В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Оформление трудовых книжек

Оформление трудовых книжек

Последнее время все чаще в СМИ появляется информация об отмене трудовых книжек. Уже принят и действует закон*(1), обязывающий работодателей представлять в Пенсионный фонд сведения о всех лицах, работающих у него по трудовому договору, за которых он уплачивает страховые взносы, а также заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы. Физические лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы, также обязаны представлять о себе указанные сведения. Периоды работы или иной деятельности на территории РФ, за которую уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд, включаются в страховой стаж (ст. 10 Закона N 173-ФЗ*(2)). Таким образом, стаж может подтверждаться сведениями, имеющимися на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц.

Однако в пенсионных фондах эти данные учитываются лишь с 1996-1997 годов. Стаж работников до этого времени подтверждается только сведениями, содержащимися в трудовых книжках, гражданско-правовых договорах и иных документах (справках, копиях приказов). Поэтому трудовые книжки, вплоть до их отмены на законодательном уровне, должны вестись по установленным правилам.

Нормативно-правовая база и порядок ведения трудовых книжек

Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Буквальное толкование статьи позволяет сделать вывод, что в случае работы менее 5 дней работодатель не обязан заводить работнику трудовую книжку (в случае ее отсутствия, например, по причине поступления на работу впервые), а также не обязан вносить записи о приеме и увольнении. Вместе с тем, в соответствии с п. 8 Правил работодатель обязан оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Следует помнить, что согласно ст. 67 ТК РФ работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. Аналогичный срок установлен ст. 68 ТК РФ и для издания работодателем приказа о приеме на работу.

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ в 2006 году*(3), индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки наравне с работодателями-организациями. Минздравсоцразвития в своем письме*(4) разъяснило, что при наличии трудовых отношений между работником и индивидуальным предпринимателем на момент введения в действие Закона N 90-ФЗ в трудовую книжку необходимо внести запись о приеме на работу со дня начала работы у данного предпринимателя, поскольку это в интересах работника. При отсутствии этой записи в трудовой книжке работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября, запись об увольнении такого работника после 6 октября вносить не нужно.

В отношении работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, положения законодательства не изменились. Они не вправе производить записи в трудовых книжках, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (п. 3 Правил).

Поэтому сотрудникам отдела кадров бюджетных учреждений при приеме трудовых книжек следует обращать внимание на правильность ранее внесенных записей.

Основными нормативно-правовыми актами, регулирующими порядок ведения трудовых книжек, являются:

- Правила ведения и хранения трудовых книжек изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утвержденные Постановлением N 225*(5);

- Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция), утвержденная Постановлением N 69*(6).

В отношении записей, сделанных до введения в действие указанных нормативных правовых актов, применяется Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162.

Также в части, не противоречащей постановлениям N 225 и N 69, применяется Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 “О трудовых книжках рабочих и служащих“ (далее - Постановление N 656).

В настоящее время используются три вида трудовых книжек: образца 1938 (введенные в действие с 15.01.1939)*(7), 1973 (введены в действие с 01.01.1975)*(8) и 2003 года (введены в действие с 01.01.2004 - п. 2 Постановления N 225). Лицам, поступившим на работу после указанной даты, работодатели должны заводить трудовые книжки только образца 2003 года. Имеющиеся у других работников трудовые книжки ранее установленного образца являются действительными, обмену на новые не подлежат. Трудовые книжки указанного образца должны применяться и в случае выдачи дубликата.

В соответствии с п. 4 Постановления N 656 рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия, учреждения, организации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Поэтому при предъявлении трудовой книжки неустановленного образца или неправильно оформленной ее владельцу следует объяснить, что документ является недействительным и его нужно заменить (оформить дубликат по последнему месту работы).

В трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: личные данные - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; сведения об образовании, профессии специальности - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Если образование ограничивается общим, графы можно оставить незаполненными;

- сведения о выполняемой работе, если выполнение работ производится по трудовому договору (сведения о работе по гражданско-правовым договорам не вносятся в трудовые книжки, и впоследствии указанный стаж подтверждается договором);

- сведения о переводе на другую постоянную работу (сведения о временном переводе вносить в трудовую книжку не нужно);

- сведения об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договор;

- сведения о награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Согласно п. 10 Правил указанные записи вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока с даты издания соответствующего приказа (распоряжения), а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. Например, основания увольнения сотрудников из органов внутренних дел перечислены в ст. 58 Положения о службе в ОВД*(9) и ст. 19 “Закона о милиции“*(10). Применение других формулировок запрещается*(11).

Пункт 21 Постановления N 225 предписывает, что в трудовую книжку по месту работы вносится с указанием подтверждающих документов запись о времени службы:

- в органах внутренних дел;

- в Государственной противопожарной службе МЧС;

- в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;

- в органах налоговой полиции;

- в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;

- в таможенных органах.

Записи в трудовые книжки о службе в указанных органах вносятся при увольнении сотрудников. Указывается дата приема и увольнения работника, дата и номер соответствующего приказа, а запись о работе содержит лишь общее время службы (количество лет, месяцев, дней), без указания основания увольнения.

Оформление записей в трудовых книжках

Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может вестись также на государственном языке этой республики. Ранее бланки трудовых книжек, предназначенные для распределения по союзным республикам, дополнялись специальными разделами на соответствующих языках. В настоящее время на территории РФ применяется лишь один бланк трудовой книжки, утвержденный приказом Минфина*(12) и содержащий текст только на русском языке. Реализация указанного положения закона возможна путем внесения в трудовые книжки записей на двух языках, следующих одна за другой. При этом тексты на русском языке и на государственном языке республики, находящейся в составе РФ, должны быть идентичными по содержанию и техническому оформлению, выполнены разборчиво*(13).

Записи должны производиться аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать “пр.“ вместо “приказ“, “расп.“ вместо “распоряжение“, “пер.“ вместо “переведен“ и т.п. (п. 1.1 Инструкции).

В пределах соответствующего раздела записи должны иметь свой порядковый номер. Подобное оформление необходимо для устранения возможных споров о правильности внесенных в трудовую книжку сведений. На это же направлено положение (хотя и не закрепленное в нормативно-правовых актах) о необходимости внесения записей без пропуска строк в трудовой книжке.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 года, в трудовой книжке делается запись: “05.09.2003“.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке (форма Т-2*(14)), в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (ранее отметку об ознакомлении с записями делали непосредственно в трудовой книжке).

Оформление титульного листа трудовой книжки

Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, оформляются следующим образом:

- фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Делать записи без проверки соответствующих документов не рекомендуется во избежание ошибок, поскольку ошибка в написании одной буквы имени или цифры в дате рождения человека фактически дает основание считать такой документ недействительным;

- запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

- запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

- профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

В случае допущения ошибки в написании фамилии, имени, отчестве или даты рождения владельца трудовой книжки, а также в случае изменения указанных данных прежняя запись зачеркивается одной чертой, рядом делается новая, а на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается ссылка на соответствующий документ, заверенная подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек)*(15).

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Оформление записей о работе

Сведения о работе вносят в графы разд. 3 трудовой книжки. Согласно п. 3.1 Инструкции в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.

В графе 2 указывается дата приема на работу. В трудовых книжках образца 1938 года дата приема указывалась в виде “год, месяц, дата“. В настоящее время порядок внесения записи обратный - “дата, месяц, год“.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного - ст. 57 ТК РФ), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. Если согласно федеральным законам с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны совпадать с наименованиями и требованиями, предусмотренными соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся аналогичные изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), об этом в установленном порядке производится соответствующая запись. Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, при установлении второй профессии должна быть сделана такая запись: “Установлена вторая профессия “электрогазосварщик“ с присвоением 3 разряда“. В графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата (п. 3.1. Инструкции).

При внесении в трудовую книжку записи о приеме на работу условие об испытательном сроке не указывается.

При переводе сотрудника на другое постоянное место работы в той же организации также должна быть произведена соответствующая запись. При временном переводе записи в трудовую книжку вносить не нужно.

Также вносятся изменения о переименовании организации, если это произошло за время работы сотрудника (п. 3.2 Инструкции).

