В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Учет депонированной зарплаты в бюджетном учреждении

Учет депонированной зарплаты в бюджетном учреждении

В силу сложившихся обстоятельств работник может не получить заработную плату и другие причитающиеся ему выплаты своевременно. Каковы действия бухгалтера в этом случае? Как правильно учесть такую невыплату? В каком порядке отразить дальнейшие взаиморасчеты с работником?

Заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. В соответствии с требованиями ст. 136 ТК РФ день выдачи зарплаты организация обязана установить в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Причем это должны быть конкретные даты, а не расплывчатые формулировки типа “не позднее 15-го числа следующего месяца“ или “после 5-го числа следующего месяца“. Если день выдачи заработной платы совпал с праздничным днем, то выплата денег производится накануне (ч. 8 ст. 136 ТК РФ). Если работник уходит в отпуск, то рассчитаться с ним нужно за три дня до этого (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Кроме того, следует помнить норму ст. 136 ТК РФ, согласно которой заработная плата выплачивается сотруднику, как правило, в месте выполнения им работы. На практике возможны ситуации, когда работники трудятся вдали от бухгалтерии. При этом они не обязаны тратить свободное время на поездку в офис за зарплатой. В данном случае при несвоевременной выплате заработной платы говорить о депоненте нельзя, так как работодатель не обеспечил сотруднику получение зарплаты в том порядке, который определен трудовым законодательством.

Заработную плату выплачивают в течение трех дней начиная с даты ее выдачи. Для отражения начисления заработной платы и выплат, произведенных работникам в течение месяца и причитающихся в окончательный расчет, используют расчетно-платежную ведомость по форме 0504401, утвержденной Инструкцией N 25н*(1). В тех случаях, когда расчеты по заработной плате не совпадают с составлением общего расчета (например, при уходе в отпуск или увольнении), применяется платежная ведомость (ф. 0504403).

Расчетно-платежная ведомость составляется по учреждению, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым ордерам. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом по графе “Сумма к выдаче“ против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе “Выплаты в межрасчетный период“.

По истечении трех дней, установленных для выдачи заработной платы, кассир обязан проверить в расчетно-платежной ведомости подписи в получении денег. В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной или расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись “Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи“. После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в расчетно-платежной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-платежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выданную из кассы сумму заработной платы. Указанный расходный ордер на сумму выданной заработной платы по расчетно-платежной ведомости подлежит регистрации в журнале регистрации приходных и расходных ордеров.

Ведем учет расчетов с депонентами

Формы регистров бюджетного учета для органов государственной власти РФ, федеральных государственных учреждений приведены в приложении 1 к Приказу Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н “Об утверждении форм регистров бюджетного учета“. В приложении 2 к данному приказу даны рекомендации по применению названных регистров.

Порядок заполнения формы 0504047. При наличии в платежных ведомостях невыплаченных сумм по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям составляются отдельные реестры депонированных сумм с внесением в них каждого лица, не получившего заработную плату, денежное довольствие или стипендию. Реестр заполняется кассиром на основании платежной или расчетно-платежной ведомости, в которой против фамилии лиц, не получивших заработную плату, стипендию или денежное довольствие, следует поставить штамп или сделать отметку от руки “Депонировано“.

Депонированные суммы на следующий день сдаются для зачисления на счет учреждения, открытый в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, в учреждениях Центрального банка Российской Федерации или кредитных организациях. На сданные суммы составляются расходные кассовые ордера.

Заполняем форму 0504048. В книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий ведется учет депонированных сумм раздельно по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям. Записи производятся по каждому депоненту, при необходимости с указанием структурного подразделения учреждения. В соответствующих графах “Кредит“ должны быть отражены месяц и год, в котором образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы, а в графах “Дебет“ - против фамилии депонента записываются номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма.

В конце месяца в книге подсчитываются итоги по графам “Кредит“ и “Дебет“ и выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца.

Книга
аналитического учета депонированной заработной платы


-------------------------------------------------------T-------------------------------------------¬
¦Организация ¦ ¦
+------------------------------------------------------+-------------------------------------------+
¦Структурное подразделение ¦ ¦
+------------------------------------------------------+-------------------------------------------+
¦Единица измерения: руб. ¦ ¦
L------------------------------------------------------+--------------------------------------------



--------T----------------T-----------------------------T-------------------------------------------¬
¦Табель-¦ ФИО ¦ Отнесено на счет депонентов ¦ ¦
¦ный но-¦ ¦ (кредит) ¦ Выплачено (дебет) ¦
¦мер ¦ +--------T------------T-------+-------T------T-------T-----T------T-------+
¦ ¦ ¦ Месяц, ¦ Платежная ¦ ¦ Номер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ год ¦ ведомость ¦ Сумма ¦ РКО ¦Январь¦Февраль¦ ... ¦Ноябрь¦Декабрь¦
+-------+----------------+--------+------------+-------+-------+------+-------+-----+------+-------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ ... ¦ 17 ¦ 18 ¦
+-------+----------------+--------+------------+-------+-------+------+-------+-----+------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+----------------+--------+------------+-------+-------+------+-------+-----+------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+----------------+--------+------------+-------+-------+------+-------+-----+------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+----------------+--------+------------+-------+-------+------+-------+-----+------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+----------------+--------+------------+-------+-------+------+-------+-----+------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+----------------+--------+------------+-------+-------+------+-------+-----+------+-------+
¦Итого за месяц ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------------------------+-------+-------+------+-------+-----+------+-------+
¦Итого с начала года ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----------------------------------------------+-------+-------+------+-------+-----+------+--------

