В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Готовим “отпускные“ документы

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия“, 2008, N 7


ГОТОВИМ “ОТПУСКНЫЕ“ ДОКУМЕНТЫ


Наступает пора отпусков, поэтому самое время разобраться, как правильно оформить предоставление работнику отпуска и избежать при этом рисков нарушения трудового законодательства.

Правильное оформление документов при предоставлении работнику того или иного вида отпуска поможет организации избежать как споров с работниками, которые при неблагоприятном развитии событий могут окончиться и судебным разбирательством, так и претензий проверяющих органов, в том числе государственных инспекций труда.


Регламентация предоставления отпуска
внутренними документами организации


Отпускам посвящена гл. 19 ТК РФ (ст. ст. 114 - 128). Но условия предоставления отпусков регламентируются не только трудовым законодательством. Более подробные положения об отпусках могут быть
закреплены в коллективном договоре, локальных нормативных актах организации, в том числе в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Положении о персонале и др. Приведем только некоторые из вопросов, которые можно закрепить в коллективном договоре и/или в иных внутренних документах организации:

- конкретная продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого отдельным категориям работников в случаях, когда обязанность предоставить отпуск установлена федеральным законом. При этом законом, как правило, предусматривается минимальная продолжительность отпуска, которая может быть увеличена работодателем, например, для работников с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);

- установление видов дополнительных отпусков кроме тех, что уже предусмотрены федеральными законами. При этом необходимо прописать условия, продолжительность и порядок предоставления таких отпусков;

- случаи продления или перенесения отпуска, помимо прямо предусмотренных в ст. 124 ТК РФ;

- формы документов, которые составляются при предоставлении работнику отпуска, помимо тех форм, которые являются унифицированными и утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты“ (например, формы заявления о предоставлении отпуска, о перенесении отпуска, извещения об отпуске и т.п.);

- порядок составления проекта и согласования графика отпусков;

- другие вопросы, обусловленные спецификой труда в конкретной организации.

Учитывая, что ПВТР является обязательным документом для каждой организации, которая нанимает работников по трудовым договорам, он обязательно запрашивается государственными инспекциями труда при проведении проверок. Поэтому большим компаниям рекомендуем воспользоваться следующим советом:

- все основные правила и условия предоставления отпусков закрепите в Правилах внутреннего трудового распорядка, а
- процедурные вопросы оформления документов (порядок составления графика отпусков, оформления заявления о предоставлении каждого конкретного вида отпуска, необходимость получения виз согласования на данном заявлении, порядок
извещения работника о предстоящем согласно графику отпусков ежегодном отпуске и т.п.) закрепите в отдельном документе, например в Положении о персонале. В данное Положение можно включить и регулирование других процедурных вопросов, не затрагивающих сути трудовых отношений.

Если же фирма небольшая, усложнять документооборот нет необходимости - достаточно включения отдельного раздела о режиме отдыха, в том числе о предоставлении отпусков, в ПВТР.

Оформление ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Известно, что ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам за каждый рабочий год, который начинается не с 1 января, как календарный год, а с даты поступления на работу. Порядок оформления отпуска во многом зависит от того, за какой год он предоставляется: за первый или последующие рабочие годы.

За первый год работы

Основанием предоставления отпуска за первый рабочий год является письменное заявление работника (образец оформления см. в примере 1). Как мы уже говорили, в целях организации документооборота форму такого заявления целесообразно установить локальным нормативным актом, в нем же может быть прописано, визы согласования с какими должностными лицами организации необходимы (в нашем случае на заявлении стоят визы непосредственного руководителя работника и заместителя директора, который курирует это направление, а также резолюция генерального директора С.С. Иванова).

Пример 1.

Евсеевой О.М. Генеральному директору ООО “Эврика“
К исполнению С.С. Иванову
Иванов
20.03.2008 специалиста финансового отдела
Петровой Марии Николаевны

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 1 апреля 2008 г. по 28 апреля 2008 г.

