В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Церемония и документ: два в одном

“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2008, N 8


ЦЕРЕМОНИЯ И ДОКУМЕНТ: ДВА В ОДНОМ


Сегодня наши размышления о происхождении документов и истории делопроизводства натолкнулись на термин “протокол“, обнаружив в связи с ним абсолютно разные определения - объясняющие его как определенный церемониал в международных дипломатических отношениях и как название документа о коллегиально принятом решении. Заинтересовавшись этим, мы провели небольшое исследование. Результат перед вами, уважаемый читатель.

Примечание. Protokollon - первый лист, к которому приклеивается следующий в свитке (новогреч.).

Рассмотрев определения, которые даются этому термину в связи с экономикой, финансами, правом, делопроизводством и международными отношениями, можно выделить шесть смысловых групп, поясняющие значения термина “протокол“:

- совокупность общепринятых правил, традиций
и условностей, соблюдаемых правительствами, ведомствами иностранных дел, дипломатическими представителями и официальными лицами в международном общении (Группа послов из Бразилии допустили нарушение дипломатического протокола.);

- официальный документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (Занести резолюцию в протокол. Протоколы собраний ведет секретарь. Протокол судебного заседания. Протокол допроса.);

- документ, которым удостоверяется какой-либо факт, устанавливаемый при участии свидетелей (Судейская коллегия соревнований по плаванию составила протокол о результатах проплыва команд-участников на дистанцию три километра.);

- процессуальный документ, в котором в письменной форме фиксируются ход и результаты процессуальных действий, осуществляемых следователем, органом дознания и дознавателем при расследовании уголовных дел и судом при разбирательстве уголовных и гражданских дел, а также арбитражным судом при разбирательстве арбитражных дел (Составить протокол на хулигана. “Пить - так пить до протокола, середины не люблю“. Н.А. Некрасов.);

- акт решений международной конференции, имеющий силу международного договора (дипл.) (Женевский протокол.);

- последовательность шагов, которые предпринимают две или большее количество сторон для совместного решения задачи. Все шаги следуют в порядке строгой очередности, и ни один из них не может быть сделан прежде, чем закончится предыдущий. Требует участия, по крайней мере, двух сторон (Криптографический протокол.).

Как видно из приведенного перечня, наиболее распространенными трактовками понятия “протокол“ являются две: протокол как документ о коллегиально принятом решении и протокол как совокупность правил поведения (в формальной, деловой среде).

Протокол как совокупность общепринятых правил, традиций и условностей зародился еще в античные времена. Древние римляне разработали строгую церемонию заключения мира, в ходе которой жрецы зачитывали текст соглашения о мире и совершали ритуальное жертвоприношение. Уже в глубокой древности
все страны придавали особое значение престижу своего лидера, например в Византии был придуман механизм, который поднимал трон императора под грозное рычание позолоченных механических львов.

На Руси также существовал особый порядок взаимоотношений с иноземцами. После обязательного молебна придворный священник зачитывал положения договора о мире, слова которого повторял за ним великий князь. По окончании чтения текста договора великий князь передавал документ главе делегации государства, с которым заключался мир. При этом противоположная сторона также должна была соблюсти ряд норм. Договор считался нерушимым только после того, как глава делегации присягал крестным целованием, причем Иван Грозный, например, сам очень внимательно следил за тщательностью выполнения этой церемонии.

В 1774 г. был разработан “Церемониал для чужестранных послов при Императорском российском дворе“, явившийся по сути первой попыткой систематизации и законодательного оформления протокольных норм в России. В 1827 г. протокол получил свое развитие в “Высочайше утвержденных этикетах при Императорском российском дворе“. Эти документы и стали основой русского диппротокола вплоть до Октябрьской революции 1917 г.

В Советском Союзе все функции по обеспечению дипломатического протокола возлагались на Протокольный отдел МИД СССР. Советский протокол имел определенную специфику, во многом продиктованную идеологией того времени. Отсутствие должности президента и фактическое исполнение его обязанностей генеральным секретарем ЦК КПСС, имевшим статус лидера политической партии, но не руководителя государства, приводило к трудностям в соблюдении принципа паритета при проведении встреч на высшем уровне. Советское протокольное старшинство было очень простым: генеральный секретарь, а затем по алфавиту - члены Политбюро, кандидаты в члены Политбюро, члены ЦК КПСС и так далее вплоть до уровня секретаря райкома.

Сегодня государства и люди, их населяющие, благодаря техническому прогрессу
стали ближе друг к другу, многие процессы приобрели глобальный характер. Ни одна страна современного мира не может существовать автономно, обособленно от других - это аксиома современной геополитики. Результат и одновременно инструмент ее реализации - расширение внутренней и международной активности, развитие экономических, культурных, политических и других контактов разных стран. Несмотря на то что дипломатический протокол имеет свои национальные особенности в каждой стране, основа и сущность его неизменны: выражение глубокого уважения высокому гостю, а следовательно - стране и народу, которые он представляет. Протокол требует пристального внимания к мельчайшим деталям, знания политики и географии, экономики и культуры, религиозных и национальных традиций различных государств.