В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

В соответствии с правилами оформления документов*(16) запись в графу 4 вносится в следующем порядке: указывается наименование распорядительного документа, дата его издания и номер. Тогда формулировка выглядит следующим образом: “Приказ от 15.04.2008 N 16“.

----------T----------------------------T------------------------------------T---------------------¬
¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦Наименование, дата и ¦
¦ записи +---------T----------T-------+ переводе на другую постоянную ¦ номер документа, на ¦
¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦работу, квалификации, увольнении (с ¦ основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ указанием причин и ссылкой на ¦ внесена запись ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------+---------T----------T-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Муниципальное образовательное¦ ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦учреждение “Средняя образовательная¦ ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦школа N 14“ (МОУ “СОШ N 14“) ¦ ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ 1 ¦ 02 ¦ 12 ¦ 2006 ¦Принята на работу по должности¦Приказ от 02.12.2006¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦учителя иностранного языка ¦N 34 ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ 2 ¦ 23 ¦ 04 ¦ 2007 ¦Присвоена вторая квалификационная¦Приказ от 20.04.2007¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦категория по должности учителя¦N 12 ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦иностранного языка ¦ ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ 3 ¦ 18 ¦ 05 ¦ 2008 ¦Переведена на должность заместителя¦Приказ от 18.05.2008¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦директора по учебно-воспитательной¦N 51 ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦работе ¦ ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ 4 ¦ 01 ¦ 08 ¦ 2008 ¦Муниципальное образовательное¦Приказ Министерства¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦учреждение “Средняя образовательная¦по образованию Ниже-¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦школа N 14“ (МОУ “СОШ N 14“) с¦городской области от¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦01.08.2008 переименовано в муници-¦15.07.2008 N 46 ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦пальное образовательное учреждение¦ ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦“Средняя общеобразовательная школа¦ ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦с углубленным изучением иностранного¦ ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦языка N 14“ (МОУ “СОШ с углубленным¦ ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦изучением иностранного языка N 14“) ¦ ¦
L---------+---------+----------+-------+------------------------------------+----------------------

Другие сведения, подлежащие внесению в трудовую книжку

Согласно п. 21 Правил в трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись о времени военной службы, в соответствии с Федеральным законом “О воинской обязанности и военной службе“*(17). Данные сведения вносятся в трудовую книжку по месту работы, куда работник принят после военной службы.

----------T----------------------------T------------------------------------T---------------------¬
¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦Наименование, дата и ¦
¦ записи +---------T----------T-------+ переводе на другую постоянную ¦ номер документа, на ¦
¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦работу, квалификации, увольнении (с ¦ основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ указанием причин и ссылкой на ¦ внесена запись ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------+---------T----------T-------+------------------------------------+---------------------+
¦ 1 ¦ 15 ¦ 07 ¦ 2008 ¦Служба в Вооруженных Силах Россий-¦Военный билет МН¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ской Федерации с 23 мая 2006 года по¦N 6719385 ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦22 мая 2008 года ¦ ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Муниципальное унитарное предприятие¦ ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦“Городской водоканал“ (МУП “Город-¦ ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ской водоканал“) ¦ ¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ 2 ¦ 15 ¦ 07 ¦ 2008 ¦Принят на должность слесаря по¦Приказ от 15.07.2008¦
+---------+---------+----------+-------+------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦обслуживанию и ремонту оборудования ¦N 16 ¦
L---------+---------+----------+-------+------------------------------------+----------------------

Также подлежит внесению в трудовую книжку запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. Образца данной записи в Правилах и Инструкции не содержится. Рекомендовать можно такую запись: “В период с (дата) по (дата) обучался в (наименование учреждения) на (наименование курса)“. Данные сведения необходимо вносить точно в соответствии с полученным документом (свидетельством, дипломом). Добавим, что сведения об обучении в вузе до поступления на работу не стоит вносить в трудовую книжку, поскольку по нормам Закона N 173-ФЗ этот период не засчитывается в стаж трудовой деятельности.

В прошлом номере журнала “Отдел кадров бюджетного учреждения“ был подробно рассмотрен порядок ведения трудовых книжек, их оформления поступающим на работу впервые, внесения сведений на титульный лист, приведены примеры оформления записей о приеме, переводе, а также о переименовании организации. В данной статье расскажем, как правильно вносить записи об увольнении сотрудника.