17 марта 2008 г. Петрова М.Н. Петрова

Начальник финансового отдела
Николаев Н.Н. Николаев
17.03.2008

Заместитель финансового директора
Захаров А.М. Захаров
18.03.2008

Обратите внимание: если работник в письменной форме потребовал предоставить ему ежегодный основной оплачиваемый отпуск в полном размере, оформлять ему отпуск меньшей продолжительности, например, пропорционально отработанному времени, нельзя, поскольку это будет нарушением трудового законодательства. По этой же причине не следует фиксировать во внутренних документах организации, что отпуск предоставляется исключительно пропорционально отработанному времени.

Таким образом, ежегодный оплачиваемый отпуск в первый год предоставляется авансом. Если же работник уволится до истечения своего первого рабочего года, то работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника за неотработанные дни отпуска. Но такое удержание практически неосуществимо, когда у работника при увольнении недостает причитающихся к выплате сумм. В этом случае дальнейшее взыскание действующим законодательством не
предусмотрено.

Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев. Поэтому, если работник напишет заявление о предоставлении ему отпуска до истечения указанного срока, работодатель вправе:

- согласиться - и тогда непосредственный руководитель работника и/или иные уполномоченные лица согласовывают данное заявление, а окончательное решение о предоставлении отпуска оформляется в виде резолюции (в примере 1 генеральный директор своей резолюцией дает поручение Евсеевой О.М. оформить отпуск на период, запрашиваемый работником в своем заявлении, без каких-либо изменений).

На основании личного заявления работника в организации издается приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, с которым работник должен быть ознакомлен под личную подпись. Такой приказ издается исключительно с использованием унифицированной формы, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.04.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты“. Госкомстат разработал для подобных случаев 2 формы:

- N Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику“ (образец оформления такого документа приведен в примере 4) и
- N Т-6а “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам“, который можно использовать для оформления отпуска сразу нескольким работникам, вместо того чтобы для каждого из них составлять приказ по форме N Т-6 (см. пример 5).

Трудовое законодательство не предусматривает какого-либо срока минимальной продолжительности работы в организации для предоставления отпуска по соглашению работника и работодателя. Это означает, что если работник хочет уйти в отпуск и работодатель на это согласен, то им “нет преград“;

- не согласиться, что фиксируется проставлением на заявлении соответствующего мнения визирующих его лиц и в конечном счете в резолюции (образец приведен в примере 3).

В этом
случае приказ о предоставлении отпуска не оформляется. Естественно, факт отказа в предоставлении работнику отпуска должен быть доведен до его сведения, например, путем предоставления копии его заявления с зафиксированным решением руководства.

Теперь отдельно рассмотрим вопрос о том, как отразить несогласие предоставить отпуск.

Это можно сделать как на отдельном листе бумаги, так и включить его в текст визы согласования (см. пример 3).

Относительно резолюции отметим следующее. По общему правилу свое поручение руководитель строит по формуле “кому, что сделать и когда“, далее проставляет собственноручную подпись и дату. Именно такой вариант представлен в примере 3. Но возможно и более краткое изложение распоряжения руководителя, например:

Пример 2.

Евсеевой О.М.

Отказать
Иванов
20.03.2008

Пример 3.

Николаеву Н.Н. Генеральному директору ООО “Эврика“
Определить возможный период С.С. Иванову
предоставления отпуска с учетом
объема работ по проектам “Трианон“ специалиста финансового отдела
и “Пересвет“ к 27.03.2008 Петровой Марии Николаевны
Иванов
20.03.2008

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 1 апреля 2008 г. по 28 апреля 2008 г.

17 марта 2008 г. Петрова М.Н. Петрова

В связи с корректировкой бюджета
по проекту “Трианон“
необходимо перенести отпуск
Петровой М.Н. на 1 месяц позже
Начальник финансового отдела
Николаев Н.Н. Николаев
17.03.2008

Не согласен с предоставлением отпуска
с 01.04.2008 по 28.04.2008
Заместитель финансового директора
Захаров А.М. Захаров
18.03.2008

Пример 4.

