В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Документационное обеспечение создания на предприятии Службы управления персоналом

“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2008, N 5


ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОЗДАНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ
СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ


Формирование Службы управления персоналом на предприятии необходимо начать с обоснования необходимости ее создания (реорганизации), расчета численности сотрудников Службы, разработки проекта штатного расписания Службы и подготовки проекта положения о Службе управления персоналом. Документационным обеспечением этих решений является разработка соответствующих документов: служебной записки с обоснованием необходимости создания Службы управления персоналом предприятия, расчета численности Службы, штатного расписания Службы и положения о Службе управления персоналом. В статье рассмотрен порядок и примеры оформления этих документов.

Первым шагом <1> к образованию Службы управления персоналом предприятия является подготовка служебной записки, в которой будет отражено обоснование необходимости создания на предприятии специализированного подразделения по работе с персоналом. Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер: в тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица.

--------------------------------
<1> В статье использованы материалы, представленные М.Ю.Рогожкиным в учебно-практическом пособии “Делопроизводство в кадровой службе“. 2-е изд., дополн. и перераб. - М.: ТК “Велби“, ПРОГРЕСС, 2008.

Словарь кадрового делопроизводства. Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Служебная записка - форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Представляет собой краткое официальное письмо, необходимое для обеспечения оперативного обмена документированной служебной информацией между сотрудниками одного предприятия (организации, учреждения) преимущественно на этапе принятия управленческих решений, в том числе и затрагивающих вопросы структурной реорганизации предприятия.

Служебная записка с обоснованием необходимости создания Службы управления персоналом, помимо своей основной функции - обеспечения оперативного обмена документированной служебной информацией, выполняет также функцию вспомогательную, фактически выступая в качестве документированного обоснования соответствующего управленческого решения. Образец и примерная форма такой записки представлены на рис. 1.

Пример служебной записки с обоснованием необходимости
создания Службы управления персоналом предприятия
на базе отдела кадров


--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Служебная записка ¦
¦ ¦
¦ Обоснование необходимости создания ¦
¦ Службы управления персоналом предприятия на базе отдела кадров ¦
¦ ¦
¦ 3 марта 2005 г. Основание: N Р-9090 от 25.02.2005¦
¦ ¦
¦ Первому заместителю директора предприятия ¦
¦ И.О. Фамилия ¦
¦ ¦
¦ В соответствии с распоряжением директора предприятия от 25 февраля¦
¦с.г. и параграфом 1 разд. V годовой программы организационного развития¦
¦предприятия мною во взаимодействии с юрисконсультом предприятия¦
¦подготовлено обоснование необходимости создания Службы управления¦
¦персоналом предприятия на базе сформированного ранее отдела кадров. При¦
¦подготовке обоснования были приняты во внимание: ¦
¦ 1. Общие показатели финансово-экономической деятельности предприятия¦
¦за 2004 г. (выписка из отчета планово-экономического отдела прилагается).¦
¦ 2. Данные об объеме и видах работ по управлению персоналом¦
¦предприятия, выполненных отделом кадров в 2004 г. (справка-доклад за¦
¦подписью начальника отдела кадров прилагается). ¦
¦ 3. Данные о выполнении норм времени сотрудниками отдела кадров по¦
¦основным видам работ за январь - февраль с.г. (служебная записка¦
¦заместителя начальника отдела кадров прилагается). ¦
¦ 4. ... ¦
¦ В свете изложенного представляется целесообразным создать в¦
¦управлении предприятия с 1 апреля 2005 г. на базе отдела кадров Службу¦
¦управления персоналом предприятия. Создание Службы обеспечит более¦
¦эффективное функционирование подсистемы управления персоналом предприятия¦
¦и системы управления предприятия в целом. Расчеты по комплектованию¦
¦Службы персоналом, ее обеспечению материальными ресурсами на 2004 г.¦
¦(помещениями, мебелью, техникой, расходными материалами, а также¦
¦денежными средствами) прилагаются. ¦
¦ При вашем согласии прошу утвердить прилагаемые к служебной записке¦
¦проекты штатного расписания, организационной структуры и численного¦
¦состава Службы управления персоналом предприятия, проект положения о¦
¦Службе и подписать соответствующий приказ о создании Службы (проект¦
¦прилагается). Одновременно прошу вас внести на рассмотрение ближайшего¦
¦заседания аттестационной комиссии предприятия вопрос о назначении¦
¦начальника Службы управления персоналом. ¦
¦ ¦
¦ Приложения: ... (по тексту). ¦
¦ ¦
¦ Заместитель директора предприятия по управлению персоналом ¦
¦ ¦
¦ Личная подпись И.О. Фамилия ¦
¦ Дата ¦
¦ ¦
¦ Замечания прилагаются ¦
¦ Юрисконсульт предприятия ¦
¦ ¦
¦ Личная подпись И.О. Фамилия ¦
¦ Дата ¦
¦ ¦
¦ И.О. Фамилия ¦
¦ 00.00.0000 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 1

Общие требования к подготовке служебной записки определены ГСДОУ и Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов. Эти требования конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству применительно к одному из видов служебных записок - пояснительной записке, в частности к составу и порядку оформления ее реквизитов.

Содержание служебной записки должно отвечать общим требованиям, предъявляемым к содержанию простых служебно-деловых писем. В частности, в содержании рассматриваемой служебной записки целесообразно излагать только ту информацию, которая имеет непосредственное отношение к теме (цели) документа - к обоснованию необходимости формирования (реорганизации) Службы управления персоналом предприятия. Объем содержания служебной записки не должен превышать 1 - 2 машинописных страниц (т.е. примерно 3000 - 3500 знаков).

Содержание служебной записки обычно излагается от первого лица единственного числа (“прошу“, “предлагаю“, “направляю“ и т.д.). Применительно к рассматриваемому варианту служебной записки это обусловлено закрытым характером ее содержания и тем, что указанный документ, как правило, подписывается только одним должностным лицом - ответственным исполнителем или его непосредственным начальником (начальником соответствующего структурного подразделения предприятия).

