В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Поощряем персонал

“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2008, N 7


ПООЩРЯЕМ ПЕРСОНАЛ


Поощрение - признание работодателем заслуг работника, знак благодарности и акт награждения за добросовестную работу. Оформление поощрения является функцией кадровой службы. Нормативно-методической базой поощрения является локальный нормативный акт, подробно регламентирующий вопросы поощрения. Если такого документа нет, то поощрение регулируется на основе отдельных положений правил внутреннего трудового распорядка. Поощрение отдельного работника оформляется приказом по унифицированной форме N Т-11, а поощрение группы работников - N Т-11а.

Поощрение персонала документируется в соответствии с требованиями УСОРД или УСПУД. В приказе необходимо указать мотив поощрения, например “в соответствии со ст. 191 ТК РФ за добросовестное исполнение работником трудовых обязанностей“. Целесообразно также точно указать, за какие именно достижения поощряется (“за образцовое выполнение трудовых обязанностей“, “за повышение производительности труда“ и т.д.). В соответствии со ст. 191 ТК РФ предусмотрены следующие формы поощрения: моральное поощрение (объявление благодарности, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии) и материальное поощрение (выдача премии, награждение ценным подарком и пр.).

В уставе предприятия, коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, положении о дисциплине или ином локальном нормативном акте следует описать предварительный этап поощрения (кто составляет представление на поощрение, в какие сроки после его получения кадровая служба готовит приказ и т.д.). В этих документах также могут быть введены дополнительные виды поощрения (например, занесение на Доску почета, награждение почетными дипломами, грамотами, присвоение почетных званий и т.д.).

Словарь кадрового делопроизводства. Локальные нормативные акты - документы, содержащие нормы трудового права, которые принимает работодатель в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Различные поощрения могут применяться одновременно, например объявление благодарности и выдача премии, и тогда в приказе указываются оба вида.

Процедура поощрения включает следующие этапы:

1) составление руководителем структурного подразделения представления о поощрении с указанием вида поощрения в соответствии с действующими нормативными актами;

2) согласование представления (согласование обоснования и вида поощрения) с профсоюзным органом, руководителем отдела, отвечающего за организацию заработной платы работников предприятия, главным бухгалтером, руководителем кадровой службы;

3) передача представления или выписки из протокола заседания профсоюзного органа руководителю организации для принятия решения;

4) при положительном решении - передача представления с резолюцией в кадровую службу для составления и оформления приказа;

5) составление сотрудником кадровой службы приказа по унифицированной или традиционной форме, формирование документа (при необходимости согласование черновика приказа с руководством организации);

6) визирование приказа у ответственных должностных лиц, подписание приказа руководителем организации, ознакомление работника с приказом, выдача по его просьбе заверенной копии приказа;

7) внесение записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;

8) внесение записи в учетные формы: личную карточку (Т-2/Т-2ГС), перестановка учетных карточек в картотеке;



9) внесение записи в трудовую книжку;

10) торжественное объявление приказа о поощрении, вручение ему премии, ценного подарка, помещение копии приказа на доску приказов организации.

Представление работника (группы работников) на поощрение (или докладная записка) имеет в содержательной части: Ф.И.О.; год рождения; образование; должность; структурное подразделение; стаж работы в организации; оценка производственной деятельности; мотив поощрения; основание; вид поощрения. Представления на поощрение составляют по инициативе руководства или профсоюзного органа, как правило, на нескольких работников одновременно. Подписывает представление на поощрение руководитель структурного подразделения.

Примерная форма представления на поощрение

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Управление производства Генеральному директору ¦
¦ и внедрения ¦
¦ информационных систем А.Г. Цицину ¦
¦ ¦
¦ Представление ¦
¦ ¦
¦ 20.09.2004 N 4 ¦
¦ ¦
¦ О премировании Гришиной С.Е. ¦
¦ ¦
¦ В связи с созданием информационного ресурса и выпуском¦
¦специализированного CD “Курская область“ для комитета по экономике и¦
¦развитию Курской области предлагаю премировать дизайнера Управления¦
¦производства и внедрения информационных систем Гришину Светлану¦
¦Евгеньевну (стаж работы на занимаемой должности - 3 года 10 месяцев). ¦
¦ ¦
¦Начальник Подпись К.В. Воробьев¦
L--------------------------------------------------------------------------

Приказ о поощрении состоит из вводной (где обосновываются мотивы и основания поощрения, высокие результаты деятельности и общественной активности поощряемого лица) и распорядительной части (где указывают вид поощрения (например, “объявить благодарность“, “наградить ценным подарком“); Ф.И.О. работника (если по форме Т-11а, то в алфавитном порядке); место работы; краткое формулирование мотива поощрения. Для формы Т-11а сведения группируют в таблице).

