В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия“, 2006, N 2


ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Резюме

Оформление резюме не регламентировано никакими нормативно-правовыми актами. Однако существуют некоторые не закрепленные в законодательстве правила составления этого документа, диктуемые, в первую очередь, интересами потенциального работодателя.

При составлении резюме необходимо следовать нескольким основным принципам. Во-первых, оно должно быть кратким, во-вторых, оно должно быть аккуратно написано. Третий принцип касается содержания резюме. Оно должно отражать профессиональные достижения соискателя. Образец стандартного резюме, составленного в хронологическом порядке, см. на рисунке 1.

-----------------------------------------------------------------¬ ---------------------¬
¦ Отдел кадров ООО “Сириус“¦ ¦В какую организацию ¦
¦ Для Воробьевой Галины Николаевны+---+и кому направляется ¦
¦ ¦ ¦документ ¦
¦ ¦ L---------------------
¦ ¦
¦Литвина Кира Юрьевна ¦ ---------------------¬
¦7 августа 1984 г. ¦ ¦Личные данные и ¦
¦Проживание: Московская обл., г. Протвино. +---+контактные ¦
¦Контактный телефон: моб. 8 555 123 4567 ¦ ¦координаты кандидата¦
¦e-mail: litvina@mail.ru ¦
¦на должность ¦
¦ ¦ L---------------------
¦Опыт работы: ¦
¦с 10.2004 по настоящее время ¦
¦ ООО “Зенит“. www.zenit.ru ¦
¦ Профиль организации: оптовые поставки туристического¦ ---------------------¬
¦снаряжения ¦ ¦Опыт работы ¦
¦ Должность: секретарь ¦ ¦кандидата, его ¦
¦ Обязанности: +-+должностные ¦
¦ - подготовка проектов приказов по основной, хозяйственной¦ ¦обязанности и ¦
¦деятельности и по личному составу; ¦ ¦достижения на этих ¦
¦ - ведение кадровой документации: оформление приема на работу,¦ ¦должностях ¦
¦увольнения, ведение трудовых книжек; ¦ L---------------------
¦ - регистрация входящей и исходящей корреспонденции; ¦
¦ - работа с оргтехникой; ¦
¦ - ведение документооборота на предприятии. ¦
¦с 05.2003 по 09.2004 ¦
¦ ОАО “Трансмашсервис“ ¦
¦ Профиль организации: услуги по перевозке грузов ¦
¦ Должность: секретарь-диспетчер ¦
¦ Обязанности: ¦
¦ - прием и распределение заказов; ¦
¦ - заполнение и учет путевых листов ¦
¦ ¦
¦Образование: ¦ ---------------------¬
¦с
09.1996 по 06.2001 +-+Сведения об ¦
¦Российский Государственный Гуманитарный Университет ¦ ¦образовании ¦
¦Специальность: документационное обеспечение управления ¦ L---------------------
¦Специализация: документовед ¦
¦ ¦
¦Дополнительные сведения: ¦
¦Знание иностранных языков: английский язык
- разговорный¦
¦уровень ¦ ---------------------¬
¦Дополнительные навыки и умения: +-+Дополнительные ¦
¦Владение ПК: уверенный пользователь, знание программ: MS Office,¦ ¦навыки и умения ¦
¦Internet Explorer, Outlook Express ¦ L---------------------
¦Высокая скорость печати ¦
¦Личные качества: Коммуникабельность, ответственность,¦
¦обучаемость, пунктуальность, умение работать в стрессовой¦
¦ситуации, грамотная речь ¦
L-----------------------------------------------------------------

Рисунок 1

Как видно из рисунка 1, условно всю информацию, содержащуюся в резюме, можно разделить на несколько блоков.

Личные данные соискателя и контактная информация. В резюме должны быть указаны фамилия, имя и отчество кандидата. Их необходимо выделить крупным или жирным шрифтом. Семейное положение и возраст указываются по желанию. Обязательно надо указать свои домашний и мобильный телефоны (пейджер), а также адрес электронной почты. Рабочий телефон все-таки лучше сохранить в тайне.

Опыт работы, как правило, указывают начиная с последнего места работы. Кроме временного периода, занимаемой должности, желательно написать еще о должностных обязанностях, успехах и достижениях, которых добился соискатель. Позитивно воспринимаются работодателем сведения о наградах и грамотах.