Порядок внесения записей о прекращении трудового договора

Пунктом 5.1 Инструкции*(18) установлено, что записи об увольнении (прекращении трудового договора) производятся в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. То есть заверять нужно не каждую внесенную запись. Данные реквизиты указываются лишь после внесения записи о прекращении трудового договора. Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке РФ и на государственном языке республики в составе РФ, заверяются оба текста.

---------T-----------------------------T-----------------------------T-----------------------------¬
¦N записи¦ Дата ¦Сведения о приеме на работу,¦ Наименование, дата и номер ¦
¦ +---------T---------T---------+переводе на другую постоянную¦ документа, на основании ¦
¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦ работу, квалификации, ¦ которого внесена запись ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ увольнении (с указанием ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ причин и ссылкой на статью, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ пункт закона) ¦ ¦
+--------+---------+---------+---------+-----------------------------+-----------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+--------+---------T---------T---------+-----------------------------+-----------------------------+
¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦
+--------+---------+---------+---------+-----------------------------+-----------------------------+
¦8 ¦04 ¦02 ¦2008 ¦Трудовой договор расторгнут¦Приказ от 04.02.2008 N 7 ¦
+--------+---------+---------+---------+-----------------------------+-----------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦по инициативе работника,¦ ¦
+--------+---------+---------+---------+-----------------------------+-----------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦пункт 3 части первой статьи¦ ¦
+--------+---------+---------+---------+-----------------------------+-----------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦77 Трудового кодекса¦ ¦
+--------+---------+---------+---------+-----------------------------+-----------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Российской Федерации ¦ ¦
+--------+---------+---------+---------+-----------------------------+-----------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Инспектор ОК Сидорова (М.П.) ¦ ¦
+--------+---------+---------+---------+-----------------------------+-----------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Ознакомлен Панин ¦ ¦
L--------+---------+---------+---------+-----------------------------+------------------------------

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы лица, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) (ст. 84.1 ТК РФ).

Общие основания прекращения трудового договора

При прекращении трудового договора по основаниям, перечисленным в ст. 77 ТК РФ (за исключением указанных в п. 4 и 10 данной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 указанной статьи (п. 15 Правил*(19)).

Ранее п. 15 Правил была установлена необходимость указания в записи об увольнении лишь пункта ст. 77 ТК РФ - основания увольнения. Поэтому у работников кадровых служб не было однозначного ответа на вопрос, нужно ли указывать еще и часть ст. 77 ТК РФ. Внесенными в Правила изменениями*(20) было установлено положение о необходимости ссылки в записи об увольнении на соответствующий пункт части первой ст. 77 ТК РФ.

Другим немаловажным моментом является то, что многие пункты ч. 1 ст. 77 ТК РФ содержат ссылки на статьи, в которых конкретизирован порядок расторжения трудового договора по тому или иному основанию. Например, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ указывает на такое основание прекращения трудового договора, как соглашение сторон. В скобках дана ссылка на ст. 78 ТК РФ, в которой указано, что трудовой договор по соглашению сторон может быть расторгнут в любое время (то есть стороны должны определить дату прекращения трудовых отношений и оформить это соглашение, желательно в письменном виде). При расторжении трудового договора по данному основанию в трудовую книжку должна быть внесена запись именно со ссылкой на пункт и часть ст. 77 ТК РФ, а не на ст. 78.

Исключение составляют ссылки на ст. 81 и 83 ТК РФ. Так, ст. 81 ТК РФ содержит перечень оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Согласно п. 16 Правил в указанных случаях в трудовых книжках делается запись со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ. Буквальное толкование данной нормы говорит о необходимости указать только пункт статьи. Вместе с тем представляется, что запись, содержащая ссылку на часть ст. 81 ТК РФ, также не будет ошибочной.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (например, призыв работника на военную службу, признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением и др.), в трудовую книжку согласно п. 17 Правил вносится запись об основании прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ. Указание в записи кроме пункта ч. 1 данной статьи также не будет нарушением Правил, поскольку в самом ТК РФ содержится ссылка на части указанной статьи. В частности, прекращение трудового договора по основаниям, предусмотренным пунктами 2, 8, 9 или 10 части первой настоящей статьи, допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (ч. 2 ст. 83 ТК РФ).