Структура служебной записки должна включать вступление, основной текст и заключение. Вступление служебной записки может содержать ссылку на письменное (документ) или устное распоряжение (указание) должностного лица предприятия, послужившее юридическим основанием для подготовки соответствующего обоснования. Основной текст служебной записки содержит:



- описание сути вносимых на рассмотрение руководителя предприятия (или иного должностного лица, в ведении которого находятся вопросы формирования Службы или ее структурной реорганизации) предложений по формированию Службы управления персоналом;

- обоснование в пользу оптимального, с точки зрения исполнителя документа, варианта соответствующего управленческого решения, включающее результаты проработки вопроса в контексте ранее принятых управленческих решений, исходные данные и расчеты, анализ исходных и расчетных данных, а также прогноз ожидаемого эффекта от реализации управленческого решения.

Заключение служебной записки обычно содержит выводы и предложения.

Состав и порядок оформления реквизитов любой служебной записки как официального документа определяются общими требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“ и Типовой инструкцией по делопроизводству, и применительно к служебной записке с обоснованием необходимости создания Службы управления персоналом предприятия включают:

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- адресат (15);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- отметка об исполнителе (27);

- идентификатор электронной копии документа (30).

Словарь кадрового делопроизводства. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Расчет численности - документ, определяющий общий численный состав структурного подразделения предприятия (в данном случае - службы персонала), исходя из объема возлагаемых на подразделение задач (видов работ) (как правило, на календарный год) и норм (нормативов) времени на их выполнение.

Организационная структура - это документ, устанавливающий количественный и качественный состав структурных подразделений службы персонала предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой.



Численный состав - это документ, устанавливающий количество и квалификацию работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) структурных подразделений службы персонала предприятия.

Наименование вида документа оформляется в двух межстрочных интервалах от верхней границы текстового поля листа писчей бумаги прописными буквами с выравниванием по центру без абзацного отступа. Выделяется полужирным шрифтом. Рекомендуемый размер шрифта для набора - 12 - 14, величина межстрочного интервала - 1,0 - 1,5, гарнитура - Times New Roman (Arial).

Заголовок к тексту оформляется в межстрочном интервале от предыдущего реквизита строчными буквами через интервал, выделяется полужирным шрифтом с выравниванием по центру без абзацного отступа. Точка в конце заголовка не ставится. Реквизит должен в краткой форме отражать его содержание, формулируется в предложном падеже (“О формировании...“).

Под датой документа в данном случае необходимо понимать дату завершения работы над документом. Оформляется в двух межстрочных интервалах от предыдущего реквизита с выравниванием по ширине без абзацного отступа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Для обозначения дня месяца и месяца используется две пары цифр, разделенных точкой, для обозначения года - четыре цифры, также отделенные точкой (от последней пары цифр).

Адресатом в рассматриваемом документе являются сведения о должности, инициалах и фамилии лица, которому предназначена служебная записка. Оформляется в межстрочном интервале от предыдущего реквизита строчными буквами с выравниванием по ширине без абзацного отступа. Формулируется в дательном падеже (“заместителю директора предприятия по управлению персоналом...“).

Текст документа оформляется в двух межстрочных интервалах от предыдущего реквизита строчными буквами с выравниваем по ширине с абзацным отступом 1,25 (1,27) см от левой границы поля.

Подпись оформляется в двух межстрочных интервалах от последней строки предыдущего реквизита с выравниваем по центру или от левого поля листа без абзацного отступа. Положение последней буквы фамилии должностного лица при расположении реквизита от левой границы поля листа определяется правой границей поля листа.

При подготовке служебной записки могут быть применены и некоторые другие реквизиты, например ссылка на регистрационный номер и дату документа (13), отметка о наличии приложения (21), визы согласования (24). Ссылка на регистрационный номер и дату документа в рассматриваемой ситуации возможна тогда, когда есть документ, во исполнение которого подготовлена служебная записка. Оформляется на уровне реквизита “Дата документа“ от правой границы поля листа. Включает регистрационный номер документа, во исполнение которого подготовлена служебная записка, и его дату. Отметка о наличии приложения оформляется в случае, если служебная записка имеет приложения. Приложением к служебной записке с обоснованием необходимости создания Службы управления персоналом на предприятии может стать документ “Расчет численности работников Службы управления персоналом“. Визы согласования оформляются в случае, если имеется необходимость в согласовании содержания служебной записки с другими должностными лицами. Реквизит включает должность лица, визирующего документ, его подпись и расшифровку подписи с указанием инициалов, фамилии лица и даты согласования. При наличии у лица, визирующего документ, замечаний (особого мнения) согласование оформляется следующим образом:

----------------------------------------¬
¦Замечания прилагаются ¦
¦ ¦
¦Юрисконсульт предприятия ¦
¦ ¦
¦Личная подпись И.О. Фамилия¦
¦ ¦
¦Дата ¦
L----------------------------------------

Документ “Расчет численности работников Службы управления персоналом“ может быть представлен в качестве приложения к служебной записке с обоснованием необходимости создания Службы управления персоналом. Исходные данные для расчета численности работников Службы предприятия включают:

- сведения о видах и объемах работ по управлению персоналом, реально выполняемые в предыдущий период или предполагаемые для выполнения;

- значения норм (нормативов) времени на выполнение соответствующих видов работ.

В качестве примера содержания такого документа рассмотрим исходные данные (в табличной форме) о видах работ по одной из функций управления персоналом предприятия - ведению кадрового учета и делопроизводства (табл. 1).

Таблица 1

Пример табличного представления исходных данных
для расчета численности работников
Службы управления персоналом предприятия


N
п/п Наименование вида
работы Номер
норматива Объем
за год Значение
нормы,



ч Затраты
времени,

чел.-ч
1. Обработка входящих
документов 3.1.2.1 10 док. 20 000 0,65 1 300
2. Обработка исходящих
документов 3.1.2.5 10 док. 20 000 0,80 1 600
3. Контроль исполнения
документов 3.1.3.1 10 док. 4 000 0,80 320
4. Разработка норм.-мет.

пособий 3.2.1.1 1 авт.л. 10 72,5 725
5. Исполнение тематич.

запросов 3.2.4.1 1 запр. 200 24,1 4 820
6. Проведение проверки
организации работы в
подразделениях 3.2.6.1 1 пров. 20 19,6 392

На основе исходных данных для расчета численности работников Службы определяются:

1. Совокупные (годовые) затраты времени (СЗВ) на выполнение работ по управлению персоналом предприятия - путем сложения значений затрат времени на выполнение каждого вида работ. В нашем примере СЗВ = 9157 чел.-ч.