Унифицированная форма N Т-6

---------¬
¦ Код ¦
+--------+
Форма по ОКУД ¦ 0301005¦
ООО “Эврика“ +--------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦76065657¦
наименование организации L---------

----------T-----------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+---------+-----------+
¦ 27-лс ¦ 24.03.2008¦
ПРИКАЗ L---------+------------
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику

----------------¬
Предоставить отпуск ¦Табельный номер¦
+---------------+
Петровой Марии Николаевне ¦
022 ¦
-------------------------------------------------+----------------
фамилия, имя, отчество
финансовый отдел
------------------------------------------------------------------
структурное подразделение
специалист
------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия)
01 октября 08 30 сентября 08
за период работы с “--“ -------- 20-- г. по “--“ --------- 20-- г.

А. ежегодный основной --------------¬ календарных
оплачиваемый отпуск на ¦ 28 ¦ дней
L--------------

01 апреля 08 28 апреля 08
с “--“ --------- 20-- г. по “--“ ---------- 20-- г.

и (или)
-
Б. ---------------------------------------------------------------
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,

без сохранения заработной платы и другие (указать)

на --------------¬ календарных
¦ - ¦ дней
L--------------

с “__“ _________ 20__ г. по “__“ __________ 20__ г.

В. Всего отпуск на --------------¬ календарных
¦ 28 ¦ дней
L--------------

01 апреля 08 28 апреля 08
с “--“ --------- 20-- г. по “--“ ---------- 20-- г.

Генеральный директор Иванов С.С. Иванов
Руководитель организации -------------------- ------- -------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись

С приказом (распоряжением) Петрова 25 марта 08
работник ознакомлен ----------------- “--“ -------- 20-- г.

личная подпись

Пример 5.

Унифицированная форма N Т-6а

---------¬
¦ Код ¦
+--------+
Форма по ОКУД ¦ 0301019¦
ООО “Эврика“ +--------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦76065657¦
наименование организации L---------

----------T-----------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+---------+-----------+
¦ 27-лс ¦ 24.03.2008¦
ПРИКАЗ L---------+------------
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работникам

Предоставить отпуск:

Фамилия,

имя,

отчество Табель-
ный
номер Структурное
подразделе-
ние Должность
(специаль-
ность, про-
фессия) Отпуск С приказом
(распоря-
жением) ра-
ботник оз-
накомлен.

Личная под-
пись работ-
ника. Дата
вид за период работы всего
кален-
дарных
дней дата
ежегодный
основной
оплачивае-
мый от-
пуск, ка-
лендарных
дней ежегодный
дополни-
тельный
оплачива-
емый от-
пуск,

учебный,

без сох-
ранения
заработ-
ной платы
и другие
(ука-
зать),

календар-
ных дней с по начала окончания
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Петровой
Марии
Николаевне 022 финансовый
отдел специалист 28 - 01.10.2007 30.09.2008 28 01.04.2008 28.04.2008 Петрова
24.03.2008
Тихомирову
Юрию
Никифоровичу 057 отдел
маркетинга маркетолог 14 - 01.04.2007 31.03.2008 14 07.04.2008 20.04.2008 Тихомиров
24.03.2008

Генеральный директор Иванов С.С. Иванов
Руководитель -------------------- ----------- ----------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись

Печатать с оборотом. Подпись печатать на обороте.

За второй и последующие годы работы

Ежегодный оплачиваемый отпуск за второй и последующие годы работы предоставляется в любое время рабочего года, в том числе и авансом. Для этого очередность предоставления отпусков устанавливается графиком отпусков, который утверждается в обязательном порядке в каждой организации не позднее чем за 2 недели до наступления каждого календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Рассмотрим подробнее порядок оформления этого документа.