Бухгалтерский учет

Инструкцией N 25н для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда по всем видам оплаты труда предусмотрен счет 1(2) 302 01 000 “Расчеты по заработной плате“.

Начисленные суммы оплаты труда, причитающиеся работникам, отражаются по кредиту счетов 1(2) 302 01 730 “Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате“ в корреспонденции со счетами 1 401 01 211 “Расходы по заработной плате“, 2 106 04 340 “Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)“.

По дебету счета 1(2) 302 01 730 отражаются выплаченные суммы оплаты труда, а также суммы удержанного НДФЛ, платежей по исполнительным документам и других удержаний, уменьшающие задолженность организации по выплате заработной платы.

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок, в частности из-за неявки получателей, суммы необходимо списать с дебета счета 1(2) 302 01 830 “Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате“ в кредит счета 1(2) 304 02 730 “Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами“.

При внесении депонированной зарплаты на расчетный счет составляется корреспонденция:

Дебет счетов 1 304 05 211 “Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате“, 2 201 01 510 “Поступления денежных средств учреждения на банковские счета“
Кредит счета 1 (2) 201 04 610 “Выбытия из кассы“

Пример 1.
В августе 2008 г. расходы по оплате труда за июль, произведенные за счет средств, полученных от бюджетной деятельности, составили 180 000 руб., НДФЛ с начисленной за июль заработной платы - 21 580 руб., аванс, выданный в июле, - 74 500 руб. Выплата заработной платы за вторую половину месяца (окончательный расчет) производится 5-го числа следующего месяца. Наличные на выплату денежных средств получены кассиром организации 5 августа. Таким образом, оплата труда производилась с 5 по 7 августа. До 8 августа фактически было выплачено 74 420 руб. Сумма невыданной зарплаты 8 августа должна быть сдана в банк для зачисления на лицевой счет учреждения.

Бухгалтер организации отразит в учете следующие операции:

-------------------------------------------------------T--------------T--------------T-------------¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, руб. ¦
+------------------------------------------------------+--------------+--------------+-------------+
¦Перечислен в бюджет НДФЛ ¦ 1 303 01 830 ¦ 1 304 05 211 ¦ 21 580 ¦
+------------------------------------------------------+--------------+--------------+-------------+
¦Получены в кассу наличные на выплату заработной платы¦ 1 201 04 510 ¦ 1 304 05 211 ¦ 83 920 ¦
¦(180 000 - 21 580 - 74 500) руб. ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------------------------------+--------------+--------------+-------------+
¦Выдана зарплата ¦ 1 302 01 830 ¦ 1 201 04 610 ¦ 74 420 ¦
+------------------------------------------------------+--------------+--------------+-------------+
¦Депонированы денежные суммы (83 920 - 74 420) руб. ¦ 1 302 01 830 ¦ 1 304 02 730 ¦ 9 500 ¦
+------------------------------------------------------+--------------+--------------+-------------+
¦Сданы депонированные суммы на лицевой счет в ОФК ¦ 1 304 05 211 ¦ 1 201 04 610 ¦ 9 500 ¦
L------------------------------------------------------+--------------+--------------+--------------

При проверке кассовых операций контролирующими органами для выявления случаев присвоения сумм, законно начисленных разным лицам и организациям, в частности депонированной заработной платы, могут быть проведены следующие процедуры:

- проверка соответствия депонированных сумм платежным реестрам;

- проверка полноты и своевременности сдачи в банк депонированных сумм;

- проверка полноты оприходования депонированных сумм на расчетный счет в банке;



- проверка соответствия выписанных расходных кассовых ордеров журналу регистрации депонентов;

- проверка соответствия данных синтетического и аналитического учета денежных сумм.

Выдаем депонированную зарплату

Депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру. Дату и номер ордера следует указать в книге депонентов. Если получателей несколько, можно оформить отдельную платежную ведомость.

При выдаче депонированной заработной платы делаются следующие проводки:

- получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы:

Дебет счета 1 (2) 201 04 510 “Поступление в кассу“
Кредит счетов 1 304 05 211 “Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате“, 2 201 01 610 “Выбытия денежных средств учреждения банковских счетов“
- депонированная заработная плата выплачена сотрудникам:

Дебет счета 1 (2) 304 02 830 “Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами“
Кредит счета 1 (2) 201 04 610 “Выбытие из кассы“
Если депонированные суммы выдаются по доверенности, оформленной в установленном порядке, то в расходном ордере указывается ФИО самого получателя и лица, которому доверено получение денег. В ведомости (расходном кассовом ордере) необходимо поставить отметку “По доверенности“, а доверенность - приложить к кассовому ордеру или ведомости.