2. Приведенные совокупные (годовые) затраты времени (СЗВп), т.е. затраты времени, в которых учитываются затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала - путем умножения значения СЗВ на коэффициент 1,1. В нашем примере СЗВп = 9157 x 1,1 = 10 072,7 = 10 073 чел.-ч.

3. Примерная численность персонала (Чсуп) Службы управления персоналом - путем деления значения СЗВп на значение показателя годового полезного фонда рабочего времени одного сотрудника. Если полезный фонд времени принять как 2006 часов в год, то Чсуп = 10 073 : 2006 = 5,021 = 5 специалистов.

На основе расчетных данных о примерной численности персонала Службы производится расчет потребности Службы управления персоналом предприятия в материальных ресурсах (помещениях, мебели, технике, расходных материалах и т.п.), а также в денежных средствах.

Таким образом, содержание и структуру документа “Расчет численности...“ образуют исходные данные и произведенные на их основе вычисления. Реквизитами рассматриваемого документа являются:

- наименование вида документа (10);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- визы согласования (24);

- отметка об исполнителе (27);

- идентификатор электронной копии документа (30).

Оформление документа “Расчет численности работников Службы управления персоналом“ следует начать с отметки “Приложение N ___“. Указанная отметка оформляется от верхней границы текстового поля листа писчей бумаги строчными буквами с выравниванием от правой границы поля. Прочие реквизиты “Расчета численности...“ оформляются с соблюдением стандартных требований, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению указанных реквизитов.

Если Служба управления персоналом предприятия включает несколько структурных подразделений, выполняющих в тесном взаимодействии друг с другом самостоятельные функции и задачи управления персоналом, то возникает необходимость в подготовке документов, определяющих организационную структуру органа, а также численный состав каждого из ее подразделений. Организационная структура и численный состав Службы управления персоналом предприятия устанавливаются исходя из целей Службы, объема и содержания возлагаемых на нее функций и задач, направленности и интенсивности, сложившихся на предприятии информационных (коммуникационных и документационных) потоков, а также организационных и материальных возможностей предприятия. Соответствующие документы, фиксирующие организационную структуру и численный состав Службы, тоже могут быть оформлены в виде приложений к служебной записке с обоснованием необходимости создания Службы управления персоналом предприятия.

Содержание документа “Организационная структура Службы управления персоналом“ образуют схема организации кадрового органа предприятия и пояснительный текст к ней. Структуру этого документа формируют абзацы пояснительного текста. Реквизитами документа являются:

- наименование вида документа (10);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- визы согласования (24);

- отметка об исполнителе (27);

- идентификатор электронной копии документа (30).

Перечисленные реквизиты, а также отметка “Приложение N ___“ оформляются с соблюдением требований, изложенных ранее.

В качестве самостоятельного элемента документа следует рассматривать схему организационной структуры. Схема включает заголовок, графическое изображение условных обозначений структурных подразделений и связей между ними, а также легенду (расшифровку условных обозначений).

Содержание документа “Численный состав Службы управления персоналом предприятия“ в соответствии с Методическими рекомендациями по унификации текстов представляется в виде таблицы, имеющей следующие графы:

Номер по
порядку Наименование и код
(условное обозначение)
структурного
подразделения,

наименование
должности работника
структурного
подразделения Квалификационная
категория
(руководитель,

специалист,

технический
исполнитель) Численность
работников
соответствующей
квалификационной
категории
структурного
подразделения
1 2 3 4




Структуру документа образуют расположенные в соответствующих графах таблицы данные, а реквизитами документа являются:

- наименование вида документа (10);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- визы согласования (24);

- отметка об исполнителе (27);

- идентификатор электронной копии документа (30).

Перечисленные реквизиты, а также отметка “Приложение N ___“ оформляются с соблюдением требований, изложенных ранее, и с учетом представления текста документа в виде таблицы.

Численный состав Службы управления персоналом должен быть зафиксирован в штатном расписании создаваемого подразделения.

Словарь кадрового делопроизводства. Штатное расписание Службы управления персоналом - это документ, устанавливающий численность структурных подразделений в составе Службы, количество и квалификацию работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по подразделениям и Службе в целом на календарный год.

Положение о Службе управления персоналом предприятия - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа, утверждаемый руководителем предприятия.

Инструкция - это правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Порядок подготовки штатного расписания регламентируется Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В соответствии с указанной Инструкцией штатное расписание Службы управления персоналом предприятия составляется по установленной форме и ежегодно утверждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание в течение года вносятся в процессе организационного развития Службы распоряжением руководителя предприятия.

Унифицированная форма штатного расписания (форма N Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 и представляет собой комбинацию трафаретного текста и таблицы.

Примечание. Порядок оформления штатного расписания организации и пример см. в статье В. Янковой “Неоднозначность формы Т-3“. “Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2008, N 4.

Содержание штатного расписания Службы включает:

- перечень структурных подразделений в составе органа;

- перечень должностей работников органа;

- сведения о количестве должностей (штатных единиц);

- сведения о должностных окладах работников органа;

- сведения о надбавках, установленных к должностным окладам работников органа;

- сведения о месячном фонде заработной платы органа.

Структуру документа образуют расположенные в соответствующих полях трафаретного текста и графах таблицы данные. Реквизитами документа являются:

- код формы документа (07);

- наименование предприятия (08);

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- визы согласования (24);

- оттиск печати (25);

- отметка об исполнителе (27);

- идентификатор электронной копии документа (30).

Оформление реквизитов штатного расписания производится с учетом способа расположения, предусмотренного на бланке формы N Т-3.

Регистрационный номер документа составляет порядковый номер штатного расписания. Гриф утверждения оформляется словом “Утверждаю“ (без кавычек) с указанием наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Оттиск печати проставляется поверх отметки М.П. (место печати) или таким образом, чтобы внутри оттиска оказались начальные буквы наименования должности лица, утвердившего документ. Остальные реквизиты штатного расписания Службы управления персоналом оформляются с соблюдением требований, предъявляемых к оформлению штатного расписания организации.

Общая организация повседневной деятельности Службы управления персоналом предприятия и входящих в нее структурных подразделений регламентируется особыми документами - положениями.

Общий порядок разработки Положения о Службе управления персоналом предприятия, включая требования к ею содержанию, структуре и оформлению, определен Типовой инструкцией по делопроизводству, Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов, а также ГОСТ Р 6.30-2003.

