл. 6).

Таблица 5

---------------------------------------------T------T-------------------¬
¦ Операция ¦Сумма,¦ Корреспонденция ¦
¦ ¦руб. ¦ счетов ¦
¦ ¦ +---------T---------+
¦ ¦ ¦Дебет ¦ Кредит ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Списание средств со счета для получения их в¦1 000 ¦221003560¦220101610¦
¦кассу ¦ ¦ ¦(сч. 18) ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Получение средств в кассу ¦1 000 ¦220104510¦221003660¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Выдача аванса подотчетному лицу ¦1 000 ¦220805560¦220104610¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Отчет подотчетного лица о произведенных¦1 000 ¦210604340¦220805660¦
¦транспортных расходах ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Списание расходов на финансовый результат ¦1 000 ¦240101130¦210604440¦
L--------------------------------------------+------+---------+----------

Таблица 6

---------------------------------------------T------T-------------------¬
¦ Операция ¦Сумма,¦ Корреспонденция ¦
¦ ¦ руб. ¦ счетов ¦
¦ ¦ +---------T---------+
¦ ¦ ¦ Дебет ¦ Кредит ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Списание средств со счета для получения их в¦ 1 000¦221003560¦220101610¦
¦кассу ¦ ¦ ¦(сч. 18) ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Получение средств в кассу ¦ 1 000¦220104510¦221003660¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Выдача аванса подотчетному лицу ¦ 1 000¦220805560¦220104610¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Отчет подотчетного лица о произведенных¦ 1 000¦240101222¦220805660¦
¦транспортных расходах ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Списание расходов в конце месяца на¦ 1 000¦240101130¦240101222¦
¦финансовый результат ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------------------------------+------+---------+----------

В учреждениях имеются ситуации, когда денежных средств на лицевом счете недостаточно, но командировку отложить нельзя. Работники направляются в командировку и производят расходы за счет собственных средств. Поэтому в учете и отчетности возникает отрицательное сальдо по счету 0 208 00 000. В дальнейшем работнику возмещаются эти расходы.

В таких случаях возникают вопросы в отношении того, можно ли сначала произвести расход, а потом его возместить. Для ответа на этот вопрос следует обратить внимание на предназначение расчетов с подотчетными лицами и счета 0 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами“. Такие расчеты имеют свою последовательность:

1-й этап расчетов: выданы денежные средства;

2-й этап расчетов: произведен отчет о расходовании полученных средств.

Конечно, прямых указаний на то, что нельзя производить перерасход по расчетам с подотчетными лицами, нет. Однако, по нашему мнению, если изначально производится расходование средств, то далее можно говорить только о компенсации работнику произведенных им в пользу учреждения расходов, а не о выдаче подотчетных сумм. Поэтому можно посоветовать учреждениям не производить учета расходов через подотчетных лиц, если им не выданы подотчетные суммы.

Если все же есть такая необходимость, то работник должен написать заявление на имя руководителя учреждения о разрешении произвести расход в пользу учреждения за счет собственных средств на определенные цели, обосновав при этом необходимость таких срочных расходов. Руководитель дает разрешение в виде визовой надписи на заявлении либо отдельным распоряжением. Далее работник должен написать заявление о компенсации произведенных в пользу учреждения расходов. При этом нет необходимости оформлять авансовый отчет. Достаточно к заявлению приложить оправдательные документы, на основании чего руководитель издает распоряжение о компенсации произведенных работником расходов.

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Перечень таких расходов приведен в ст. 168 ТК РФ. К ним относятся: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя. Стоит обратить внимание на то, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Поэтому случаи возмещения командировочных расходов, произведенных работником за счет собственных средств, следует отразить в коллективном договоре.

В рассматриваемом случае, по нашему мнению, вести бюджетный учет следует без использования счета 0 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами“. При этом все документы по командировочным расходам (транспортный билет, кассовый чек или иной документ, подтверждающий оплату проживания, прочее) оформляются на работника (физическое лицо), а не на учреждение. Также считаем, что вся сумма командировочных расходов относится на подстатью 212 “Прочие выплаты“ (в пределах утвержденных лимитов). Использование счетов 0 302 05 000 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате транспортных услуг“, 0 302 09 000 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг“ также неправомочно, так как данные счета предназначены для расчетов непосредственно с поставщиками.

Пример 6. В учреждении возникла необходимость срочной командировки работника. Средств на лицевом счете недостаточно. Однако размер командированных расходов находится в пределах утвержденных лимитов. Стоимость проезда составила 2 000 руб., услуг гостиницы - 1 500 руб., суточные - 500 руб. Работник написал заявление с просьбой о направлении его в командировку с указанием ее причины. В заявлении работник указал, что командировочные расходы будут произведены за собственный счет с последующей их компенсацией за счет средств бюджета. На заявлении работник бухгалтерии произвел записи - расчеты о необходимых суммах расходов. Руководитель издал распоряжение о направлении работника в командировку с указанием предельных сумм командировочных расходов. В учете могут быть отражены следующие записи на основании распоряжения руководителя о компенсации командировочных расходов работника (табл. 7):

Таблица 7

---------------------------------------------T------T-------------------¬
¦ Операция ¦Сумма,¦ Корреспонденция ¦
¦ ¦ руб. ¦ счетов ¦
¦ ¦ +---------T---------+
¦ ¦ ¦ Дебет ¦ Кредит ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Отчет командированного лица по произведенным¦ 4 000¦140101212¦130202730¦
¦расходам ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Списание средств со лицевого счета для¦ 4 000¦121003560¦130405212¦
¦получения их в кассу ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Получение средств в кассу ¦ 4 000¦120104510¦121003660¦
+--------------------------------------------+------+---------+---------+
¦Выдача средств работнику в качестве¦ 4 000¦130202830¦120104610¦
¦компенсации за произведенные расходы ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------------------------------+------+---------+----------

Приведенная выше схема учета расчетов с работниками учреждения по произведенным ими расходам является одним из возможных вариантов. Однако лучше, конечно, не производить подобных расходов, а использовать традиционную схему расчетов с подотчетными лицами с выдачей необходимой суммы под отчет.

Сохранение заработка командированного

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, за дни нахождения в пути, за время вынужденной остановки в пути сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующем учреждении.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по согласованию между ними.

Что следует учесть в коллективном договоре

Коллективным договором (или локальным нормативным актом) определяются:

- размеры расходов, связанных с командировкой;

- размер возмещения расходов по найму жилого помещения (возмещаются в случае наличия соответствующих документов, подтверждающих расход), если работник при ежедневном возвращении из командировки по окончании рабочего дня остается в месте командирования;

- порядок и размер возмещения расходов по найму жилого помещения (возмещаются в случае наличия соответствующих документов, подтверждающих расход) в случае вынужденной остановки в пути;

- порядок и размер возмещения расходов по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации (кроме тех случаев, когда работнику предоставляется бесплатное жилое помещение).

Временная нетрудоспособность в период командировки

В случае временной нетрудоспособности работника во время командировки (удостоверенной в установленном порядке) ему возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.

Л.П. Курочкина,

кандидат экономических наук,

доцент кафедры бухгалтерского учета и аудита
Костромского государственного технологического университета


“Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях“, N 24, декабрь 2008 г.