Приказ о поощрении может быть подготовлен непосредственным руководителем работника, выдвигающим предложение о поощрении. Также поощрение может быть инициировано службой управления персоналом, руководством организации (руководителя, его заместителей), трудовым коллективом.

Порядок издания приказа на поощрение состоит в следующем:

1) принятие решения о необходимости поощрения персонала, его целях, задачах, основных формах и видах (руководитель организации или иное уполномоченное им лицо);

2) составление и представление конкретного предложения о поощрении (руководитель подразделения, где трудится работник, заслуживший поощрение (составление), менеджер службы УП (оценка, подготовка документов), руководитель службы УП (виза), главный бухгалтер (виза, если поощрение материальное), директор (утверждение, издание приказа)).

При оформлении документов по форме Т-11 в строке “Основание“ указывается не только наименование документа, но и лицо, его подписавшее (должность, фамилия, инициалы), номер и дата. Допускается исключить из формы Т-11 реквизит “в сумме ____ руб. ____ коп.“, если поощрение выражается не в денежной форме. Пример формы Т-11 представлен на рис. 1.

Пример формы Т-11 о поощрении работника

Унифицированная форма N Т-11


---------¬
¦ Код ¦
+--------+
Форма по ОКУД ¦ 0301026¦
ООО “Саяны“ +--------+
----------------------------------------------- по ОКПО ¦18276345¦
наименование организации L---------

----------T-----------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+---------+-----------+
¦ 28 л/с ¦ 10.08.2007¦
ПРИКАЗ L---------+------------
(распоряжение)
о поощрении работника



----------------¬
¦Табельный номер¦
+---------------+
Павлова Ольга Викторовна ¦ 120 ¦
-------------------------------------------------L----------------
фамилия, имя, отчество
отдел рекламы и маркетинга
------------------------------------------------------------------
структурное подразделение
менеджер по рекламе
------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия)

за активное участие в организации выставки “Консалтинг-2007“
------------------------------------------------------------------
мотив поощрения
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

объявить благодарность
------------------------------------------------------------------
вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия
и др. - указать)
__________________________________________________________________

в сумме __________________________________________________________
прописью
__________________________________________________ руб. _____ коп.

(________ руб. ____ коп.)
цифрами

Основание: представление начальника отдела рекламы и маркетинга
------------------------------------------------------------------
Волкова А.Н. с резолюцией генерального директора
------------------------------------------------------------------

Генеральный
директор Карпов А.С. Карпов
Руководитель организации ----------- --------- -------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись

С приказом
(распоряжением) работник Павлова 10 августа 07
ознакомлен -------------------- “--“ ------- 20-- г.

личная подпись

Рис. 1

Форма Т-11а может быть использована, если к группе работников единовременно применяется только один вид поощрения. Пример формы Т-11а представлен на рис. 2.

Пример формы Т-11а о поощрении группы работников

Унифицированная форма N Т-11а

---------¬
¦ Код ¦
+--------+
Форма по ОКУД ¦ 0301027¦
Общество с ограниченной ответственностью +--------+
“Саяны“ по ОКПО ¦18276345¦
----------------------------------------------- L---------
наименование организации

----------T-----------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+---------+-----------+
¦ 29 л/с ¦ 10.08.2007¦
ПРИКАЗ L---------+------------
(распоряжение)
о поощрении работников



за активное участие в организации выставки “Консалтинг-2007“
------------------------------------------------------------------
мотив поощрения
__________________________________________________________________
вручить ценный подарок (часы)
------------------------------------------------------------------
вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия
и др. - указать)

Фамилия, имя,

отчество Табельный
номер Структурное
подразделение Должность
(специаль-
ность, про-
фессия) Сумма,

руб. С приказом
(распоряже-
нием) работ-
ник ознаком-
лен. Личная
подпись ра-
ботника.

1 2 3 4 5 6
Плахов Игорь
Викторович 24 отдел рекламы
и маркетинга старший
маркетолог 5000-00 Плахов
Зайцева Анна
Александровна 52 отдел рекламы
и маркетинга дизайнер 5000-00 Зайцева


Основание: представление начальника отдела рекламы и маркетинга
------------------------------------------------------------------
Волкова А.Н. с резолюцией генерального директора
------------------------------------------------------------------

Генеральный
директор Карпов А.С. Карпов
Руководитель организации ----------- --------- -------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись

Рис. 2

Согласно п. 24 Правил ведения трудовых книжек на основании приказа в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами ВТР организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

О.Малинина
К. э. н.,

эксперт консалтинговой группы
“ИМИКОР-КАРЬЕРА“

Подписано в печать
25.06.2008