Содержание Положения излагается в последовательности “от главного к второстепенному“. Центральное место в содержании документа отводится вопросам статуса Службы в интегрированной системе управления предприятия, раскрытию основных направлений ее деятельности, общей организации руководства Службой. Текст содержания документа излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок к тексту Положения формулируется в предложном падеже.

Структура Положения о Службе управления персоналом предприятия включает следующие основные разделы:

Раздел 1. Общие положения.

Раздел 2. Задачи Службы управления персоналом.

Раздел 3. Функции Службы управления персоналом.

Раздел 4. Права Службы управления персоналом.

Раздел 5. Ответственность Службы управления персоналом.

Раздел 6. Взаимоотношения Службы управления персоналом (взаимодействие Службы с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия).

С целью более полного учета специфики организации и содержания деятельности Службы управления персоналом предприятия указанная структура может быть дополнена и другими разделами - например, такими как “Управление Службой“ и “Заключительные положения“. Реквизитами документа являются:

- эмблема предприятия (03);

- код формы документа (07);

- наименование предприятия (08);

- наименование вида документа (10);

- дата документа (11);

- регистрационный номер документа (12);

- место составления (издания) документа (14);

- гриф утверждения документа (16);

- заголовок к тексту (18);

- текст документа (20);

- подпись (22);

- визы согласования документа (24);

- отметка об исполнителе (27);

- идентификатор электронной копии документа (30).

Оформление перечисленных реквизитов производится на общем бланке предприятия, пример документа представлен на рис. 2.

Пример оформления титульного листа Положения
о Службе управления персоналом предприятия


--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ Эмблема ¦
¦ предприятия Утверждаю ¦
¦ Начальник Службы ¦
¦ управления персоналом ¦
¦ ¦
¦ Закрытое акционерное общество Подпись Дата И.О. Фамилия ¦
¦ “Вертэкс Лтд.“ ¦
¦ ¦
¦ Положение ¦
¦ о Службе управления персоналом ¦
¦ ¦
¦ 00.00.0000 N г. Кострома ¦
¦ ¦
¦ I. Общие положения. ¦
¦ 1.1. Текст... ¦
¦ 1.1.1. ... ¦
¦ 1.2. ... ¦
¦ II. Задачи Службы управления персоналом. ¦
¦ 2.1. Текст... ¦
¦ 2.1.1. ... ¦
¦ 2.2. ... ¦
¦ III. Функции Службы управления персоналом. ¦
¦ 3.1. Текст... ¦
¦ 3.1.1. ... ¦
¦ 3.2. ... ¦
¦ IV. Права Службы управления персоналом. ¦
¦ 4.1. Текст... ¦
¦ 4.1.1. ... ¦
¦ 4.2. ... ¦
¦ V. Ответственность Службы управления персоналом. ¦
¦ 5.1. Текст... ¦
¦ 5.1.1. ... ¦
¦ 5.2. ... ¦
¦ VI. Взаимоотношения Службы управления персоналом ¦
¦ 6.1. ... ¦
¦ ¦
¦ (И т.д.) ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 2

Подготовка Положения о Службе управления персоналом осуществляется с учетом статуса структурного подразделения - его места в системе управления персоналом предприятия, а также его функционального назначения. Положение утверждается руководителем этой Службы.

Если руководством предприятия одобрено обоснование необходимости создания Службы управления персоналом, издается приказ о создании Службы (рис. 3) и приказ о назначении должностных лиц Службы управления персоналом предприятия (рис. 4), приложением к которому утверждается и должностная инструкция начальника Службы управления персоналом.

Пример приказа о создании
Службы управления персоналом предприятия


--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦(эмблема предприятия) ¦
¦ Открытое акционерное общество “Промстрой“ ¦
¦ ¦
¦ Приказ ¦
¦“30“ июня 2005 г. N 543-П¦
¦ г. Курган ¦
¦ ¦
¦ О создании Службы управления персоналом ¦
¦ ¦
¦ В соответствии с Программой организационного развития предприятия¦
¦(разд. V - “Оптимизация системы управления персоналом“) на 2005 г.¦
¦приказываю: ¦
¦ 1. Создать на предприятии с 1 июля 2005 г. на базе отдела кадров¦
¦Службу управления персоналом. Утвердить штатное расписание Службы на 2005¦
¦г. (приложение N 1 к настоящему приказу). ¦
¦ 2. Установить на 2005 г. следующую организационную структуру Службы¦
¦управления персоналом: административная группа; группа делопроизводства;¦
¦группа рекрутинга; группа мотивации; группа адаптации; группа тренинга;¦
¦группа контроллинга; группа ротации. ¦
¦ Установить штатную численность Службы управления персоналом на 2005¦
¦г.в количестве 38 чел. ¦
¦ 3. Утвердить Положение о Службе управления персоналом (приложение N 2¦
¦к настоящему приказу). ¦
¦ 4. Утвердить схему организационно-информационного взаимодействия¦
¦Службы управления персоналом с другими структурными подразделениями¦
¦(должностными лицами) предприятия (приложение N 3 к настоящему приказу). ¦
¦ 5. Вопросы материального обеспечения повседневной деятельности Службы¦
¦управления персоналом возложить на заместителя генерального директора по¦
¦материально-техническому и административно-хозяйственному обеспечению -¦
¦начальника службы МТАХО О.Е. Мартыненко. ¦
¦ 6. Признать утратившим силу приказ генерального директора предприятия¦
¦от 28 декабря 2003 г. N 1102-П “О создании отдела кадров“. ¦
¦ 7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на¦
¦заместителя генерального директора предприятия по управлению И.А.¦
¦Гречнева. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор подпись Б.Ю. Акимов ¦
¦Первый заместитель генерального директора подпись Р.О. Есьман ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 3

Пример приказа о назначении должностных лиц
Службы управления персоналом предприятия