При составлении графика отпусков необходимо принимать во внимание:

- правила исчисления продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков и стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. ст. 120 - 121 ТК РФ);

- пожелания работников. В целях оптимизации процесса сбора информации рекомендуем в небольших компаниях предлагать работникам написать заявления о том, в какое время они хотели бы получить отпуск (образец такого заявления приведен в примере 6). В организациях с большим числом работающих можно посоветовать составление отдельных планов отпусков по структурным подразделениям (образец приведен в примере 7).

Трудовой кодекс обязывает работодателя отражать в графике отпусков пожелания работников в случаях, прямо предусмотренных ТК РФ (например, мужа в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам - ч. 4 ст. 123 ТК РФ) и другими федеральными законами (например, участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий и др. - согласно Федеральному закону от 12.01.1995 N 5-ФЗ “О ветеранах“);

- особенности производственного процесса. Порядок учета особенностей производственного процесса (включая взаимозаменяемость работников, цикличность производства и т.п.) предлагаем оформлять на заявлениях работников в виде виз согласования их непосредственного и вышестоящего руководства. Если вы решите работать с планами графиков отпусков, составляемыми отдельно по структурным подразделениям, то подпись руководителей этих подразделений будет выражать их согласие, а иные должностные лица могут согласовывать либо утверждать эти планы.

Чтобы на крупном предприятии со сложным производственным процессом не возникало путаницы относительно того, каким образом будет определяться очередность предоставления отпусков, этот процесс лучше продумать заранее и зафиксировать его в локальном нормативном акте организации.

На основании собранных данных утверждается график отпусков на очередной календарный год; он составляется по унифицированной форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (образец оформления приведен в примере 8).

Пример 6.

Генеральному директору ООО “Эврика“
С.С. Иванову

инженера проектного отдела
Ушакова Дмитрия Викторовича

Заявление

Прошу запланировать мой ежегодный оплачиваемый отпуск в 2008 г. за период работы с 01.10.2008 по 30.09.2008 продолжительностью 28 календарных дней с 1 июня 2008 г.

19 ноября 2007 г. Ушаков Д.В. Ушаков

Начальник проектного отдела
Горский Н.Н. Горский
20.11.2007

Если в организации функционирует первичная профсоюзная организация, то график отпусков принимается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.

В силу ч. 3 ст. 123 ТК РФ работодатель обязан известить работника под подпись о дате начала его отпуска не позднее, чем за 2 недели. Формы и способы оповещения выбираются работодателем по своему усмотрению.

Вы можете воспользоваться и предложенным нами в примере 9 образцом такого извещения. Его можно упростить, изъяв два нижних раздела, отделенных горизонтальной пунктирной линией. Если же вы оставите его в предложенном нами варианте, то данный документ позволит вам непосредственно перед предоставлением отпуска уточнять и согласовывать его период как с самим работником, так и с работодателем. У работника могут появиться причины личного характера для переноса отпуска, в т.ч. и уважительные. А непосредственному руководителю такая форма извещения напомнит о том, что ему предстоит лишиться своего ценного сотрудника на определенный период времени. Если работник или его руководитель имеют возражения относительно предоставления отпуска в запланированный период, то они могут вписать их в эту же форму и одновременно постараться получить согласие другой стороны (работник - у своего непосредственного руководителя либо начальник - у подчиненного, в зависимости от того, кто является инициатором переноса отпуска).

Пример 7.