Образование. Лучше всего указывать сведения не только о полученном высшем образовании, но и об окончании курсов повышения квалификации, посещении семинаров, тренингов и др. Хорошо также, если дополнительное образование имеет отношение к той должности, на которую вы претендуете. Если вы находитесь в процессе получения образования, необходимо уточнить форму обучения и курс.

Дополнительные сведения. Сюда относятся сведения о владении иностранными языками, компьютером, о личных качествах кандидата и пр.

Резюме желательно уместить на одном листе формата А4.

К нему может прилагаться сопроводительное письмо. Как правило, в объявлении о вакансии обычно указывается контактное лицо, его имя, телефон и адрес электронной почты. Название компании иногда не пишется, но, позвонив по указанному в рекламе телефону, его можно узнать. Именно тому человеку, который осуществляет работу с резюме, и следует его адресовать вместе с сопроводительным письмом (его образец см. в примере 1).

Пример 1.

Менеджеру по персоналу
ООО “Санрайз Системз“
Людмиле Георгиевне Павловой
от Сергея Игнатьевича Комиссаренко

Уважаемая Людмила Георгиевна!

Меня заинтересовала вакансия администратора локальных компьютерных сетей, предлагаемая вашей компанией. Прошу Вас изучить мои документы и решить, могу ли я быть Вам полезен. У меня большой опыт работы в этой области, я регулярно повышаю свою квалификацию и могу представить положительные характеристики с предыдущего места работы.

С уважением,

С.И. Комиссаренко Комиссаренко

12 декабря 2005 г.

Заявление о приеме на работу

Несмотря на то что четких регламентов составления этого вида документа не существует, тем не менее есть сложившиеся правила его оформления. Образец заявления см. на рисунке 2.

-------------------------------------------------------¬ --------------¬
¦ Генеральному директору ООО “Векто𓦠¦Наименование ¦
¦ Игорю Николаевичу Ключевскому¦-+должности ¦
¦ Николая Львовича Марева¦ ¦руководителя;¦
¦ ¦ ¦Ф.И.О. ¦
¦ ¦ ¦составляющего¦
--------------¬ ¦ Оформить ¦ ¦заявление ¦
¦Резолюция +-+------------------------ с 10 мая 2005 г. ¦ L--------------
¦руководителя ¦ ¦ 29.04.2005 ¦
L-------------- ¦ Ключевский ¦
--------------¬ ¦ ¦
¦Вид документа+-+--------------------- Заявление ¦ --------------¬
L-------------- ¦ ¦ ¦Текст ¦
¦ Прошу принять меня в отдел маркетинга на должность¦-+заявления ¦
¦маркетолога с 10 мая 2005 г. ¦ L--------------
--------------¬ ¦ ¦ --------------¬
¦ Дата +-+-- 29 апреля 2005 г. Марев ---------------------+-+Подпись ¦
L-------------- ¦ ¦ L--------------
¦ ¦
¦Начальник отдела маркетинга Петрова А.Н. Петрова¦ --------------¬
¦ ¦-+Место для виз¦
¦Начальник отдела кадров Иванова И.И. Иванова¦ L--------------
¦ ¦
¦Начальник службы Трубачев А.Н. Трубачев¦
¦безопасности ¦
L-------------------------------------------------------

Рисунок 2

Обычно заявление пишется на листе формата А4 от руки.

Правила оформления резолюции на документе требуют указания фамилии и инициалов исполнителя, содержания поручения (при необходимости), срока исполнения, подписи руководителя и даты. Но на практике часто этот реквизит лишается большинства своих элементов - на рисунке 2 представлен “сокращенный“ вариант резолюции.

Автобиография

Составление автобиографии также не регламентировано никакими нормативно-правовыми актами.

Автобиография не является обязательным документом, который должен храниться в отделе кадров. Если она пишется, то в единственном экземпляре, который подшивается в личное дело. Образец оформления автобиографии см. в примере 2.

Пример 2.

