В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Автоматизация мониторинга деятельности организации на

Автоматизация мониторинга деятельности организации на
примере Федерального казначейства и его территориальных
органов в целях повышения эффективности работы

Задачи руководителя

Успешное управление организацией является первостепенной задачей каждого руководителя. Наличие в организации таких базовых ресурсов, как финансы, персонал и материально-техническое обеспечение, является необходимым для выполнения функций организации. В то же время, качество и высокая результативность выполнения этих функций в значительной мере зависят от других важных факторов - умения эффективно использовать имеющиеся ресурсы и наличия оперативной информации о качестве происходящих бизнес-процессов (Рис. 1).

“Рис. 1. Мониторинг деятельности организации“

Современное решение

Современные подходы, применяемые для решения управленческих задач, предполагают использование автоматизированных систем, выполняющих функции мониторинга всех ключевых направлений деятельности организации и определения эффективности подразделений и сотрудников.

Применение таких инструментов значительно расширяет область видения руководителя и автоматизирует решение таких задач управления, как:

определение эффективности использования ресурсов;

мониторинг выполнения наиболее важных процессов;

выявление и прогнозирование тенденций по ключевым показателям;

получение полной картины деятельности организации и оптимизация ее деятельности;

увеличение мотивации сотрудников.

В связи с проводимой в настоящее время административной реформой, направленной на повышение эффективности деятельности государственных органов, задача эффективного управления становится актуальной и для государственных структур.

Компания “ЗАО Авикомп Сервисез“, имеющая большой опыт работы с такими организациями, разработала автоматизированную систему мониторинга, предназначенную для автоматизации управленческой деятельности государственных и бюджетных учреждений. Автоматизированная система позволяет производить мониторинг и оценку эффективности различных направлений деятельности организации.

Использование данной системы в работе руководителя помогает решать следующие задачи:

обеспечение требуемых значений по ключевым показателям деятельности;

оперативное выявление отклонений от утвержденных регламентов деятельности;

определение загруженности сотрудников и перераспределение нагрузки внутри подразделения;

ранжирование подразделений и сотрудников;

оптимизация структуры и штатной численности;

своевременное прогнозирование критических ситуаций;

принятие решений о стимулировании сотрудников.

Мониторинг деятельности Федерального казначейства

Мониторинг деятельности применим для организаций любого масштаба. В качестве примера рассмотрим использование представляемой автоматизированной системы в такой крупной организации, как Федеральное казначейство.

Один из важных видов деятельности казначейства - процесс формирования бюджетной отчетности - требует четкого контроля. С помощью автоматизированной Системы мониторинга руководство может объективно определять качество работы территориальных органов Федерального казначейства (ТОФК) по представлению отчетности и производить ранжирование подразделений по ключевым показателям. В качестве критериев оценки деятельности ТОФК определены следующие показатели:

соответствие срокам представления отчетности;

количество ошибок форматного контроля;

количество ошибок документного контроля.

Система мониторинга позволяет визуально в режиме реального времени контролировать ход сбора отчетности ТОФК и вовремя выявлять проблемные регионы (рис. 2). Систематизация информации о качестве процесса сбора отчетности дает возможность принимать меры, направленные на повышение качества работы ТОФК и обеспечение своевременной сдачи отчетности в Правительство РФ.

“Рис. 2. Мониторинг формирования бюджетной отчетности“

Оценка эффективности деятельности проводится не только для уровня территориальных органов. Использование системы мониторинга в структурных подразделениях позволяет руководителям контролировать их деятельность с возможностью детализации до отдельного сотрудника.

В рамках мониторинга уровня подразделения были произведены анализ процессов операционного управления Федерального казначейства и работы по интеграции автоматизированной системы мониторинга с функционирующими в нем информационными системами.

На основании данных, полученных из информационных систем Федерального казначейства, автоматизированная система мониторинга предоставляет возможность отслеживать основные показатели деятельности сотрудников Операционного управления и проводить мониторинг выполнения утвержденных технологических регламентов. С помощью системы можно получать как статистическую, так и оперативную информацию о деятельности отделов и сотрудников Операционного управления в виде отчетных форм, графиков и панелей индикаторов в режиме реального времени.