На практике часто встречается вопрос о формулировке самой записи об увольнении. В качестве примера приведем запись о расторжении трудового договора по инициативе работника (ранее - по собственному желанию), являющуюся наиболее распространенной. В пункте 5.2 Инструкции дана запись следующего вида: “Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации“. Однако считаем, что более правильной будет запись “Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации“, соответствующая формулировке статьи ТК РФ. Вместе с тем, запись “Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ“ при наличии всех других реквизитов - печати организации и подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, - а также при отсутствии пропусков строк, подчисток исправлять не нужно (см. статью “Внесение изменений в записи трудовой книжки“, “Отдел кадров бюджетного учреждения“, N 2, 2008).

В соответствии с п. 5.6 Правил при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. С учетом изменений ТК РФ записи будут иметь следующий вид: “Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации“ или “Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации“.

Иные основания расторжения трудовых договоров
и внесение записей об этом


Пунктом 18 Правил предусмотрено, что трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям. В этом случае в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона. Рассмотрим эти случаи.

При прекращении трудового договора с работником, не прошедшим испытательный срок, в трудовой книжке делается запись со ссылкой на ст. 71 ТК РФ - результат испытания при приеме на работу. В этом случае необходимо произвести следующую запись: “Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации“.

С руководителями организации трудовой договор может быть прекращен как по общим основаниям, так и по перечисленным в ст. 278 ТК РФ:

- в связи с отстранением от должности руководителя организации-должника в соответствии с законодательством о несостоятельности (банкротстве);

- в связи с принятием уполномоченным органом юридического лица, либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о прекращении трудового договора. Решение о прекращении трудового договора по указанному основанию в отношении руководителя унитарного предприятия принимается уполномоченным собственником унитарного предприятия органом в порядке, установленном Правительством РФ;

- по иным основаниям, предусмотренным трудовым договором*(21).

При расторжении трудового договора с педагогическим работником следует помнить о ст. 336 ТК РФ, которой в качестве дополнительных оснований для увольнения педагога до истечения срока действия контракта установлены:

- повторное в течение 1 года грубое нарушение устава образовательного учреждения;

- применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физическим и (или) психическим насилием над личностью обучающегося, воспитанника;

- достижение предельного возраста для замещения соответствующей должности в соответствии со ст. 332 ТК РФ;

- неизбрание по конкурсу на должность научно-педагогического работника или истечение срока избрания по конкурсу (ч. 7 ст. 332 ТК РФ).

Например: “Трудовой договор прекращен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации“.

С поступающими на государственную гражданскую службу заключается служебный контракт. Основания его прекращения, а также освобождения от замещаемой должности и увольнения с гражданской службы государственных служащих, перечислены в ст. 33, 37, 39 Закона РФ N 79-ФЗ*(22). При внесении записи в трудовую книжку, необходимо делать ссылку не на ТК РФ, а на указанный закон. Например: “Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 4 части второй статьи 39 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ “О государственной гражданской службе Российской Федерации“.

Записи о переводе работника на другую постоянную работу к другому
работодателю и при переходе на выборную работу (должность)


Пункт 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ в качестве основания расторжения трудового договора предусматривает перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность).

При переводе к другому работодателю трудовой договор по прежнему месту работы подлежит расторжению, а на новом рабочем месте заключается новый. Поэтому в организации, с которой расторгается трудовой договор, в графу разд. 3 “Сведения о работе“ трудовой книжки работника вносится запись с указанием того, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия (п. 6.1 Инструкции). Например: “Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации“.

В свою очередь, в организации, в которую принимается работник, в трудовую книжку последнего вносится запись с указанием, что работник принят (назначен) в порядке перевода. Например: “Принята в бухгалтерию на должность кассира в порядке перевода из Общества с ограниченной ответственностью “Авеста“.