Закрытое акционерное общество “ЭТАЛОН“
---------------------------------------------------------------------------
(наименование организации)

Финансово-экономическое управление
---------------------------------------------------------------------------
(наименование структурного подразделения)

-----------------T------¬
¦Дата составления¦На год¦
+----------------+------+
План графика отпусков ¦ 21.11.2007 ¦ 2008 ¦
L----------------+-------

Структурное
подразделение Должность
(специальность,

профессия) по
штатному
расписанию Фамилия, имя,

отчество Табельный
номер Ежегодный оплачиваемый
отпуск Приме-
чание
Период
заплани-
рованного
отпуска Количество
календарных
дней
отпуска
1 2 3 4 5 6 7
Бухгалтерия Главный
бухгалтер Переверстова О.Н. 124 24.04.2008 -
23.05.2008 28
Заместитель
главного
бухгалтера Зуева И.Н. 127 02.06.2008 -
29.06.2008 28
<...>
Финансовый
отдел Начальник
отдела Кураев Е.Н. 151 07.07.2008 -
03.08.2008 28
Специалист Кораблева С.Е. 154 02.06.2008 -
30.06.2008 28
<...>
Планово-
экономический
отдел Начальник
отдела Окунев С.П. 156 12.05.2008 -
08.06.2008 28
Специалист Заварова О.М. 164 01.08.2008 -
28.08.2008 28
<...>

Валдаев В.О. Валдаев
Начальник управления ---------------- ---------------------
(личная подпись) (расшифровка подписи)

Пример 8.

Унифицированная форма N Т-7

---------¬
¦ Код ¦
+--------+
Форма по ОКУД ¦ 0301020¦
Закрытое акционерное общество “ЭТАЛОН“ +--------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦76065777¦
наименование организации L---------

Мнение выборного профсоюзного
органа УТВЕРЖДАЮ
10 декабря 07 2 Генеральный директор
от “--“ -------- 20-- г. N --- учтено Руководитель --------------------
----------T-----------T-----¬ должность
¦ Номер ¦ Дата ¦ На ¦ Изотов Ю.М. Изотов
¦документа¦составления¦ год ¦ ------- -------------------------
+---------+-----------+-----+ личная расшифровка подписи
ГРАФИК ОТПУСКОВ ¦ 1 ¦ 10.12.2007¦ 2008¦ подпись
L---------+-----------+------ 10 декабря 07
“--“ -------- 20-- г.

Структурное
подразделение Должность
(специаль-
ность, про-
фессия) по
штатному
расписанию Фамилия,

имя,

отчество Табель-
ный
номер ОТПУСК Примечание
коли-
чество
кален-
дарных
дней дата перенесение отпуска
запланированная фактическая осно-
вание
(до-
ку-
мент) дата предпола-
гаемого отпуска
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
<...>
Финансово-экономическое управление
Бухгалтерия Главный
бухгалтер Переверстова
Ольга
Николаевна 124 28 24.04.2008 -
23.05.2008 24.04.2008 -
23.05.2008
Заместитель
главного
бухгалтера Зуева Инна
Николаевна 127 28 02.06.2008 -
29.06.2008 02.06.2008 -
29.06.2008
<...>
Финансовый
отдел Начальник
отдела Кураев
Евгений
Николаевич 151 28 07.07.2008 -
03.08.2008 07.07.2008 -
03.08.2008
Специалист Кораблева
Светлана
Евгеньевна 154 28 02.06.2008 -
30.06.2008 02.06.2008 -
30.06.2008
<...>
Планово-
экономический
отдел Начальник
отдела Окунев
Сергей
Павлович 156 28 12.05.2008 -
08.06.2008 12.05.2008 -
08.06.2008
Специалист Заварова
Оксана
Михайловна 164 28 01.08.2008 -
28.08.2008 01.08.2008 -
28.08.2008
<...>

Начальник управления
Руководитель кадровой по работе с персоналом Воронцов В.В. Воронцов
службы ---------------------- -------- -------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись

Пример 9.

Закрытое акционерное общество Специалисту финансового отдела
“ЭТАЛОН“ С.Е. Кораблевой

Извещение Начальнику финансового отдела
о начале отпуска Е.Н. Кураеву

06.05.2008 038-17/8
-------------- N ------------

Уважаемая Светлана Евгеньевна!

