РАСЧЕТ КОМПЕНСАЦИИ ЗА НЕИСПОЛЬЗОВАННЫЙ ОТПУСК
“Кадровая служба и управление персоналом предприятия“, 2006, N 8
РАСЧЕТ КОМПЕНСАЦИИ ЗА НЕИСПОЛЬЗОВАННЫЙ ОТПУСК
Всего в двух случаях...
Необходимость в расчете компенсации за неиспользованный отпуск возникает в двух случаях.
1. При увольнении работника (ст. 127 ТК РФ).
Следует отметить тот факт, что сам работник может выступить с инициативой, оформленной в виде заявления, о предоставлении ему отпуска с последующим увольнением вместо выплаты компенсации. При этом работодатель вправе отказать ему.
2. По заявлению работника (продолжающего работать в организации) за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ).
И в этом случае последнее слово в принятии решения о выплате компенсации остается за работодателем.
Причем для беременных женщин, работников в возрасте до 18 лет, а также тех, кто занят на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда, замена ежегодного отпуска денежной компенсацией законодательно запрещена.
При увольнении работника расчет причитающихся ему выплат (в том числе и компенсации за неиспользованный отпуск) производится в унифицированной форме N Т-61 “Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)“, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Для сотрудника, который продолжает трудиться в организации, формы для расчета разрабатываются на самом предприятии и утверждаются в качестве приложения к учетной политике.
Рассчитываем компенсацию
Компенсация рассчитывается по очень простой формуле: количество дней неиспользованного отпуска умножается на среднюю дневную заработную плату.
Соответственно, нам и необходимо вычислить:
- количество дней неиспользованного отпуска;
- среднюю дневную заработную плату.
Находим количество дней неиспользованного отпуска
Для этого рассчитывается стаж работы, дающий работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск. При этом мы руководствуемся ст. 121 ТК РФ.
Фрагмент документа. Статья 121 ТК РФ “Исчисление стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск“
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
- время фактической работы;
- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска;
- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
- другие периоды времени, предусмотренные коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом организации.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 настоящего Кодекса;
- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;
- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более семи календарных дней.
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.
Вначале определяем количество полных рабочих лет работы сотрудника в организации начиная с периода, не закрытого отпуском. За каждый рабочий год работнику полагается не менее 28 дней оплачиваемого отпуска.
Если сотрудник не увольняется, мы должны высчитать, какое количество календарных дней превышает 28. Их мы и будем компенсировать.
Если сотрудник расторгает с нами трудовой договор, дальнейший алгоритм действий будет следующим. Если какой-то год отработан не полностью, мы должны определить количество полных рабочих месяцев в нем. За каждый рабочий месяц полагается:
- 2,33 дня отпуска (28 дн. : 12 мес.) - при отпуске в 28 календарных дней;
- 2,5 дня - при отпуске в 30 календарных дней;
- если трудовой договор заключен на срок до 2 месяцев, то полагается по 2 рабочих (не календарных!) дня отпуска за каждый месяц.
После этого останется некое количество дней, которые не смогли составить полный месяц. Если их 15 и более в этом месяце, то месяц засчитывается полностью и за него начисляется 2,33 дня (при 28 календарных днях отпуска), если менее 15 дней - этот “хвостик“ отбрасывается.
Затем мы складываем количество неиспользованных дней отпуска за все годы и месяцы.
Рассчитываем средний заработок
По общему правилу средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние три <1> календарных месяца путем деления суммы начисленной заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней).
--------------------------------
<1> С 1 октября 2006. г. согласно Федеральному закону от 30.06.2006 N 90-ФЗ расчетным периодом для определения среднего дневного заработка для оплаты отпусков будут являться последние 12, а не 3 месяца.
Следует учитывать, что в коллективном договоре организации (либо во внутреннем Положении об оплате труда в организации) могут быть предусмотрены иные периоды для расчета среднего заработка, например 6 месяцев или 12 месяцев, если это не ухудшает положения работников.