Автобиография

Я, Нина Михайловна Гальцова, родилась 24 ноября 1952 г. в селе Моховое Аннинского района Воронежской области. В 1962 г. закончила среднюю школу N 8 и поступила в Воронежский химико-технологический техникум по специальности “химик-аналитик“. В 1966 г. получила распределение в гидрогеологическую экспедицию N 25 в г. Малоярославец Калужской области, откуда в 1970 г. была переведена в гидрогеологическую экспедицию N 30 г. Александрова Владимирской области на должность заведующей лабораторией. В 1989 г. была отправлена в зарубежную командировку в Монголию сроком на 2,5 года. В 1995 г. в связи с реорганизацией предприятия была уволена по сокращению штатов и поступила на курсы переквалификации при бирже труда. Получив специальность “бухгалтер“, устроилась на работу в ООО “Александровагролес“, где и работала до конца 2004 г. После ликвидации предприятия находилась на учете на бирже труда.

15 октября 2005 г. Гальцова Н.М. Гальцова

Акт о выделении к уничтожению документов

Форма акта о выделении к уничтожению документов отражена в Приложении 4 Основных правил работы архивов негосударственных организаций. Но необходимо отметить, что в негосударственных организациях процедура уничтожения документов более простая, чем в государственных. Связано это с тем, что почти все подобные предприятия не являются источниками комплектования государственных архивов и сдавать свои документы на хранение обязаны только в случае ликвидации. Следовательно, отметки в акте о согласовании его с представителями госархива могут и не появиться. Зато акт обязательно должен быть утвержден руководством фирмы. На рисунке 3 дан образец оформления акта о выделении к уничтожению.

--------------------¬ --------------------¬
¦Полное наименование¦ ¦Гриф утверждения ¦
¦организации ¦ ¦руководством ¦
L-------T------------ L----T---------------
¦ ¦
---------------------------------------------------------------------¬
¦Общество с ограниченной Утверждаю ¦
¦ответственностью Заместитель генерального директора¦
¦“Соммерсет“ ООО “Соммерсет“ ¦
-------------¬ ¦ Петров Д.В. Петров ¦
¦Вид +-¦Акт 26 июня 2005 г. ¦
¦документа, ¦ ¦24 июня 2005 г. N 45 ¦
¦его номер, ¦ ¦г. Москва ¦
¦дата и место¦ ¦ ¦ ----------------¬
¦создания ¦ ¦О выделении к уничтожению документов, ¦ ¦Типовая ¦
L------------- ¦не подлежащих хранению ¦ ¦формулировка, ¦
¦ ¦ ¦применяющаяся ¦
¦ На основании Перечня типовых управленческих документов,¦-+при составлении¦
¦образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков¦ ¦акта на ¦
¦хранения (М., 2000) экспертной комиссией отобраны к уничтожению как¦ ¦уничтожение ¦
¦не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое¦ ¦документов, ¦
¦значение документы: ¦ ¦разработана ¦
¦ ¦ ¦ВНИИДАД ¦
+---T--------------T-------T------T-----T--------T--------T----------+ L----------------
¦ N ¦Заголовок дела¦Крайние¦ N ¦ N ¦ Кол-во ¦ Сроки ¦Примечание¦
¦п/п¦или групповой ¦ даты ¦описей¦ дела¦ единиц ¦хранения¦ ¦
¦ ¦ заголовок ¦ ¦ ¦ по ¦хранения¦и номера¦ ¦
¦ ¦ документов ¦ ¦ ¦описи¦ ¦ статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню¦ ¦
+---+--------------+-------+------+-----+--------+--------+----------+ ----------------¬
¦ 1 ¦Международные ¦ 1995 ¦ 1-ВР ¦194 ¦ 1 ¦ДМН, ЭК ¦ ¦-+Список дел на ¦
¦ ¦стандарты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦уничтожение ¦
¦ ¦бухгалтерского¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----------------
¦ ¦учета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------+-------+------+-----+--------+--------+----------+
¦ 2 ¦Журнал ¦ 1995 ¦ 1-ВР ¦197 -¦ 4 ¦5 л., ¦ ¦
¦ ¦хозяйственных ¦ ¦ ¦200 ¦ ¦ст. 193 ¦ ¦
¦ ¦операций ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------+-------+------+-----+--------+--------+----------+
¦ 3 ¦Документы по ¦ 1997 ¦ 1-ВР ¦192 ¦ 1 ¦5 л., ¦ ¦
¦ ¦расходам на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ст. 150 ¦ ¦
¦ ¦рекламу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------+-------+------+-----+--------+--------+----------+
¦ 4 ¦Счет 50 ¦ 1998 ¦ 1-ВР ¦150 -¦ 12 ¦5 л., ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦161 ¦ ¦ст. 150 ¦ ¦
+---+--------------+-------+------+-----+--------+--------+----------+
¦ 5 ¦Счет 51 АКБ ¦ 1998 ¦ 1-ВР ¦138 -¦ 12 ¦5 л., ¦ ¦
¦ ¦МБРР ¦ ¦ ¦149 ¦ ¦ст. 150 ¦ ¦
+---+--------------+-------+------+-----+--------+--------+----------+
-------------¬ ¦ ¦
¦Итоговая +-¦Итого 30 (тридцать) единиц хранения за 1995 - 1998 гг. ¦
¦запись ¦ ¦ ¦ ----------------¬
L------------- ¦Председатель экспертной комиссии Кузнецов И.В. Кузнецов¦-+Личные ¦
¦Члены комиссии: Коновалова И.А. Коновалова¦ ¦подписи членов ¦
¦ Пилипенко М.Е. Пилипенко¦ ¦экспертной ¦
¦ Федосеева И.В. Федосеева¦ ¦комиссии ¦
¦ Кравцова И.Л. Кравцова¦ L----------------
-------------¬ ¦ ¦
¦Отметка о +-¦Согласовано: ¦ ----------------¬
¦согласовании¦ ¦Протокол ЭК от 6 июня 2005 г. N 46 ¦ ¦Отметка об ¦
¦с протоколом¦ ¦ ¦ ¦утилизации ¦
L------------- ¦ Документы в количестве 30 (тридцати) единиц хранения весом в¦-+документов и ¦
¦25 кг сданы в ООО “Эко-Бридж“ на переработку по приемо-сдаточной¦ ¦наименование ¦
¦накладной от 30 июня 2005 г. N 205. ¦ ¦утилизационной ¦
¦Заведующая архивом ООО “Соммерсет“ Кравцова И.Л. Кравцова¦ ¦организации ¦
¦ ¦ L----------------
¦30 июня 2005 г. изменения в учетные документы внесены. ¦
¦Заведующая архивом ООО “Соммерсет“ Кравцова И.Л. Кравцова¦
L---------------------------------------------------------------------
¦
---+----------------------------------------------------¬
¦Отметка о внесении изменений в учетные документы архива¦
L--------------------------------------------------------

