В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Порядок выплаты денежной компенсации Замена части отпуска денежной компенсацией

Порядок выплаты денежной компенсации

Замена части отпуска денежной компенсацией

Денежной компенсацией может быть заменена часть отпуска, превышающая 28 календарных дней (ст. 126 Трудового кодекса Российской Федерации, далее - ТК РФ). Такая ситуация может возникнуть:

если работник относится к категории, для которой законодательством установлен увеличенный основной отпуск;

если работник относится к категории, для которой законодательством установлен дополнительный оплачиваемый отпуск;

если работник был отозван из отпуска, и неиспользованные дни присоединяются к отпуску за следующий рабочий год;

если по каким-либо причинам не были использованы отпуска за предыдущие отработанные годы.

Обращаем внимание! Не допускается замена части отпуска денежной компенсацией:

работникам в возрасте до 18 лет;

беременным женщинам;

работникам, занятым на работах с вредными и (или)
опасными условиями труда.

Сумма денежной компенсации рассчитывается в порядке, предусмотренном для расчета средней заработной платы за отпуск.

Заметим, что на сегодняшний день существуют две точки зрения относительно того, какая часть отпуска может быть заменена денежной компенсацией. В письме Минтруда России от 25.04.2002 N 966-10 “О применении положений статьи 126 Трудового кодекса Российской Федерации по замене части отпуска денежной компенсацией“ указано, что до тех пор, пока не сформируется судебная практика по данному вопросу, организация и работник по соглашению могут сами выбрать один из следующих вариантов.

1. Суммируются все неиспользованные отпуска, и за ту часть, которая превышает 28 дней, выплачивается компенсация.

Пример 1.

Иванову Н.П. предоставляется очередной отпуск 28 календарных дней и дополнительный отпуск 5 календарных дней. Кроме того, у Иванова не использован отпуск за предыдущий год (28 дней - основной и 7 дней - дополнительный). Иванов подал заявление с просьбой о предоставлении денежной компенсации за часть отпуска.

Общая продолжительность отпуска: 28 + 7 + 28+ 5 = 68 дней.

Подлежат компенсации: 68-28 = 40 дней.

В этом случае работник может использовать 28 дней отпуска и получить компенсацию за 40 дней.

2. Части отпуска, превышающие 28 дней, определяются для каждого неиспользованного отпуска отдельно и суммируются.

Пример 2.

Воспользуемся данными предыдущего примера.

Подлежат компенсации за прошлый год: 28 + 7 - 28 = 7 дней.

Подлежат компенсации за текущий год: 28 + 5 - 28 = 5 дней.

Всего может быть заменено компенсацией 12 календарных дней, а 56 дней отпуска работник должен использовать.

При выплате компенсации возникает ситуация, когда работник работает, получает за это время заработную плату и одновременно среднюю заработную плату. В такой ситуации у бухгалтера неизменно
возникает вопрос, должен ли работодатель начислить НДФЛ и ЕСН с этих сумм?

Сумма компенсации, выплачиваемая работнику вместо части отпуска, подлежит налогообложению НДФЛ и ЕСН, так как такая компенсация за неиспользованный отпуск не связана с увольнением (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ)). Это же касается и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Ведь согласно Федеральному закону от 15.12.2001 N 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации“ данные взносы надо платить с тех же выплат, что и ЕСН.

Что касается налога на прибыль, компенсация включается в состав расходов на оплату труда и уменьшает налогооблагаемый доход (п. 8 ст. 255 НК РФ). Этот вывод подтверждают письма Минфина России от 17.09.2003 N 04-04-04/103 и от 08.02.2006 N 03-05-02-04/13.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

На основании ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 124 ТК РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Поэтому, если работник не был в отпуске более двух лет, то организации-работодателю придется обосновать, почему это произошло. Таким обоснованием может быть заявление работника о переносе отпуска текущего года на следующий рабочий год.

Среднедневная заработная плата рассчитывается в порядке, предусмотренном для всех случаев предоставления отпусков. Порядок определения количества дней отпуска, за которые необходимо выплатить работнику компенсацию при увольнении, установлен п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169, и ст. 423 ТК РФ. Количество дней, подлежащих оплате, рассчитывается, исходя из количества месяцев,
отработанных в рабочем году. Если количество отработанных дней в месяце составляет менее его половины, то месяц не учитывается. Если отработано более половины месяца, то он учитывается как целый.

Сумма начисленной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении является объектом налогообложения НДФЛ. Единый социальный налог не начисляется, так как в соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ суммы компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении налогообложению не подлежат. Заметьте: если данная компенсация не связана с увольнением сотрудника, то, по мнению налоговиков, ЕСН нужно начислять в общеустановленном порядке. Свою позицию налоговые органы изложили в письме УМНС Российской Федерации по г. Москве от 10.11.2002 N 28-11/53919. Этого же мнения придерживается и Минфин России в письме от 20.05.2005 N 03-03-01-02/2/90.

Пример 3.

Николаев И.П увольняется с 10 декабря 2005 г. За рабочий год - с 15.03.2004 по 14.03.2005 - отпуск не предоставлялся. В текущем рабочем году отработано 8 полных месяцев и 26 дней. Так как в не полностью отработанном месяце отработанное время составляет более половины, этот месяц учитывается при расчете как целый. Поэтому компенсации подлежит неиспользованный отпуск за 9 месяцев.

Компенсация выплачивается за: (28 /12) х 9 = 21 день.

Если отпуск за текущий рабочий год был предоставлен авансом, а к моменту увольнения рабочий год полностью не отработан, то сумма средней заработной платы за неотработанные дни отпуска подлежит удержанию из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ). Удержание не производится, если работник увольняется в результате:

ликвидации организации или прекращении деятельности работодателем - физическим лицом (п. 1 ст. 81 ТКРФ);

сокращения численности или штата работников организации (п. 2 ст. 81 ТК
РФ);

несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (подп. “а“ п. 3 ст. 81 ТК РФ);

смены собственника имущества организации (это касается руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера, п. 4 ст. 81 ТК РФ);

призыва работника на военную службу или направления его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ);

восстановления на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ);

признания работника полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ст. 83 ТК РФ);

смерти работника либо работодателя - физического лица, а также признания судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ);

наступления чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данные обстоятельства признаны таковыми решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ст. 83 ТК РФ).

Пример 4.

Федоров С.Г. увольняется с 10 декабря 2005 года. За рабочий год - с 01.07.2005 по 30.06.2006 - был предоставлен отпуск авансом с 1 по 28 августа 2005 г. При расчете отпускных за расчетный период (май, июнь, июль) начислено 15 000 руб.

Среднедневная заработная плата за расчетный период составила: 15 000 / 3 / 29,6= 168,92 руб.

Сумма отпускных составила: 28 х 168,92 = 4 729 руб.

До момента увольнения в рабочем году отработано 5 полных месяцев и 10 дней, которые не учитываются при расчете. Не отработано 7 месяцев, сумма выплаченных отпускных за этот период
должна быть удержана.

Отпуск за неотработанный период: (28 /12) х 7= 16,33 дня.

Сумма отпускных, подлежащих удержанию: 16,33 х 168,92 = 2 758 руб.

Более подробно с вопросами, касающимися отпусков, Вы можете ознакомиться в книге ЗАО “BKR-Интерком-Аудит“ “Отпуска“.

Е.Л. Пеняева,

консультант по налогам ЗАО “BKR-Интерком-Аудит“

“Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях“, N 16, август 2006 г.