Отдельно в п. 6.2 Инструкции названа ситуация расторжения трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию). К выборным относятся должности:

- Президента РФ;

- депутата Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

- члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ;

- депутата законодательного (представительного) органа государственной власти субъекта РФ;

- депутата представительного органа муниципального образования, члена выборного органа местного самоуправления;

- главы муниципального образования;

- выборные должности в избирательных комиссиях;

- выборные должности в профсоюзных органах;

- выборные должности, предусмотренные учредительными документами и локальными нормативными актами организации.

В этом случае необходимо внести запись: “Трудовой договор расторгнут в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации“.

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела “Сведения о работе“ трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки работнику

В день увольнения (в последний день работы) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном Правилами (подробно о порядке признания записей недействительными смотрите “Отдел кадров бюджетного учреждения“, N 2, 2008, с. 32).

Если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Желательно, чтобы и уведомление работодателя, и согласие работника были сделаны в письменной форме, во избежание возможных споров в связи с утерей трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте на основании письменного заявления одного из родственников.

В заключение обратим внимание на главные моменты. Записи об увольнении, внесенные в трудовые книжки, должны соответствовать формулировкам ТК РФ и быть заверены подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек), печатью работодателя и самого работника. Трудовую книжку с записью о расторжении трудового договора нужно выдать сотруднику в последний день его работы. Если это невозможно сделать не по вине работодателя, работнику необходимо направить уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации не менее 50 лет*(23).

Окончание статьи читайте в следующем номере.

К.В. Шестакова,

эксперт журнала “Отдел кадров бюджетного учреждения“


“Отдел кадров бюджетного учреждения“, N 3, 4, сентябрь, октябрь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования“ (ред. от 19.07.2007).

*(2) Федеральный закон от 17.12.2001 N 173-ФЗ “О трудовых пенсиях в Российской Федерации“ (ред. от 14.02.2005, с изм. от 27.06.2005).

*(3) Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации“ (ред. от 22.07.2008) (далее - Закон N 90-ФЗ).

*(4) Письмо Минздравсоцразвития РФ от 30.08.2006 N 5140-17 “О порядке ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями после вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ“.

*(5) Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках“ (ред. от 19.05.2008).

*(6) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек.“
*(7) Постановление СНК СССР от 20.12.1938 N 1320 “О введении трудовых книжек“ (утратил силу в связи с изданием Постановления Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 N 656).

*(8) Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 “О трудовых книжках рабочих и служащих“ (ред. от 15.08.1990) - применяется в части, не противоречащей постановлениям N 225 и N 69.

*(9) Постановление ВС РФ от 23.12.1992 N 4202-1 “Об утверждении Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации и текста присяги сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации“.

*(10) Закон РФ от 18.04.1991 N 1026-1 “О милиции“ (ред. от 02.10.2007).

*(11) Приказ МВД РФ от 14.12.1999 N 1038 “Об утверждении Инструкции о порядке применения положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации“ (ред. от 05.05.2006).

*(12) Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н “О трудовых книжках“ (вместе с “Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку).“
*(13) Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ “О государственном языке Российской Федерации“, п. 2 ст. 3.

*(14) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты“.

*(15) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек“.

*(16) Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст “О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации“ (а также “Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003“).

*(17) Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ “О воинской обязанности и военной службе“ (ред. от 04.12.2007).

*(18) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек.“
*(19) Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках“ (ред. от 19.05.2008) (вместе с “Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей“).

*(20) Постановление Правительства РФ от 01.03.2008 N 132 “О внесении изменений вПостановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225“.

*(21) Постановление Правительства РФ от 16.03.2000 N 234 “О порядке заключения трудовых договоров иаттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий“ (вместе с “Положением о проведении конкурса назамещение должностируководителя федерального государственного унитарного предприятия“, “Положением о проведении аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий“)“ (ред. от 11.03.2008).

*(22) Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ “О государственной гражданской службе Российской Федерации“ (ред. от 29.03.2008).

*(23) Перечень типовых управленческих документов, образующихся вдеятельностиорганизаций, суказанием сроков хранения, утв. Росархивом от06.10.2000 (ред. от27.10.2003), ст.342.