При наличии соглашения между работником и работодателем суммы депонированной зарплаты могут быть перечислены на лицевой счет работника в кредитной организации, что будет оформлено проводкой:

Дебет счета 1 (2) 304 02 830 “Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами“
Кредит счетов 1 304 05 211 “Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате“, 2 201 01 610 “Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов“

Проводим инвентаризацию расчетов

Для обеспечения достоверности информации о финансовом состоянии организации должны проводить инвентаризацию как имущества, так и обязательств. Требование об обязательном проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности установлено в ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“. В ходе этой процедуры проверяется и документально подтверждается фактическое наличие имущества и обязательств организации, их состояние и оценка. Полученные данные сравниваются с данными бухгалтерского учета, и при выявлении расхождений в учет вносятся соответствующие исправления.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов предусмотрен в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49.

Проведение инвентаризации начинается с издания приказа (постановления, распоряжения) руководителя организации, в котором утверждаются конкретные сроки инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства, а также состав инвентаризационной комиссии (форма ИНВ-22 *(2)). В комиссию входят представители руководства компании, работники бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). К проведению инвентаризации можно также привлекать сотрудников службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторов.

В работе комиссии должны принимать участие все ее члены, иначе инвентаризация может быть признана недействительной.



При инвентаризации расчетов проверяются правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, в частности расчеты с работниками организации: выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов.

Кроме этого, выявляются суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности. Напомним, что срок исковой давности - это период, в течение которого можно предъявлять иск должнику, не исполнившему свое обязательство (ст. 195 ГК РФ). По общему правилу срок исковой давности составляет три года. Он отсчитывается с момента окончания срока исполнения обязательства (ст. 200 ГК РФ).

Результаты оформляются актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами по форме ИНВ-17.

Сколько времени следует учитывать депонированную зарплату
на балансе?


Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации в течение трех лет, то есть до истечения срока исковой давности, и выдается по первому требованию работника.

В случае смерти работника не полученная ко дню его смерти заработная плата в соответствии со ст. 141 ТК РФ выдается совместно проживающим с ним членам семьи, а также лицам, находившимся вследствие нетрудоспособности на иждивении умершего.

По истечении сроков исковой давности невостребованные суммы депонированной заработной платы должны быть списаны. Основанием для списания являются данные проведенной инвентаризации и приказ (распоряжение) руководителя организации.

Суммы невостребованной и списанной депонированной зарплаты относятся на финансовые результаты деятельности организации. При этом в бухгалтерском учете оформляется запись:

Дебет счета 1 (2) 304 02 830 “Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами“
Кредит счета 1 (2) 401 01 173 “Чрезвычайные доходы от операций с активами“

Пример 2.
В августе 2006 г. была депонирована заработная плата сотрудника в сумме 3 500 руб. ввиду его гибели. По истечении срока исковой давности данная сумма не была востребована. После истечения 3 лет бухгалтер учреждения спишет указанную сумму на доходы учреждения.

Бухгалтер отразит в учете следующие операции:

---------------------------------------------------------T--------------T--------------T-----------¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦Сумма, руб.¦
+--------------------------------------------------------+--------------+--------------+-----------+
¦ В августе 2006 г. ¦
+--------------------------------------------------------T--------------T--------------T-----------+
¦Депонированы денежные суммы ¦ 2 302 01 830 ¦ 2 304 02 730 ¦ 3 500 ¦
+--------------------------------------------------------+--------------+--------------+-----------+
¦ В августе 2009 г. ¦
+--------------------------------------------------------T--------------T--------------T-----------+
¦Сумма депонента списана по истечении срока исковой¦ ¦ ¦ ¦
¦давности ¦ 2 304 02 830 ¦ 2 401 01 173 ¦ 3 500 ¦
L--------------------------------------------------------+--------------+--------------+------------

Как долго следует хранить книгу (реестр) учета депонированной
заработной платы?


Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000*(3). В соответствии с п. “н“ ст. 193 названного перечня книга учета депонированной заработной платы должна храниться в течение пяти лет (при условии завершения проверки (ревизии), в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения).

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены или приняты к учету. Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2007 году, начинается с 1 января 2008 года.

Если организация не соблюдает правила обособленного учета депонированной заработной платы, она может быть привлечена к ответственности, предусмотренной ст. 15.11 КоАП РФ, согласно которой грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей. При этом под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается, в частности, искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Н.И. Будакова,

эксперт журнала “Оплата труда в бюджетном
учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение“


“Оплата труда в бюджетном учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение“, N 6, декабрь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Утверждена Приказом Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н.

*(2) Унифицированные формы по учету результатов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

*(3) Действует в редакции Решения Росархива от 27.10.2003.