Для определения среднего дневного заработка необходимо посмотреть, отработаны ли полностью выбранные периоды для расчета. Затем определить выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка (п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы).
Фрагмент документа. Пункт 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 г. N 213
Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации, независимо от источников этих выплат, к которым относятся:
а) заработная плата, начисленная работникам по тарифным ставкам (должностным окладам) за отработанное время;
б) заработная плата, начисленная работникам за выполненную работу по сдельным расценкам;
в) заработная плата, начисленная работникам за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;
г) заработная плата, выданная в неденежной форме;
д) денежное вознаграждение, начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности;
е) начисленный в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;
ж) заработная плата, начисленная преподавателям учреждений начального и среднего профессионального образования за часы преподавательской работы сверх уменьшенной годовой учебной нагрузки (учитывается в размере одной десятой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления);
з) разница в должностных окладах работников, перешедших на нижеоплачиваемую работу (должность) с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы (должности);
и) заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении календарного года, обусловленная системой оплаты труда (учитывается в размере одной двенадцатой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления);
к) надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, квалификационный разряд (классный чин, дипломатический ранг), выслугу лет (стаж работы), особые условия государственной службы, ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, руководство бригадой;
л) выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;
м) премии и вознаграждения, включая вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет;
н) другие предусмотренные системой оплаты труда виды выплат.
Все эти выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда, применяемой в организации (закреплены внутренними нормативными актами). Особое внимание стоит уделить премиям, а также повышениям в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения), если они имели место.
Считаем на конкретных примерах
Проиллюстрируем расчет компенсации за неиспользованный отпуск примерами.
Если сотрудник продолжает работать в данной организации
Пример 1. Сотрудник поступил на работу 12 февраля 2004 г. Согласно внутреннему Положению об оплате труда в организации предоставляют отпуск в 30 календарных дней. Однако сотрудник отгулял только 28 (два дня остались неизрасходованными). Отпуск был предоставлен с 01.09.2004 по 28.09.2004. Следующий отпуск он взял с 10.05.2005 по 08.06.2005 продолжительностью 30 дней. Получается, что из них 2 дня он взял за первый период и 28 - за второй. Представим данную информацию в виде фрагмента карточки Т-2.
Фрагмент личной карточки Т-2
VIII. ОТПУСК
Вид отпуска
(ежегодный,
учебный, без
сохранения
заработной
платы и др.) Период работы Количество
календарных
дней отпуска Дата Основание
с по начала окончания
1 2 3 4 5 6 7
Очередной
основной
оплачиваемый 12.02.2004 11.02.2005 28 кал. дней 01.09.2004 28.09.2004 Приказ
N 44 от
15.08.2004
Очередной
основной
оплачиваемый 12.02.2004 11.02.2005 2 кал. дня 10.05.2005 11.05.2005 Приказ
N 56 от
15.04.2005
Очередной
основной
оплачиваемый 12.02.2005 11.02.2006 28 кал. дней 12.05.2005 08.06.2005 Приказ
N 56 от
15.04.2005
Соответственно, в третьем периоде - с 12.02.2006 по 12.02.2007 - он решил взять отпуск в 30 дней полностью в мае, а оставшиеся два дня заменить денежной компенсацией (с согласия работодателя).
Попытаемся вычислить средний заработок. Представим информацию о суммах начислений, которые будут учитываться в виде таблицы.
Таблица 1
Расчетный
период Количество рабочих дней в
месяцах расчетного периода
по календарю пятидневной
рабочей недели Начисленная выплата,
руб.
Должен был
отработать дней
по плану Отработано
дней
фактически Заработная
плата Пособия
февраль 19 19 15 000,00
март 22 22 15 000,00
апрель 20 10 7 500,00 8 000,00
Итого: 61 51 37 500,00 8 000,00
Для нашего примера, когда один из месяцев расчетного периода (апрель) отработан не полностью, при расчете среднедневного заработка мы будем руководствоваться п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 г. N 213.