--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦(эмблема предприятия) ¦
¦ Открытое акционерное общество “Промстрой“ ¦
¦ ¦
¦ Приказ ¦
¦“30“ июня 2005 г. N 544-П¦
¦ г. Курган ¦
¦ ¦
¦ О назначении должностных лиц Службы управления персоналом ¦
¦ ¦
¦ В связи с созданием на предприятии с 1 июля 2005 г. Службы управления¦
¦персоналом приказываю: ¦
¦ 1. Нижепоименованных работников предприятия назначить: ¦
¦ 1.1. Жаркова Игоря Станиславовича - начальником Службы управления¦
¦персоналом, освободив его от обязанностей начальника отдела кадров. ¦
¦ Установить И.С. Жаркову должностной оклад в размере 27 750 руб. ¦
¦ 1.2. Харитонову Ираиду Степановну - заместителем начальника Службы¦
¦управления персоналом, освободив ее от должности заместителя начальника¦
¦отдела кадров. ¦
¦ Установить И.С. Харитоновой должностной оклад в размере 16 750 руб. ¦
¦ 2. Заместителю генерального директора по управлению И.А. Гречневу до¦
¦5 июля 2005 г. обеспечить внесение необходимых изменений в личные дела¦
¦И.С. Жаркова и И.С. Харитоновой, иную учетную документацию. ¦
¦ 3. Утвердить должностную инструкцию начальника Службы управления¦
¦персоналом (приложение N ___ к настоящему приказу). ¦
¦ 4. Начальнику кадровой службы И.С. Жаркову до 1 августа 2005 г.¦
¦обеспечить разработку и введение в действие должностных инструкций¦
¦руководящего состава работников Службы, иной документации Службы. ¦
¦ 5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на¦
¦заместителя генерального директора предприятия по управлению И.А.¦
¦Гречнева. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор подпись Б.Ю. Акимов ¦
¦Первый заместитель генерального директора подпись Р.О. Есьман ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 4

Разработку и введение в действие должностных инструкций других должностей кадрового состава работников Службы оформляют с учетом стандартных требований, предъявляемых к структуре и содержанию должностных инструкций.

Примечание. Порядок оформления должностной инструкции и пример см. в статье Л. Ивановской “Должностная инструкция: традиционный и неформальный подход к оформлению“. “Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2008, N 4.

Для разработки квалификационных требований и должностных инструкций сотрудников Службы управления персоналом организации рекомендуется принять во внимание типовой состав функций работников Службы (Приложение N 1) и типовые требования к квалификации (Приложение N 2).


Приложение 1

Должностные обязанности работников
службы управления персоналом организации

Заместитель директора предприятия по персоналу
(руководитель Службы управления персоналом)


- Организует управление формированием, использованием и развитием персонала предприятия на основе максимальной реализации трудового потенциала каждого работника.

- Возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений в соответствии со стратегией развития предприятия и мер по ее реализации.

- Принимает участие в разработке бизнес-планов предприятия в части обеспечения его трудовыми ресурсами.

- Организует проведение исследований, разработку и реализацию комплекса планов и программ по работе с персоналом с целью привлечения и закрепления на предприятии работников требуемых специальностей и квалификации на основе применения научных методов прогнозирования и планирования потребности в кадрах, с учетом обеспечения сбалансированности развития производственной и социальной сферы, рационального использования кадрового потенциала с учетом перспектив его развития и расширения самостоятельности в новых экономических условиях.

- Проводит работу по формированию и подготовке резерва кадров для выдвижения на руководящие должности на основе политики планирования карьеры, создания системы непрерывной подготовки персонала.

- Организует и координирует разработку комплекса мер по повышению трудовой мотивации работников всех категорий на основе реализации гибкой политики материального стимулирования, улучшения условий труда, повышения его содержательности и престижности, реорганизации структур и штатов, укрепления дисциплины труда.

- Определяет направления работы по управлению социальными процессами на предприятии, созданию благоприятного социально-психологического климата в коллективе, стимулированию и развитию фактического участия работников в управлении производством, созданию социальных гарантий, условий для утверждения здорового образа жизни, повышения содержательности использования свободного времени трудящихся в целях повышения их трудовой отдачи.

- Обеспечивает организацию и координацию проведения исследований по созданию нормативно-методической базы управления персонала по изучению и обобщению передового опыта в области нормирования и организации труда, оценки персонала, профотбора и профориентации, внедрение методических и нормативных разработок в практику.

- Контролирует соблюдение норм трудового законодательства в работе с персоналом.

- Консультирует вышестоящее руководство, а также руководителей подразделений по всем вопросам, связанным с персоналом.

- Обеспечивает периодическую подготовку и своевременное предоставление аналитических материалов по социальным и кадровым вопросам на предприятии, составление прогнозов развития персонала, выявление возникающих проблем и подготовку возможных вариантов их решения.

- Обеспечивает постоянное совершенствование процессов управления персоналом предприятия на основе внедрения социально-экономических и социально-психологических методов управления, передовых технологий кадровой работы, создания и ведения банка данных персонала, стандартизации и унификации кадровой документации, применения средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

- Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности структурных подразделений предприятия, обеспечивающих управление персоналом.

- Организует проведение необходимого учета и составления отчетности.

Начальник отдела кадров

- Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

- Организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

- Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.

- Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.

- Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.

- Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

- Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.

- Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

- Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

- Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения.

- Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем “АСУ-кадры“ и автоматизированию рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.

- Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

- Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

- Проводит систематический анализ кадровой работы предприятия, разрабатывает предложения по ее улучшению.

- Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

- Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

- Руководит работниками отдела.

Начальник отдела подготовки кадров

- Обеспечивает постоянное повышение уровня профессиональных знаний, умений и навыков работников предприятия в соответствии с целями и стратегией предприятия, кадровой политикой, направлениями и уровнем развития техники, технологии и организации управления, освоением новых видов изделий, работ (услуг), имеющимися ресурсами и интересами работников для достижения и поддержания высокой эффективности труда по производству конкурентоспособной продукции.

- Обеспечивает создание и эффективное функционирование системы непрерывного обучения всех категорий работников предприятия.

- Принимает участие в разработке стратегии развития персонала предприятия, программ профессионального развития.

- На основе анализа общей потребности предприятия в кадрах определенного уровня и профиля подготовки, заявок структурных подразделений, с учетом результатов аттестации и индивидуальных планов развития работников осуществляет планирование их подготовки, переподготовки и повышения квалификации, определяет направления, формы, методы и сроки обучения.

- Обеспечивает заключение договоров с учреждениями профессионального образования, курсами повышения квалификации, предприятиями, в том числе зарубежными, по обучению и стажировке персонала, определение затрат на обучение, организует направление работников на учебу в соответствии с заключенными договорами, оформляет необходимые документы направляемым на обучение за рубеж.

- Осуществляет организационно-методическое руководство, оснащение и развитие материальной базы учреждений профессионального образования и курсов повышения квалификации, входящих в структуру предприятия, внедрение в учебный процесс автоматизированных средств обучения и различных типов автоматизированных тренажерных комплексов по новой технике и новым технологическим процессам.