Рисунок 3

Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлялся акт.

На рисунке 3 показан акт о выделении к уничтожению дел только одного отдела - бухгалтерии. Если необходимо уничтожить дела нескольких структурных подразделений, то название каждого указывается перед группой заголовков дел этого подразделения:

Пример 3.

Бухгалтерия
N
п/п Заголовок дела
или групповой
заголовок
документов Крайние
даты N
описей N дела
по
описи Кол-во
единиц
хранения Сроки
хранения
и номера
статей
по
перечню Примечание
1 Международные
стандарты
бухгалтерского
учета 1995 1-ВР 194 1 ДМН, ЭК
2 Журнал
хозяйственных
операций 1995 1-ВР 197 -
200 4 5 л.,

ст. 193
3 Документы по
расходам на
рекламу 1997 1-ВР 192 1 5 л.,

ст. 150
4 Счет 50 1998 1-ВР 150 -
161 12 5 л.,

ст. 150
5 Счет 51 АКБ
МБРР 1998 1-ВР 138 -
149 12 5 л.,

ст. 150
Отдел аренды
N
п/п Заголовок дела
или групповой
заголовок
документов Крайние
даты N
описей N дела
по
описи Кол-во
единиц
хранения Сроки
хранения
и номера
статей
по
перечню Примечание
6 Распоряжения
Мосгорисполкома
о лимитах
арендуемой
площади 1992 1-ВР 226 1 ДМН, ЭК
7 Краткосрочные
договоры аренды 1992 1-ВР 300 -
303 12 5 л.,

ст. 487

Протокол

Протокол - самый сложный из всех рассматриваемых в данной статье документов. Его традиционно относят к системе организационно-распорядительной документации (ОРД). В ОРД обычно выделяют три основные группы документов:

- распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

- организационные (устав, положение, инструкция, правила и др.);

- справочно-информационные (письмо, справка, акт, докладная и объяснительная записки и др.).

Протокол часто относят к группе справочно-информационных документов, так как в нем фиксируется информация, необходимая для справочных целей, в первую очередь, при принятии управленческих решений. Однако в протоколе указывается и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа. Именно это качество протокола не позволяет однозначно отнести его к определенной группе ОРД: он сочетает в себе черты и справочно-информационного, и распорядительного документа.

