Пенсионное право: зачем и как оформлять “личное дело“
“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2007, N 9
ПЕНСИОННОЕ ПРАВО: ЗАЧЕМ И КАК ОФОРМЛЯТЬ “ЛИЧНОЕ ДЕЛО“
Оформление дел обеспечивает сохранность документов, облегчает поиск нужных материалов, помогает создать благоприятное впечатление о работе кадровой службы при проверках трудовой инспекции. Вам будет намного проще работать с документами, если они будут находиться в оформленном деле. Мы поможем узнать о правилах этого процесса и подробно расскажем о каждом этапе.
Интерес государства к документам по личному составу объясняется необходимостью социальной защиты населения в области обеспечения пенсионных прав.
Зачем оформляют дела?
Во-первых, это необходимо в целях соблюдения законодательства. Федеральным законом об архивном деле <1> установлено, что при ликвидации негосударственных организаций документы по личному составу передаются “в упорядоченном состоянии“ на хранение в соответствующий архив <2>. Следовательно, в дальнейшем оформленные дела легче будет передать на архивное хранение.
--------------------------------
<1> Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“.
<2> Пункт 10 ст. 23 гл. 5.
Во-вторых, оформление дел способствует обеспечению сохранности документов. Сформированные в дело, пронумерованные и учтенные документы гораздо лучше защищены от утраты, чем разрозненные бумаги.
В-третьих, проделанная работа поможет оперативно получать необходимую информацию. С помощью оформленной обложки, внутренней описи мы получим возможность быстрого и удобного поиска нужного документа. Для кадровиков - реальная практическая помощь в работе.
Что такое “дело“, тем более - “личное“?
Для начала давайте вспомним, что входит в понятие “дело“. Делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Следовательно, при оформлении дела вам предстоит оформить его обложку. Основной реквизит в оформлении обложки - заголовок дела. Полный перечень заголовков дел по личному составу отражен в номенклатуре дел. Нам нужно будет перенести заголовки дела из номенклатуры на его обложку. А также выполнить еще несколько перечисленных далее несложных операций.
Помните! Обложки дел оформляются светостойкими чернилами четким разборчивым почерком.
Оформляем шаг за шагом
Оформление дел включает в себя комплекс работ по технической обработке документов: составление внутренней описи и заверительной надписи, подшивка (переплет) дела, нумерация листов, оформление обложки <3>. К этому можно добавить, что дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. В этом случае не предусмотрено нумеровать листы в делах, подшивать лист-заверитель дела и помещать дело в жесткий переплет.
--------------------------------
<3> Данный порядок предусмотрен Основными правилами работы архивов организаций, подготовленными ВНИИДАД и одобренными Решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Теперь подробно остановимся на каждом этапе оформления дела.
Алгоритм выполнения дела
----------------------------------------------------¬
¦ Составьте внутреннюю опись и вложите в начало дела¦
L-------------------------T--------------------------
¦/
----------------------------------------------------¬
¦ Вложите лист-заверитель дела в конец дела ¦
L-------------------------T--------------------------
¦/
----------------------------------------------------¬
¦Подшейте (переплетите) дело и пронумеруйте страницы¦
L-------------------------T--------------------------
¦/
----------------------------------------------------¬
¦ Заполните лист-заверитель дела ¦
L-------------------------T--------------------------
¦/
----------------------------------------------------¬
¦ Оформите обложку ¦
L----------------------------------------------------
Рис.
Составим внутреннюю опись
Внутренняя опись - это оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Внутренняя опись составляется для учета документов в деле и помогает оперативно найти необходимый документ. Каким бы полным ни был заголовок дела, по нему не всегда однозначно можно определить содержание документа. Например, из заголовка “Личное дело“ прямо не вытекает, что в соответствующем деле содержится автобиография, копии документов об образовании, копии приказов по личному составу или что-либо еще. А открыв личное дело и прочитав внутреннюю опись, вы будете точно знать, какие документы вы сможете найти в личном деле сотрудника. Поэтому для кадровика очень удобно для повседневной работы иметь внутреннюю опись в личных делах сотрудников.
Внутренняя опись личного дела подшивается сразу же при заведении личного дела, а заполняется на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника.
Составим заверительную надпись
Заверительная надпись учитывает количество листов в деле и фиксирует особенности их нумерации. Кроме того, все изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе дела, который располагается в конце каждого дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Образец
Внутренняя опись
документов личного дела N 45
N
п/п Индекс
документа Дата
документа Заголовок
документа,
краткое содержание Номера
листов
дела Примечание
1 б/н 15.09.2000 Анкета 1 - 8
2 0741716 30.08.2003 Копия диплома
об образовании 9 - 10
2 (два)
Итого ---------------------------------- документов
(цифрами и прописью)
1 (один)
Количество листов внутренней ---------------------------
описи (цифрами и прописью)
Инспектор отдела кадров Филимонова О.В. Филимонова
17.12.2006
Образец
Лист-заверитель дела N 22
155 (сто пятьдесят пять) листов
В деле прошито и пронумеровано -------------------------------
(цифрами и прописью)
в том числе:
3а, 38а, 75а, 75б
литерные номера ------------------------------------------- листов
3 (три)
пропущенные номера листов --------------------------------- листов
+ листов внутренней описи _________________________________
Особенности физического состояния
и формирования дела Номера листов
Инспектор отдела кадров Филимонова О.В. Филимонова
17.12.2006
Подшиваем (переплетаем) дело
Подшивка в папку-скоросшиватель или переплет в жесткую корочку обеспечивает сохранность документов, включенных в дело. Как правило, для переплета документов организация приглашает специалиста. Но можно переплести дело и самостоятельно. Прежде всего необходимо в документах, составляющих дело, сделать четыре прокола. Обычно отверстия проделывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.