- Организует подбор кадров преподавателей, мастеров производственного обучения, наставников молодежи и инструкторов из числа специалистов и высококвалифицированных рабочих, в соответствии с учебными программами устанавливает режим занятий для всех видов профессионального обучения кадров.

- Руководит работой по профессиональной ориентации молодежи и организации профотбора, использованию научных методов отбора контингента для обучения массовым профессиям и специальностям, осуществляет связь со службами профориентации.

- Обеспечивает функционирование системы адаптации молодых специалистов и рабочих на производстве, включая подготовку специальных изданий и другой информации о предприятии, проведение “дней открытых дверей“, церемоний поступления на работу, реализацию программ практического обучения, развитие наставничества.

- Организует производственную практику студентов и учащихся.

- Обеспечивает заключение трудовых соглашений с преподавателями и инструкторами производственного обучения, составление документов на оплату труда за обучение и руководство производственной практикой.

- Обеспечивает контроль за систематичностью и качеством проводимых занятий, успеваемостью учащихся, соблюдением сроков обучения, выполнением учебных планов и программ, правильностью ведения установленной документации.

- Разрабатывает меры по повышению профессиональной подготовки и педагогической квалификации наставников, преподавателей и инструкторов производственного обучения.

- Организует работу по анализу качественных результатов обучения и его эффективности, разработке предложений по совершенствованию форм и методов обучения и повышения квалификации, мер по устранению имеющихся недостатков с учетом пожеланий работников предприятия, проходящих обучение.

- Контролирует соблюдение социальных гарантий работников в период прохождения обучения (сохранение стажа, предоставление сокращенного рабочего дня, оплачиваемых отпусков и т.д.), создание необходимых условий для обучения без отрыва от производства.

- Обеспечивает правильное расходование средств на обучение в соответствии с утвержденными сметами и финансовыми планами предприятия, а также составление установленной отчетности по подготовке и повышению квалификации кадров.

- Руководит работниками отдела.

Инженер по подготовке кадров

- Организует профессиональное обучение рабочих и повышение квалификации руководящих работников и специалистов (подготовку, переподготовку и повышение квалификации рабочих кадров на производстве и в средних профессиональных учебных заведениях, экономическую учебу, практическое обучение учащихся и молодых специалистов в период прохождения ими стажировки, а также производственной практики студентов и учащихся).

- Исходя из потребности предприятия в квалифицированных кадрах и с учетом требований рыночной экономики разрабатывает проекты перспективных и текущих планов подготовки кадров, повышения квалификации и мастерства работающих с необходимыми обоснованиями и расчетами.

- Устанавливает контакты с учебными заведениями, оформляет договоры на подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников предприятия.

- Составляет графики направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации в соответствии с заключенными договорами, контролирует их выполнение.

- Принимает участие в работе по профессиональной ориентации молодежи, а также в разработке учебно-методической документации (учебных планов и программ профессионального развития, пособий и рекомендаций, расписаний занятий учебных групп и т.д.).

- Осуществляет руководство учебно-методической работой по всем видам и формам подготовки и повышения квалификации кадров на производстве.

- Подбирает кадры преподавателей и инструкторов из числа специалистов и высококвалифицированных рабочих с последующим утверждением их в установленном порядке, комплектует учебные группы.

- Контролирует систематичность и качество проводимых занятий, успеваемость учащихся, соблюдение сроков обучения, выполнение учебных планов и программ, правильность ведения установленной документации.

- Выполняет работу по обеспечению учебного процесса необходимой методической литературой, а также оснащению учебных и методических кабинетов оборудованием, техническими средствами обучения, инвентарем, наглядными пособиями, а также внедрению в учебный процесс автоматизированных средств и современных активных методов обучения.

- Участвует в проведении итоговых занятий, экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства рабочих.

- Организует лекции и доклады, проведение семинаров и консультаций в целях повышения уровня профессиональной подготовки наставников, преподавателей и инструкторов.

- Подготавливает трудовые договоры (контракты) с преподавателями и инструкторами, составляет сметы затрат на подготовку и повышение квалификации кадров, оплату труда за обучение кадров и руководство производственной практикой, контролирует правильность использования средств на эти цели.

- Участвует в осуществлении контроля за посещаемостью занятий и успеваемостью работников, обучающихся на курсах и в учебных заведениях без отрыва от производства, подготовкой и повышением квалификации специалистов в системе среднего и высшего профессионального образования, а также институтов и курсов повышения квалификации.

- Принимает участие в организации работы квалификационных комиссий и учебно-методического совета предприятия по профессиональному обучению рабочих на производстве, в реализации их решений, разработке мер, способствующих росту производительности труда за счет повышения квалификации и мастерства работников.

- Постоянно совершенствует формы и методы профессионального обучения и повышения квалификации кадров на производстве, обобщает и распространяет передовой опыт в этой области.

- Анализирует качественные показатели результатов обучения и его эффективность (изменение профессионально-квалификационного и должностного состава рабочих и служащих, рост производительности труда, заработной платы и т.д.), ведет установленную отчетность.

Инспектор по кадрам

- Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

- Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.

- Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

- Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

- Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

- Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

- Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.

- Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

- Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.

- Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

- Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

- Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

- Составляет установленную отчетность.

Специалист по кадрам

- Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

- Принимает участие в работе по поиску, отбору, расстановке кадров.

- Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.

- Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.

- Информирует работников предприятия об имеющихся вакансиях.

- Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.

- Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.

- Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.

- Принимает участие в организации работы, методического и информационного обеспечения квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.

- Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

- Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работниками другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.

- Составляет установленную отчетность.

Менеджер по персоналу

- Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия (учреждения, организации) и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников.

- Обеспечивает укомплектование предприятия (учреждения, организации) работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации.

- Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами.

- Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников.

- Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.

- Доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников.

- Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсное замещение вакантных должностей.

- Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников.

- Разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста.

- Консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом.

- Принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов.

- Составляет и оформляет трудовые договоры и контракты, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию.

- Осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.

Инспектор по контролю исполнения поручений

- Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия.

- Проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.

- Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.

- Ведет оперативный учет прохождения документов.

- Определяет причины несвоевременного выполнения поручений.

- Информирует руководителя предприятия о состоянии их исполнения.

- Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии, разработке мероприятий по рационализации документооборота.

Архивариус

- Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

- Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

- Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

- Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

- В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

- Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

- Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

- Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

- Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

- Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещения архива.

- Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

- Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Делопроизводитель

- Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

- В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки и создает банк данных.

- Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

- Отправляет исполненную документацию по адресатам.

- Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

- Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

- Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

- Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Машинистка

- Выполняет машинописные работы (включая подготовку матриц для получения копий материала) с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных систем.

- Воспроизводит на пишущей машине записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатает под диктовку.

- Следит за состоянием пишущей машины, обеспечивает сохранность и правильный уход за ней.

Приложение 2

Квалификационные требования к должностям работников
службы управления персоналом


Наименование
должности Требования к занятиям
и теоретической подготовке
работника, занимающего
данную должность Требования к квалификации
работника, занимающего данную
должность
Требуемое
образование Требования к
стажу работы
Заместитель
директора
предприятия
по персоналу
(руководитель
Службы
управления
персоналом) Законодательные и
нормативные правовые акты;

методические материалы,

касающиеся вопросов труда и
социального развития; цели,

стратегию развития и
бизнес-план предприятия;

профиль, специализацию и
особенности структуры
предприятия; методику
планирования и
прогнозирования
потребности в персонале;

методы анализа
количественного и
качественного состава
работающих; систему
стандартов по труду,

трудовых и социальных
нормативов; порядок
заключения трудовых
договоров, тарифных
соглашений и регулирования
трудовых споров; трудовое
законодательство;

экономику, социологию и
психологию труда;

современные теории
управления персоналом и
его мотивации; формы и
системы оплаты труда, его
стимулирования; методы
оценки работников и
результатов их труда;

передовые технологии
кадровой работы;

стандарты и унифицированные
формы кадровой
документации; основы
технологии производства;

экономику и организацию
производства; средства
вычислительной техники,

коммуникаций и связи;

правила и нормы охраны
труда Высшее
профессиональное
образование Стаж работы по
специальности
на руководящих
и других
должностях по
управлению
персоналом не
менее 5 лет
Начальник
отдела кадров Законодательные и
нормативные правовые акты,

методические материалы по
управлению персоналом;

трудовое законодательство;

структуру и штаты
предприятия, его профиль,

специализацию и перспективы
развития; кадровую политику
и стратегию предприятия;

порядок составления
прогнозов, определения
перспективной и текущей
потребности в кадрах;

источники обеспечения
предприятия кадрами;

состояние рынка труда,

системы и методы оценки
персонала, методы анализа
профессионально-
квалификационной структуры
кадров; порядок оформления,

ведения и хранения
документации, связанной
с кадрами и их движением;

порядок формирования и
ведения банка данных о
персонале предприятия;

организацию табельного
учета; методы учета
движения кадров, порядок
составления установленной
отчетности, возможности
использования современных
информационных технологий
в работе кадровых служб;

передовой отечественный
и зарубежный опыт работы
с персоналом; основы
социологии, психологии и
организации труда; основы
профессиографии; основы
профориентационной работы;

основы экономики,

организации производства и
управления; средства
вычислительной техники,

коммуникации и связи;

правила и нормы охраны
труда Высшее
профессиональное
образование Стаж работы по
организации
управления
кадрами на
инженерно-
технических и
руководящих
должностях не
менее 5 лет
Начальник
отдела
подготовки
кадров Законодательные и
нормативные акты,

методические материалы
по подготовке и повышению
квалификации кадров;

структуру и штаты
предприятия, его профиль,

специализацию и перспективы
его развития; кадровую
политику и стратегию
предприятия; порядок
составления планов
подготовки, переподготовки
и повышения квалификации
кадров, учебных планов и
программ и другой
учебно-методической
документации; организацию
процесса непрерывного
обучения работников;

прогрессивные формы, методы
и средства обучения;

порядок заключения
договоров с учебными
заведениями и трудовых
соглашений с
преподавателями и
наставниками; порядок
финансирования затрат на
обучение; методы анализа
эффективности подготовки
и повышения квалификации;

организацию работы по
профориентации и
профотбору; порядок ведения
учета и составления
отчетности по подготовке и
повышению квалификации
кадров; основы социологии,

психологии и организации
труда; основы трудового
законодательства; основы
экономики, организации
производства и управления;

средства вычислительной
техники, коммуникаций и
связи; правила их
эксплуатации; правила и
нормы охраны труда Высшее
профессиональное
образование Стаж работы
по подготовке
кадров на
инженерно-
технических и
руководящих
должностях не
менее 5 лет
Инженер по
подготовке
кадров I
категории Законодательные и
нормативные правовые акты,

методические материалы по
вопросам подготовки и
повышения квалификации
кадров на производстве;

структуру и штат
предприятия, профиль,

специализацию и перспективы
его развития; кадровую
политику и стратегию
предприятия; основные
технологические процессы
производства продукции
предприятия; формы, виды и
методы профессионального
обучения; порядок
разработки планов
подготовки, переподготовки
и повышения квалификации
кадров, учебных планов и
программ, другой
учебно-методической
документации; порядок
оформления договоров с
учебными заведениями;

порядок составления смет
затрат на подготовку и
повышение квалификации
кадров и оформления
трудовых договоров
(контрактов) с
преподавателями и
инструкторами;

прогрессивные формы, методы
и средства обучения;

порядок финансирования
затрат на обучение;

организацию работы по
профориентации и
профотбору; систему оплаты
труда преподавателей и
инструкторов; порядок
ведения учета и составления
отчетности по подготовке и
повышению квалификации
кадров; основы педагогики,

социологии и психологии;

основы экономики,

организации производства,

труда и управления;

трудовое законодательство;

правила и нормы охраны
труда Высшее
профессиональное
(техническое или
инженерно-
экономическое)
образование Стаж работы в
должности
инженера по
подготовке
кадров II
категории не
менее 3 лет
Инженер по
подготовке
кадров II
категории То же Стаж работы в
должности
инженера по
подготовке
кадров либо
других
инженерно-
технических
должностях,

замещаемых
специалистами
с высшим проф-
образованием,

не менее 3 лет
Инженер по
подготовке
кадров То же Без
предъявления
требований к
стажу работы
Среднее
профессиональное
(техническое или
инженерно-
экономическое)
образование Стаж работы в
должности
техника I
категории не
менее 3 лет
или других
должностях,

замещаемых
специалистами
со средним
проф-
образованием,

не менее 5 лет
Инспектор по
кадрам Законодательные и
нормативные правовые акты,

методические материалы по
ведению документации по
учету и движению персонала;