В соответствии с Графиком отпусков ЗАО “Эталон“ на 2008 г. и руководствуясь ст. 123 Трудового кодекса РФ извещаем Вас о начале с 02.06.2008 ежегодного основного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней (по 29.06.2008).

Начальник управления
по работе с персоналом Воронцов В.В. Воронцов

07.05.2008 Кораблева
Извещение получила: ---------- ---------------- С.Е. Кораблева
(дата) (личная подпись)

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
В случае переноса даты начала отпуска по Вашей инициативе просим
сообщить о причинах переноса отпуска и согласовать новый срок
предоставления отпуска с Вашим непосредственным руководителем.

Прошу перенести дату начала отпуска с 02.06.2008 на 09.06.2008 в связи
---------------------------------------------------------------------------
с приобретением туристической путевки
---------------------------------------------------------------------------
(причина переноса отпуска)

07.05.2008 Кораблева
---------- ---------------- С.Е. Кораблева
(дата) (личная подпись)

Согласен: 08.05.2008 Кураев
Начальник финансового отдела ---------- ---------------- Е.Н. Кураев
(дата) (личная подпись)

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
В случае переноса даты начала отпуска в связи с особенностями
производственного процесса просим сообщить о новой согласованной дате
начала отпуска.

В связи с -------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
(причина переноса отпуска)

прошу перенести дату начала отпуска Кораблевой С.Е. на __.__.20__.

Начальник финансового отдела ---------- ------------------ Е.Н. Кураев
(дата) (личная подпись)

Согласна: -------- ------------------ С.Е. Кораблева
(дата) (личная подпись)

Если работника не устраивает время отпуска, зафиксированное в графике отпусков, он может попросить работодателя изменить его. Но нужно понимать, что отгулять все положенные 28 календарных дней каждому сотруднику организации летом нереально. Поэтому всегда кто-то будет более доволен своей участью, кто-то менее.

В силу ч. 2 ст. 123 ТК РФ ни работодатель, ни работник не вправе в одностороннем порядке изменить время предоставления отпуска, указанное в графике отпусков.

На основании графика отпусков, извещения о начале отпуска, полученного работником, и (если отпуск перенесен на другую дату) заявления работника о предоставлении отпуска <1> работодатель издает приказ о предоставлении отпуска, составляемый по унифицированным формам N Т-6 либо N Т-6а (образцы их оформления - в примерах 4 и 5). Не забывайте, что работник должен быть ознакомлен с приказом о предоставлении отпуска под личную подпись.

--------------------------------
<1> Если извещение о начале отпуска делается в упрощенной форме - только уведомляет о периоде его предоставления согласно графику отпусков, - то заявление от работника о переносе отпуска необходимо. Но в нашем примере 9 вся необходимая информация (о причинах и сроках переноса, согласие на это другой стороны) уже может быть отражена в извещении. В этом случае дополнительного составления заявления работника о переносе отпуска в качестве самостоятельного документа не потребуется.

Оплата отпуска производится не позднее, чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Организация оформляет записку-расчет о предоставлении отпуска по унифицированной форме N Т-60, которая тоже утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Этот документ, как правило, заполняет бухгалтерия.

Если на период отпуска приходятся нерабочие праздничные дни, они в число календарных дней отпуска не включаются.

Пример 10. Май щедр на праздничные дни. Сначала мы отмечали Праздник Весны и Труда, а потом еще День Победы.

Напомним, что отпуск измеряется в календарных днях, а это значит, что обычные выходные дни (суббота и воскресенье) в число календарных дней отпуска включаются, а вот праздничные дни - в нашем случае это 1 и 9 мая - нет. Если работник возьмет отпуск с 1 по 14 мая и планирует выйти на работу 15 мая, то его продолжительность будет исчисляться не 14-ю днями, а 12-ю (учитывая 2 дня общегосударственных праздников).