В настоящее время руководителю Операционного управления Федерального казначейства доступен мониторинг следующих показателей деятельности:

количество введенных документов;

количество операций над документами;

количество операций выгрузки/загрузки;

отклонения от регламента обработки документов;

нагрузка по обработке документов на каждого сотрудника.

Для наглядности рассмотрим некоторые возможности, предоставляемые системой мониторинга.

Мониторинг ввода документов

Автоматизированная система мониторинга автоматически получает информацию о количестве введенных пользователями документов и формирует статистические отчеты и графики.

В этом виде мониторинга представлена информация о количестве введенных документов в разрезе пользователей, лицевых счетов и типов документов (рис. 3).

“Рис. 3“

Анализ отчета дает информацию руководителю о том, какие пользователи наиболее загружены данным видом деятельности, в разрезе каких лицевых счетов и помогает принять решение о перераспределении нагрузки внутри отдела. По каждому сотруднику доступна детализация информации в разрезе лицевых счетов, типов документов и периодов.

График ввода документов позволяет визуально оценить показатели (рис. 4), при этом во всех отчетах и графиках предусмотрена группировка и фильтрация данных по различным параметрам.

“Рис. 4. Количество документов, введенных пользователями за октябрь 2008 г., в разрезе пользователей, глав и типов документов“

Распределение документов по периодам

Одной из целей мониторинга является анализ статистических данных для выявления важных закономерностей (рис. 5). На графике ввода документов хорошо заметно распределение нагрузки на Операционное управление в течение выбранного периода. Руководитель, анализируя такого рода статистику может определять периоды пиковых нагрузок на соответствующие подразделения и учитывать это при распределении ресурсов, например при составлении графиков отпусков.

“Рис. 5. График ввода документов за 3 квартал 2008 г.“

Мониторинг выполнения регламентированных работ

Залогом успешного управления является не только принятие решений на основании статистических отчетов. Владение руководителем оперативной информацией по основным бизнес-процессам и тенденциям в изменениях ключевых показателей позволяет принимать правильные стратегические решения. Для получения такой информации используются панели индикаторов, которые дают возможность в режиме реального времени контролировать ситуацию и определять намечающиеся тенденции.

В автоматизированной системе информация такого рода доступна в разделе мониторинга.

Контроль за соблюдением установленных технологических регламентов обработки документов является одной из наиболее важных составляющих обеспечения качественной работы Операционного управления.

Использование данного модуля позволяет руководству выявлять факты несоблюдения установленных регламентов в режиме реального времени. На рис. 6 приведен отчет, отображающий отклонения от сроков обработки расходных расписаний в разрезе пользователей и документов. Получение данной информации позволяет оперативно реагировать на факты нарушений или не допускать их в принципе.

“Рис. 6“

Мониторинг нагрузки

Следующий вид оперативного мониторинга, выполняемого автоматизированной системой - это прогнозирование критических ситуаций, связанных с большим количеством документов.

Поступления документов в Федеральное казначейство носят неравномерный характер, и умение распознать ситуации, связанные с пиковыми нагрузками, позволяет заранее принимать решение о выделении дополнительного числа сотрудников на этот участок работ. Система в режиме реального времени фиксирует превышение среднестатистических значений показателя количества документов и отражает соответствующие статусы на панели мониторинга (рис. 7).

“Рис. 7“

На примерах формирования бюджетной отчетности и деятельности Операционного управления были рассмотрены лишь некоторые возможности применения автоматизированной системы мониторинга.

Внедрение автоматизированных систем мониторинга подразумевает предварительную формализацию процессов деятельности организации и разработку ключевых показателей эффективности с учетом особенностей ее деятельности.

В конечном счете, все проведенные работы оправдываются, поскольку решается одна из главных задач управления - достижение максимальной эффективности деятельности, а владение нужной информацией позволяет руководителю, как говорят, держать руку на пульсе и дает ключ к глубокому пониманию процессов, проходящих в организации.

С.Ю. Ромащенко,

руководитель группы разработчиков
компании “Лвикомп Сервисез“


“Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях“, N 3, февраль 2009 г.