трудовое законодательство;

структуру и штаты
предприятия; порядок
оформления, ведения и
хранения трудовых книжек и
личных дел работников
предприятия; порядок
установления наименований
профессий рабочих и
должностей служащих, общего
и непрерывного стажа
работы, льгот, компенсаций,

оформления пенсий
работникам; порядок учета
движения кадров и
составления установленной
отчетности; порядок ведения
банка данных о персонале
предприятия; основы
делопроизводства; средства
вычислительной техники,

коммуникаций и связи;

основы трудового
законодательства; правила и
нормы охраны труда Среднее
профессиональное
образование Без
предъявления
требований к
стажу работы
Начальное
профессиональное
образование,

специальная
подготовка по
установленной
программе Стаж работы по
профилю не
менее 3 лет, в
том числе на
данном
предприятии не
менее 1 года
Специалист по
кадрам Законодательные и
нормативные правовые акты,

методические материалы по
управлению персоналом;

трудовое законодательство;

структуру и штаты
предприятия, его профиль,

специализацию и перспективы
развития; порядок
определения перспективной и
текущей потребности в
кадрах; источники
обеспечения предприятия
кадрами; методы анализа
профессионально-
квалификационной
структуры кадров; положения
о проведении аттестации и
квалификационных испытаний;

порядок избрания
(назначения) на должность;

порядок оформления, ведения
и хранения документации,

связанной с кадрами и их
движением; порядок
формирования и ведения
банка данных о персонале
предприятия; порядок
составления отчетности по
кадрам; основы психологии и
социологии труда; основы
экономики, организации
труда и управления;

трудовое законодательство;

средства вычислительной
техники, коммуникаций и
связи; правила и нормы
охраны труда Высшее
профессиональное
образование Без
предъявления
требований к
стажу работы
Менеджер по
персоналу Законодательные и
нормативные правовые акты,

регламентирующие
деятельность предприятия
(учреждения, организации)
по управлению персоналом;

законодательство о труде;

основы рыночной экономики,

предпринимательства и
ведения бизнеса;

конъюнктуру рынка рабочей
силы и образовательных
услуг; порядок
ценообразования и
налогообложения; основы
маркетинга; современные
концепции управления
персоналом; основы трудовой
мотивации и системы оценки
персонала; формы и методы
обучения и повышения
квалификации кадров;

порядок разработки трудовых
договоров (контрактов);

методы и организацию
менеджмента; основы
технологии производства
и перспективы развития
предприятия (учреждения,

организации), структуру
основных подразделений
и их кадровый состав;

основы общей и социальной
психологии, социологии и
психологии труда; основы
производственной
педагогики; этику делового
общения; передовой
отечественный и зарубежный
опыт в области управления
персоналом; основы
организации
делопроизводства;

методы обработки информации
с применением современных
технических средств,

коммуникаций и связи,

вычислительной техники;

правила и нормы охраны
труда Высшее
профессиональное
образование (по
специальности
“менеджмент“)
или высшее
профессиональное
образование и
дополнительная
подготовка в
области
менеджмента Стаж работы по
специальности
не менее 2 лет
Инспектор по
контролю
исполнения
поручений Постановления,

распоряжения, приказы,

методические и нормативные
материалы по организации
делопроизводства на
предприятии; формы и методы
контроля исполнения
документов; структуру
предприятия и его
подразделений; стандарты
унифицированной системы
делопроизводства,

организационно-
распорядительную
документацию; основы
трудового законодательства;

основы экономики,

организации труда и
управления; средства
вычислительной техники,

коммуникаций и связи;

правила и нормы охраны
труда Среднее
профессиональное
образование Без
предъявления
требований к
стажу работы
Начальное
профессиональное
образование,

специальная
подготовка по
установленной
программе Стаж работы по
профилю не
менее 3 лет, в
том числе на
данном
предприятии не
менее 1 года
Архивариус Нормативные правовые акты,

положения, инструкции,

другие руководящие
материалы и документы по
ведению архивного дела на
предприятии; порядок приема
и сдачи документов в архив,

их хранения и пользования
ими; Единую государственную
систему делопроизводства;

порядок составления
описаний документов
постоянного и временного
хранения и актов об
уничтожении документов;

порядок оформления дел и их
подготовки к хранению и
использованию; порядок
ведения учета и составления
отчетности; структуру
предприятия; основы
организации труда; правила
эксплуатации технических
средств; основы трудового
законодательства; правила
внутреннего трудового
распорядка, правила и нормы
охраны труда Начальное
профессиональное
образование Без
предъявления
требований к
стажу работы
Среднее (полное)
общее
образование и
специальная
подготовка по
установленной
программе Без
предъявления
требований к
стажу работы
Дело-
производитель Нормативные правовые акты,

положения, инструкции,

другие руководящие
материалы и документы по
ведению делопроизводства на
предприятии; основные
положения Единой
государственной системы
делопроизводства; структуру
предприятия и его
подразделений; стандарты
унифицированной системы
организационно-
распорядительной
документации; порядок
контроля за прохождением
служебных документов и
материалов; основы
организации труда; правила
эксплуатации вычислительной
техники; основы
законодательства о труде;

правила внутреннего
трудового распорядка;

правила и нормы охраны
труда Начальное
профессиональное
образование Без
предъявления
требований к
стажу работы
Среднее (полное)
общее
образование и
специальная
подготовка по
установленной
программе Без
предъявления
требований к
стажу работы
Машинистка I
категории Машинопись; правила
орфографии и пунктуации;

стандарты унифицированной
системы организационно-
распорядительной
документации; порядок
расположения материала при
печатании различных
документов; правила
печатания деловых писем с
использованием типовых
форм; правила эксплуатации
пишущих машин, диктофонов,

магнитофонов; основы
организации труда; основы
законодательства о труде;

правила внутреннего
трудового распорядка;

правила и нормы охраны
труда Начальное
профессиональное
образование Без
предъявления
требований к
стажу работы
Среднее (полное)
общее
образование и
спецподготовка
по установленной
программе Печатание со
скоростью
свыше 200
ударов в
минуту
Машинистка II
категории Начальное
профессиональное
образование Без
предъявления
требований к
стажу работы
Среднее (полное)
общее
образование и
спецподготовка
по установленной
программе Печатание со
скоростью до
200 ударов в
минуту

А.Савченко
Заслуженный экономист России

Подписано в печать
25.04.2008