Средний дневной заработок мы получим следующим образом. Найдем сумму фактически начисленной заработной платы за три месяца (она составляет 37 500 руб.: 15 000 + 15 000 + 7500). Затем разделим полученное число на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах. Последнее рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.
Среднедневной заработок в данном случае составит:
37 500,00 руб. : (29,6 дн. х 2 мес. + 10 дн. х 1,4) = 512,30 руб.
Сумма отпускных составит:
512,30 руб. х 30 дн. = 15 369,00 руб.
Сумма компенсации за неиспользованный отпуск будет равна:
512,30 руб. х 2 дн. = 1024,60 руб.
Если сотрудник увольняется
Пример 2. Сотрудник поступил на работу 23.03.2003, а 17.02.2006 уволился по собственному желанию. Согласно внутреннему Положению об оплате труда очередной оплачиваемый отпуск в данной организации составляет 30 дней. За время работы на предприятии сотрудник находился в отпуске:
с 01.09.2003 по 30.09.2003 - 30 календарных дней (очередной отпуск);
с 15.05.2004 по 22.05.2004 - 8 календарных дней (отпуск без сохранения заработной платы);
с 01.07.2004 по 14.07.2004 - 14 календарных дней (очередной отпуск).
Для удобства представим эту информацию в форме фрагмента личной карточки Т-2.
Фрагмент личной карточки Т-2
VIII. ОТПУСК
Вид отпуска
(ежегодный,
учебный, без
сохранения
заработной
платы и др.) Период работы Количество
календарных
дней отпуска Дата Основание
с по начала окончания
1 2 3 4 5 6 7
Очередной
основной
оплачиваемый 23.03.2003 22.03.2004 30 кал. дней 01.09.2003 30.09.2003 Приказ
N 45 от
15.08.2003
Без
сохранения
заработной
платы - - 8 кал. дней 15.05.2004 22.05.2004 Приказ
N 17 от
14.05.2004
Очередной
основной
оплачиваемый 31.03.2004 30.03.2005 14 кал. дней 01.07.2004 14.07.2004 Приказ
N 56 от
15.06.2004
Итак, первый год у нашего сотрудника закрыт полностью. Так как в 2004 г. отпуск за свой счет был взят более чем на 7 дней, период сместился. Соответственно, следующий период будет с 31.03.2004 по 30.03.2005. Далее мы видим, что наш работник за период с 31.03.2004 по 30.03.2005 16 календарных дней (30 дн. - 14 дн.) не отгулял. С 30 марта 2005 г. по 17 февраля 2006 г. прошло 10 месяцев и 18 дней. Так как “хвостик“ в 18 дней больше 15 дней - мы будем считать, что месяц полный, то есть месяцев 11. По идее, при 30-дневном отпуске за один месяц набегает 2,5 дня. Соответственно, по логике за это время необходимо компенсировать 27,5 дня. Однако, согласно Правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным НКТ СССР 30.04.1930 N 169, работник, проработавший у данного нанимателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающий право на отпуск, получает полную компенсацию. Соответственно, мы должны компенсировать за это время 30 дней плюс 16 дней за предыдущий период. Итого получается 46 дней (30 + 16).
Рассчитаем среднедневной заработок. Расчетным периодом будут являться последние 3 календарных месяца, предшествующие увольнению: ноябрь и декабрь 2005 г., а также январь 2006 г. При этом выплаты за данный период составили 45 000,00 руб., месяцы расчетного периода отработаны сотрудником полностью.
Среднедневной заработок составит:
45 000,00 руб. : 3 мес. : 29,6 дн. = 506,76 руб.
Сумма компенсации за неиспользованный отпуск:
506,76 руб. х 46 дн. = 23 310 руб. 96 коп.
align="right">А.А.Евдокимова
Бухгалтер