Помните! Главным реквизитом обложки является заголовок дела. Именно он содержит полную информацию о составе и содержании документов в деле.
Нумеруем листы
Нумерация необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения. Количество листов в деле указывают на обложке. Необходимо пронумеровать все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Номера листов проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Если вы найдете ошибку в нумерации листов, можно их перенумеровать. Старые номера зачеркните и рядом поставьте новые номера. Если вы обнаружите пропущенные номера, поставьте дополнительные номера. Дополнительные, ранее пропущенные номера называют литерными. Они содержат порядковый номер предыдущего листа и буквенное обозначение. Сведения обо всех последующих изменениях в нумерации заносятся в лист-заверитель дела.
Оформим обложку
Обложка каждого дела оформляется по установленной форме. На верхнем поле обложки указывается в именительном падеже наименование организации. Если у организации есть официальное сокращенное название, оно указывается в скобках. После чего указывается наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводятся оба названия. Прежнее название указывается в скобках. На обложке необходимо указать порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также переносится на обложку дела срок хранения документов. На делах постоянного срока хранения пишется: “Хранить постоянно“. Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела.
До сего времени датой дел являются крайние даты документов дела. Например, крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме - оформлении трудовых отношений и их расторжении (увольнении) сотрудника. И не забудьте указать количество листов в деле. Эти сведения проставляются на обложке под графой “Дата“.
Примечание. См. следующие документы (для информации):
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.);
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива 6 февраля 2002 г.);
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536).
То, что пенсионная реформа, начатая в России в 2002 г., зашла в тупик, теперь уже понятно всем.
Постоянная нехватка денег обрекает одиноких пожилых людей на жизнь, полную унижений. Основные причины лежат вне пенсионной системы. Невысокий уровень пенсий определяется прежде всего низкой заработной платой в нашей стране. Отчисления в государственный и негосударственные пенсионные фонды не соответствуют ни требованиям времени, ни общепризнанным мировым стандартам.
Образец
Обложка дела
Фонд N ______
03-07 2 л/с
Индекс дела ----- Опись N -----
17
Дело N ------
Общество с ограниченной ответственностью “М-Дискаунт“
Служба кадров
(название организации и структурного подразделения)
17 1
Дело N --- Том N ---
Приказы руководителя организации по личному составу
------------------------------------------------------------------
(о приеме, увольнении, переводе)
------------------------------------------------------------------
с N 1/к по N 147/к
------------------------------------------------------------------
за период с 14 января по 30 мая 2007 г.
------------------------------------------------------------------
(заголовок дела)
Фонд N _______ 2007 г.
2л/с -------
Опись N ------
17
Дело N -------
155
на --- листах
75
хранить -- лет
Образец
Обложка личного дела
Фонд N ______
05-30 2 л/с
Индекс дела ----- Опись N -----
23
Дело N ------
Общество с ограниченной ответственностью “М-Дискаунт“
Служба кадров
(название организации и структурного подразделения)
23
Личное дело N --
Иванов Сергей Иванович
----------------------
(заголовок дела)
15 сентября 1999 г.
Дата начала --------------------
17 ноября 2005 г.
Дата окончания -----------------
Фонд N _______
2л/с
Опись N ------
23
Дело N -------
10
на -- листах
75
хранить -- лет
Пока у нас будет такая зарплата, трудовые пенсии по старости и другие страховые выплаты в большинстве своем останутся нищенскими.
Но это только одна часть проблемы, которую, будем реалистами, быстро решить не удастся. Однако уже сейчас можно радикально усовершенствовать пенсионную систему. И тем самым подтянуть пенсии хотя бы к прожиточному минимуму. Напомню, что в России существуют два вида пенсий - социальные и трудовые. Первые выплачиваются независимо от того, работал человек или нет. Это просто обязательства государства перед пожилыми гражданами, которые не могут уже сами себя обеспечивать. А вот трудовые пенсии основаны на страховых принципах. Пока ты трудоспособен, работодатель перечисляет за тебя деньги в Пенсионный фонд, страхует на тот период, когда работать уже не сможешь. От общей суммы перечисленных средств, от возраста и так называемого коэффициента дожития зависит, сколько будет получать пожилой человек, выйдя на заслуженный отдых.
Для всего этого - для назначения и социальной, и трудовой пенсии, а также для обращения в суд - для реальной защиты своих прав (и автор уверен - за этим последуют многие) необходимо документальное подтверждение самого факта работы, стажа работы и размера заработка. А сделать это в отсутствие глобальной электронной системы кадрового и персонального учета, в ситуации, когда главный документ, по которому десятилетиями определялся стаж - трудовая книжка, оказался дискредитированным властями настолько, насколько это вообще возможно, пока, к сожалению или счастью, можно исключительно с помощью грамотного ведения кадрового делопроизводства.
К чему автор и призывает всех без исключения кадровиков.
Б.Макаров
Кадровик
ООО “М-Дискаунт“
Подписано в печать
25.08.2007