Еще одной особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов:

- временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.) или
- постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т.п.).

Протоколами оформляется также деятельность:

- следственных;

- административных органов;

- органов охраны общественного порядка и др.

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических, или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

Есть три основных вида протокола.

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Объясним правила оформления протокола на образце протокола заседания экспертной комиссии. Он относится к числу полных протоколов (протоколов, содержащих все реквизиты), а следовательно, на его примере можно продемонстрировать правила оформления наиболее полно.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты:

- наименование учреждения (организации, предприятия);

- вид документа (протокол);

- дату;

- индекс документа;

- место составления протокола;

- заголовок к тексту.

Наименование вида документа (Протокол) размещают:

- при угловом расположении реквизитов - через 2 межстрочных интервала от границы левого поля ниже наименования организации, а
- при продольном расположении реквизитов и в общем бланке - в центре.

Датой протокола является дата заседания (протокол оформляется, как правило, после его проведения). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания. Образец оформления верхней части протокола см. на рисунке 4.

-------------------------¬
¦Наименование организации¦
L--------T----------------
¦
-------------¬ ----------------------------------------------¬
¦Наименование¦ ¦ООО “Соммерсет“ ¦
¦документа +--¬ ¦ ¦
L------------- L--¦Протокол ¦
-------------¬ ¦ ¦
¦Дата, номер +-----¦19 декабря 2005 г. N 46 ¦
¦и место ¦ ¦г. Москва ¦
¦составления ¦ ¦ ¦
¦документа ¦ --¦Заседания экспертной комиссии ¦
L------------- ¦ ¦ООО “Соммерсет“ ¦
-------------¬ ¦ L----------------------------------------------
¦Предмет +----
¦протокола ¦
L-------------

Рисунок 4

Текст протокола включает:

- вводную и
- основную части.

Вводная часть текста строго формализована. В ней фиксируются сведения:

- о составе присутствующих на заседании и
- повестке дня (дается список вопросов, вынесенных на обсуждение).

Перечень присутствующих пишется ниже заголовка через 2 межстрочных интервала от границы левого поля и начинается с указания:

- председателя и
- секретаря заседания.

Фамилии председателя и секретаря пишутся после наименований должностей (см. рисунок 5). Затем через 2 межстрочных интервала от границы левого поля пишется слово “Присутствовали“ (на конце ставится двоеточие), после чего инициалы и фамилии присутствующих на заседании постоянных членов коллегиальных органов перечисляются по алфавиту без наименования должности. Если членов коллегиального органа более 15, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем в нем делается отметка:

Пример 4. Присутствовали: 20 человек (список прилагается).

Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на нем. Каждый из них формулируется с предлога “о“. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и располагаются в повестке дня по:

- степени их значимости или
- в соответствии с предполагаемым временем обсуждения.

Слово “разное“ в повестку дня включать не рекомендуется, а в повестке дня общего собрания акционеров оно вообще не допускается. Образец оформления вводной части текста протокола см. на рисунке 5.

-----------------------------------------------¬
¦Председатель - И.В. Кузнецов ¦
---------------¬ ¦ ¦
¦Сведения о ¦ ¦Секретарь - И.Л. Кравцова ¦
¦составе ¦ ¦ ¦
¦присутствующих+--¦Присутствовали: О.В. Горлова, И.А. Коновалова,¦
¦на заседании ¦ ¦С.А. Мочалов, М.Е. Пилипенко, И.В. Федосеева,¦
L--------------- ¦Е.С. Чижов ¦
¦ ¦
¦Повестка дня: ¦
¦ ¦
---------------¬ ¦1. О работе экспертной комиссии. ¦
¦Сведения о +--¦2. О графике подготовки и передачи дел в ¦
¦повестке дня ¦ ¦архив в 2005 г. ¦
L--------------- ¦3. О переданных в архив делах. ¦
¦4. Об уничтожении документов. ¦
L-----------------------------------------------

Рисунок 5

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня по разделам. Каждый из них, отражая ход заседания, состоит из трех частей: слушали - выступили - постановили (решили).

Слово “слушали“ нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется у границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием.