Современный государственный протокол России предусматривает порядок организации визитов лидеров и представителей других стран в Россию, порядок проведения крупных конференций, официальных мероприятий на высшем уровне.

Помимо собственно приглашения на официальный прием в конверте находится так называемый вкладыш, который информирует приглашенных о протокольных тонкостях проведения приема (рис. 2).

Образцы приглашения Президента РФ на официальный прием

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Президент ¦
¦ Российской Федерации ¦
¦ Б.Н. Ельцин ¦
¦ ¦
¦ просит __________________________________________________________ ¦
¦ пожаловать на торжественный прием по случаю празднования ¦
¦ 50-летия Победы в Великой Отечественной войне ¦
¦ 1941 - 1945
гг. ¦
¦ во вторник, 9 мая 1995 г., в 17.30. ¦
¦ ¦
¦ Банкетный зал ¦
¦ Государственного Кремлевского дворца ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Президент ¦
¦ Российской Федерации ¦
¦ и Н.И. Ельцина ¦
¦
¦
¦ просят __________________________________________________________ ¦
¦ пожаловать на обед в честь ¦
¦ Ее Величества Елизаветы II, Королевы Великобритании ¦
¦ и Северной Ирландии, и Его Королевского Высочества ¦
¦ принца Филипа, герцога Эдинбургского, ¦
¦ во вторник, 18 октября 1997 г., в 19
часов. ¦
¦ ¦
¦ Просьба подтвердить Ваше участие Грановитая палата ¦
¦ тел. 244-30-28 Большого Кремлевского дворца ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 1

Вкладыш к приглашению на обед по случаю официального визита
Президента Соединенных Штатов Америки

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Приглашенные на обед прибывают в Большой Кремлевский дворец через¦
¦главный подъезд, поднимаются по парадной лестнице и через аванзал¦
¦проходят в Георгиевский зал. Им раздаются карточки рассадки за столами.¦
¦Сбор гостей заканчивается за 15 минут до начала обеда. ¦
¦ Около 19 часов гостей приглашают во Владимирский зал. Они¦
¦представляются Президенту Российской Федерации, Н.И. Ельциной,¦
¦Президенту Соединенных Штатов Америки господину Уильяму Дж. Клинтону,¦
¦госпоже Х. Клинтон и через Святые сени следуют в Грановитую палату, где¦
¦останавливаются у своих мест, определенных планом рассадки. ¦
¦ По окончании обеда гости переходят в Георгиевский зал БКД, где¦
¦состоится концерт. ¦
¦ ¦
¦ В целях сохранения художественных ценностей¦
¦ Большого Кремлевского дворца¦
¦ просьба воздержаться от курения.¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 2

Протокол как документ о коллегиально принятом решении отражает ход совместной работы и решения, совместно принятые коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Существует три формы протокола: краткая, полная и стенографическая (табл. 1)

Таблица 1

Виды протоколов


Вид протокола Содержание и особенности протокола
Краткий протокол Фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии
докладчиков и принятые решения. Такой протокол
рекомендуется вести только в тех случаях, когда
заседание стенографируется, доклады и тексты
выступлений будут представлены секретарю или когда
заседание носит оперативный характер
Полный протокол Фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые
решения и фамилии выступавших, но и достаточно
подробные записи, передающие содержание докладов и
выступлений участников заседания, все высказанные
мнения, прозвучавшие вопросы, реплики, замечания,

позиции. Полный протокол позволяет документировать
подробную картину заседания
Стенографический
протокол Составляется на основе стенографического отчета
о заседании, стенограммы, и дословно передает процесс
обсуждения каждого вопроса и выработку решения по
нему. Стенографический протокол, так же как и полный,

составляют на основе рукописных стенографических или
магнитофонных записей, которые ведутся во время
заседания

Заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.) подлежат обязательному протоколированию.

На рис. 3 подобраны образцы документов - извлечение из протоколов заседаний совета Демидовского юридического лицея от 1 сентября 1870 г. и образец современного протокола заседания совета директоров коммерческой компании. Несмотря на очевидную внешнюю разницу, вполне заметно и сходство - фиксация даты заседания, участников заседания, выступающих лиц, описание хода обсуждения вопросов повестки дня, а также запись о сути принятого решения.


