В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Оригиналы приказов по основной деятельности подшиваются и регистрируются вместе с приказами о направлении на обучение в учебный центр, приказами о лишении премий, выплате надбавок, возложении дополнительных обязанностей. Является ли это нарушением ил

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия“, 2006, N 11


Вопрос: Оригиналы приказов по основной деятельности подшиваются и регистрируются вместе с приказами о направлении на обучение в учебный центр, приказами о лишении премий, выплате надбавок, возложении дополнительных обязанностей. Является ли это нарушением или все должно решать само предприятие? На предприятии существует самостоятельная кадровая служба.
О.В.Логинова


Ответ: В соответствии со ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г. (далее - Типовой перечень), приказы, в зависимости от категорий дел, в которые они формируются, имеют различные сроки хранения.

Так, приказы по основной деятельности, указанные в
п. “а“ ст. 6, имеют постоянный срок хранения. Приказы по личному составу, указанные в п. “б“ данной статьи, необходимо хранить 75 лет с отметкой “ЭПК“.

Фрагмент документа. Указания по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г.

Пункт 2.8. Отметка “ЭПК“, поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

При этом также необходимо учитывать и примечания к п. “б“, о которых мы скажем чуть ниже. А срок хранения приказов по административно-хозяйственным вопросам, согласно п. “в“ ст. 6 Типового перечня, составляет 5 лет.

В то же время абз. 3 п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.; далее - Основные правила) предписывается: “Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу“.

Отвечая на Ваш вопрос, следует также учитывать требования следующего, абз. 4 п. 3.5.5 Основных правил: “Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.) группировать в отдельные дела“.

Как же отличить, к какой категории относится та или иная группа приказов, указанных в Вашем вопросе?

Приказы по основной деятельности Вы
“выделили“ с самого начала, поэтому на них останавливаться не будем. Правда, непонятно, почему в Вашем вопросе не выделена категория дел с приказами по личному составу (о приеме на работу, переводах, увольнении)? Если Вы объединили такие приказы с приказами по основной деятельности, то, естественно, их необходимо разделить.

Для определения принадлежности к конкретной категории остальных групп указанных Вами приказов обратимся к примечанию к п. “б“ ст. 6 Типового перечня. Приведем его полностью: “О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л.“ (буква “л“ означает слово “лет“. - Прим. автора).

Итак, основываясь на данных примечания, мы можем установить, что к указанной в Перечне группе относятся и приказы о направлении в учебный центр (ведь такое направление, скорее всего, оформляется как учебный отпуск).

Трудно сказать, подходят ли под трактовку приведенного примечания приказы о лишении премий. Однако, если человека лишают премии, это уже означает наказание или взыскание. Но для нас главное, что под эту категорию подходят как приказы о лишении премии, так и все остальные группы приказов: о премировании, о выплате надбавок, о возложении дополнительных обязанностей.

В том, что приказы по личному составу ведутся на вашем предприятии вместе с приказами по административно-хозяйственным вопросам, большого нарушения, конечно, нет: Основные Правила в данной ситуации только рекомендуют разделять приказы по личному составу по группам исходя из указанной целесообразности. Такая целесообразность обусловлена облегчением ведения делопроизводства непосредственно на предприятии и уменьшением объема площади, занятой под хранение данных документов.

На всякий случай еще раз напомним, что способ, который Вы изберете при решении Вашей ситуации для ведения делопроизводства, должен быть в обязательном порядке
зафиксирован в утвержденной номенклатуре дел.

Что касается регистрации данных документов, то здесь существует только один способ: регистрировать каждую группу документов по отдельности, в индивидуальных журналах (базах данных) согласно индексации по номенклатуре дел.

Необходимость строгого разделения внутри организации ведения определенных групп приказов конкретной службой нормативными документами по делопроизводству не установлена. Однако если на предприятии, как в Вашем случае, есть кадровая служба, то приказы по личному составу, как относящиеся к направлению ее деятельности, целесообразнее вести именно в кадровой службе. В пользу этого говорит и тот факт, что по ведению приказов по личному составу существуют отдельные требования, несколько отличающиеся от требований к изданию остальных приказов. Поэтому в разделении делопроизводства на кадровое и общее в Вашей организации в первую очередь должна быть заинтересована служба общего делопроизводства.

В.В.Краснов
Ведущий документовед управления делами,

заведующий архивом
Росжелдорснаба - филиала
Открытого акционерного общества
“Российские железные дороги“

Подписано в печать
01.11.2006