Однако документальное оформление отпуска для организации на этом не заканчивается. Сведения о предоставленном отпуске вносятся в личную карточку работника по унифицированной форме N Т-2 (см. пример 11). А время фактического нахождения в отпуске отмечается в табеле учета рабочего времени (см. пример 12) и в графике отпусков (см. пример 8, графа 7 таблицы).

Пример 11.

Фрагмент личной карточки работника
по унифицированной форме N Т-2

<...>

VIII. ОТПУСК

Вид отпуска
(ежегодный,

учебный, без
сохранения
заработной
платы и др.) Период работы Количество
календарных
дней отпуска Дата Основание
с по начала окончания
1 2 3 4 5 6 7
Ежегодный 01.10.2007 30.09.2008 28 02.06.2008 29.06.2008 Приказ
N 30-к от
12.05.2008



<...>

Пример 12.

Унифицированная форма N Т-13

---------¬
¦ Код ¦
+--------+
Форма по ОКУД ¦ 0301008¦
Закрытое акционерное общество “ЭТАЛОН“ +--------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦76065777¦
наименование организации +--------+
Финансово-экономическое управление ¦ ¦
---------------------------------------------------------+---------
структурное подразделение

----------T-----------¬ -----------------------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦ ¦ Отчетный период ¦
¦документа¦составления¦ +----------T-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ с ¦ по ¦
+---------+-----------+ +----------+-----------+
¦ 11 ¦ 30.06.2008¦ ¦01.06.2008¦ 30.06.2008¦
ТАБЕЛЬ L---------+------------ L----------+------------
УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Номер
по
по-
рядку Фамилия,

инициалы,

должность
(специаль-
ность, про-
фессия) Та-
бельный
номер Отметки о явках и неявках на работу по числам
месяца Отработано за Данные для начисления заработной платы
по видам и направлениям затрат Неявки по причинам
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Х полови-
ну ме-
сяца
(I, II) месяц код вида оплаты код дни
(часы) код дни
(часы)

корреспондирующий счет

16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 дни код
вида
оп-
латы коррес-
понди-
рующий
счет дни
(часы) код
вида
оп-
латы коррес-
понди-
рующий
счет дни
(часы)
часы
1 2 3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13
1 Переверстова
Ольга
Николаевна
главный
бухгалтер
бухгалтерии 124 В Я Я Я Я Я Я В Я Я Я В В В В Х 9 20
8 8 8 8 8 8 8 8 7 Х 71
Я Я Я Я Я В В Я Я Я Я Я В В Я 11 159
8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 88
2 Зуева Инна
Николаевна
заместитель
главного
бухгалтера
бухгалтерии 127 Я ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ Х 1 2 ОТ 28
8 Х 8
ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ Я 1 16
8 8
3 Кураев
Евгений
Николаевич
начальник
финансового
отдела 151 В Я Я Я Я Я Я В Я Я Я В В В В Х 9 20
8 8 8 8 8 8 8 8 7 Х 71
Я Я Я Я Я В В Я Я Я Я Я В В Я 11 159
8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 88
<...>

Специалист Начальник
управления по работе Руководитель финансового
Ответственное с персоналом Борисова Ю.С. Борисова 30 июня 08 структурного управления Валдаев В.О. Валдаев 30 июня 08
лицо -------------------- -------- ------------- “--“ ------- 20-- г. подразделения ----------- ------- ------------ “--“ ------- 20-- г.

должность личная расшифровка должность личная расшифровка
подпись подписи подпись подписи

Начальник управления
Работник по работе с персоналом Воронцов В.В. Воронцов 30 июня 08
кадровой службы ---------------------- -------- ------------- “--“ ------ 20-- г.

должность личная расшифровка
подпись подписи

М.А.Бурдаева
Начальник отдела
по правовому обеспечению
работы с персоналом
ООО “МЛП“

М.В.Смольянинова
Начальник общеправовой службы
юридического управления
ООО “МЛП“

Подписано в печать
30.06.2008