Образцы протоколов (документов)

Протокол заседания совета
Демидовского юридического лицея


--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ОТДЕЛЪ ОФФИЦIАЛЬНЫЙ. ¦
¦ ¦
¦ Извлеченiе изъ протоколовъ заседанiй совета ¦
¦ Демидовскаго юридическаго лицея ¦
¦ ¦
¦ 1-го Сентября 1870 года Разсуждаемо было объ открытiи лекцiй и¦
¦разсматривали составленное на 1870/1 академическiй годъ росписанiе¦
¦часовъ для чтенiя оныхъ. Постановили: Чтенiе лекцiй въ наступившемъ¦
¦1870/1 академическомъ году открыть съ 1-го Сентября, а прилагаемое при¦
¦семъ росписанiе часовъ утвердить и ввести въ действiе на 1870/71 годъ;¦
¦о чемъ известить Гг. Преподавателей и объявить студентамъ, для чего¦
¦а равно и для храненiя и передать протоколъ сей въ Правленiе Лицея. ¦
¦ ¦
¦ (росписанiе см. въ приложенiи) ¦
¦ ¦
¦ 28-го Ноября 1870 года Слушали: 1, Предложенiе Г. Попечителя¦
¦Московскаго Учебнаго Округа отъ 20-го сего Ноября за N 4991-мъ, на имя¦
¦г. Директора Лицея: “Г. Министръ Народнаго Просвещенiя, вследствiе¦
¦представленiя моего и въ виду крайняго затрудненiя въ замещенiи кафедръ¦
¦въ Демидовскомъ Юридическомъ Лицее, испросилъ Высочайшее Его¦
¦Императорскаго Величества соизволенiе, которое последовало въ 9-й день¦
¦сего Ноября, как на утвержденiе сделанного г. Министромъ распоряженiя¦
¦о выдаче въ текущемъ году некоторымъ молодымъ людям, изъявившимъ желанiе¦
¦занять кафедры въ Лицее, воспособленiй для прiобретенiя ученыхъ степеней,¦
¦такъ и на выдачу сихъ воспособленiй и на будущее время, впредь¦
¦до замещенiя всехъ кафедръ въ Ли- ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Протокол заседания совета директоров ООО “Термика“

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Закрытое акционерное общество ¦
¦ “ТЕРМИКА“ ¦
¦ ¦
¦ Протокол ¦
¦ ¦
¦24.08.2004 14 ¦
¦---------- N ----¦
¦ ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦заседания Совета директоров ¦
¦ ¦
¦Председатель - Цицин А.Г. ¦
¦ ¦
¦Секретарь - Прохорова Т.А. ¦
¦ ¦
¦Присутствовали: Воробьев К.В., Сенина Е.О., Ярославцева Е.Н.,¦
¦Ярославцева Т.П. ¦
¦ ¦
¦ Повестка дня: ¦
¦ ¦
¦1. Об организации производственной деятельности Управления производства¦
¦и внедрения информационных систем. ¦
¦Доклад технического директора Воробьева К.В. ¦
¦2. О введении системы скидок для вузов на информационные системы по¦
¦документированному обеспечению управления и архивному делу. ¦
¦Доклад коммерческого директора Ярославцевой Е.Н. ¦
¦ ¦
¦1. Слушали: ¦
¦ Воробьева К.В. - в связи с увеличением объема производственной¦
¦деятельности и штатной численности Управления производства и внедрения¦
¦информационных систем на 3 единицы представил подготовленное предложение¦
¦по улучшению технического обеспечения управления (прилагается). ¦
¦ ¦
¦Выступили: ¦
¦ Цицин А.Г. - поддержал предложение Воробьева К.В. ¦
¦ ¦
¦Постановили: ¦
¦ 1.1. Произвести закупку 3-х компьютеров необходимой конфигурации для¦
¦Управления производства и внедрения информационных систем. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ 2 ¦
¦ ¦
¦ 1.2. Обеспечить рациональное распределение новых компьютеров между¦
¦сотрудниками отдела в соответствии с подготовленным предложением. ¦
¦ ¦
¦2. Слушали: ¦
¦ Ярославцеву Е.Н. - текст доклада прилагается. ¦
¦ ¦
¦Выступили: ¦
¦ Воробьев К.В. - поддержал предложение Ярославцевой Е.Н. ¦
¦ Ярославцева Т.П. - привела конкретные данные о применении системы ¦
¦скидок для вузов и учебных заведений. ¦
¦ ¦
¦Постановили: ¦
¦ Разработать Управлению сбыта информационных систем систему скидок для¦
¦вузов и учебных заведений на информационные системы по документированному¦
¦обеспечению управления и архивному делу. ¦
¦ ¦
¦Председатель Цицин А.Г. Цицин ¦
¦ ¦
¦Секретарь Прохорова Т.А. Прохорова¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 3

Важно, что понятие протокола, рассмотренное с позиции международной дипломатической практики и с позиции оформления коллегиально принятого решения, объединяет в себе требование к точности исполнения и внимание к деталям. В них - уважение к тому, ради чего задуман и исполняется протокол.

Литература

1. Блинников А.К., Бурцев Ю.В., Комин И.Г. и др. Протокол Российской Федерации / Под ред. В.Н. Шевченко. - М.: Издательство “ВАГРИУС“, 2000.

2. Энциклопедия делопроизводства // www.termika.ru.

Подготовлено
М.Ловчевой
К. э. н.

Подписано в печать
25.07.2008