С красной строки в родительном падеже пишутся фамилия и инициалы докладчика, ставится тире и после него фиксируется содержание доклада. При этом повествование может идти от третьего лица. В некоторых случаях после кратко сформулированной темы доклада делается пометка: “Текст доклада прилагается“.

Слово “выступили“ пишется у границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия вместе с инициалами каждого из выступающих оформляется с красной строки и пишется в именительном падеже. Затем в форме косвенной речи записывается содержание выступления. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается его должность.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них фиксируются в порядке поступления и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

Пример 5. Вопрос: Возможно ли составление номенклатуры дел с привлечением посторонних лиц?

Ответ: Нет, прибыль сократилась, в связи с чем на привлечение посторонних лиц средства выделены не будут.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова “постановили (решили)“.

В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения.

Пример 6. Результаты голосования: “за“ - 10, “против“ - 0, “воздержались“ - 0.

Пример 7. Результаты голосования: единогласно.

В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указываются также количество и процент голосующих акций.

Пример 8. Результаты голосования: “за“ - 70% (1400 шт.) голосующих акций, “против“ - 30% акций (600 шт.), “воздержались“ - нет. Решение принято большинством голосов.

Образец оформления основной части протокола см. в примере 9.

Пример 9.

1. Слушали:

И.Л. Кравцову - о Положении об экспертной комиссии, об основных проблемах в работе комиссии, обусловленных рядом причин.

Выступили:

И.А. Коновалова - обратила внимание на то, что отсутствие номенклатуры дел приводит к утере документов, поэтому выразила пожелание, чтобы к составлению номенклатуры дел привлеклись сторонние лица.

И.Л. Кравцова - пояснила, что для разработки единых регламентирующих документов по делопроизводству необходимо создание в структуре компании подразделения, отвечающего за делопроизводство. Архив, куда поступают законченные делопроизводством документы, не может брать на себя не свойственные ему функции.

И.В. Федосеева - предложила обратиться к заместителю генерального директора Д.В. Петрову за помощью в решении этого вопроса.

М.Е. Пилипенко - обратила внимание на отсутствие в структуре компании подразделения, отвечающего за делопроизводство в целом и за составление номенклатуры в частности.

Решили:

Принять к сведению информацию выступивших.

Проинформировать руководство о прозвучавших проблемах, обсудив возможности их решения. Ответственный - И.А. Коновалова.

2. Слушали:

И.Л. Кравцову - о традиционно составляемом графике передачи дел в архив. Предложила членам ЭК ознакомиться с проектом графика. Пояснила, что передача дел в архив будет производиться по описям, составленным в двух экземплярах. Форма описи будет разослана по электронной почте.

Выступили:

О.В. Горлова - попросила перенести для бухгалтерии срок передачи дел с мая на июль.

Решили:

Одобрить предлагаемый график подготовки и передачи дел в архив в 2006 г. с учетом высказанного пожелания.

3. Слушали:

И.Л. Кравцову - об условиях хранения документов в архиве и о переданных в 2005 г. делах ООО “Соммерсет“:

Секретариат - 5 ед. хр.

Юридический отдел - 34 ед. хр.

Отдел аренды - 50 ед. хр.

Бухгалтерия - 48 ед. хр.

Решили:

Описи на переданные в архив дела утвердить.

4. Слушали:

И.В. Федосееву - о ежегодном отборе документов с истекшими сроками хранения на уничтожение.

И.Л. Кравцову - о проекте акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Выступили:

О.В. Горлова - попросила уточнить состав и содержание некоторых дел с целью принятия окончательного решения о включении их в акт на уничтожение.

Решили:

Согласовать акт об уничтожении документов с учетом предложенного уточнения.

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на окончательном варианте проекта протокола. Они располагаются через 2 - 3 межстрочных интервала ниже текста у границы левого поля (слева) и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются без скобок строчными буквами (кроме заглавных). Инициалы располагаются перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делаются.

Пример 10.

Председатель Кузнецов И.В.Кузнецов

Секретарь Кравцова И.Л.Кравцова

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению руководителем предприятия или организации. Оно оформляется при помощи грифа, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из:

- слова “Утверждаю“,

- сокращенного наименования должности руководителя,

- личной подписи,

- ее расшифровки и
- даты утверждения.

Образец оформления данного реквизита см. на рисунке 3.

Н.Н.Рощина
Начальник
архивной группы
ООО “Архивы, документы и сервис“

Подписано в печать
24.01.2006