Адаптация сотрудника - формализуем каждый шаг (Окончание)
“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2009, N 11
АДАПТАЦИЯ СОТРУДНИКА - ФОРМАЛИЗУЕМ КАЖДЫЙ ШАГ
(Окончание. Начало см. “Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2009, N 10)
В окончании статьи, опубликованной в N 10 “Кадрового делопроизводства“, рассмотрена формализация процедуры адаптации персонала с оформлением всей необходимой документации. Данная формализация является инструментом, нивелирующим стрессогенность перехода работника из организации в организацию.
После подготовки рабочего места и составления плана вхождения в должность наша организация предлагает следующие адаптационные мероприятия.
3. Определение наставника. Наставником может быть назначен более опытный сотрудник того же отдела, куда и придет работать новый сотрудник. Если такой возможности нет, то обычно наставником выступает сам руководитель.
4. Подготовка “папки новичка“. Она включает в себя:
- должностную инструкцию работника, локальные нормативные документы;
- адаптационный лист;
- брошюру “Книга сотрудника“ (знакомство с правилами и традициями организации);
- памятку системного администратора;
- корпоративный сувенир (ежедневник, блокнот, ручка);
- бейдж;
- открытку с поздравлением с новой работой.
5. Оформление в отделе кадров.
В связи с тем что в день выхода сотрудника на работу ему нужно будет ознакомиться со специализированными компьютерными программами, а допуск к ним возможен только при внесении сотрудника в базу, то принято решение оформлять документы в отделе кадров накануне первого дня работы. Там же работник знакомится с необходимыми положениями, локальными нормативными актами, ему предоставляются другие необходимые документы, например правила внутреннего трудового распорядка.
6. Проведение инструктажа по технике безопасности и охране труда.
7. Вручение “папки новичка“ в первый день работы сотрудника.
8. Представление новичка коллегам и сотрудникам, с которыми он будет взаимодействовать в работе. Проведение экскурсии по офису. Показ расположения основных служб организации.
9. Ознакомление с рабочим местом. Проводит менеджер по персоналу. Показывает рабочее место, оснащение, места хранения необходимых принадлежностей, объясняет алгоритм действий. Инструктаж по использованию технических средств (АТС, персональный компьютер, оргтехника и т.п.) проводит технический специалист IT-отдела. При необходимости регистрирует нового сотрудника как пользователя сети, объясняет особенности использования возможностей сети компании (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т.д.) и дает вводные консультации по пользованию конкретными программными продуктами.
10. Информирование сотрудников о новичке. Важно не только представить сотруднику его будущих коллег, но и рассказать работникам организации о новом человеке в коллективе. Для этого используем имеющиеся коммуникационные каналы:
- интернет-страничка “Наши новички“ на корпоративном сайте;
- электронная рассылка (примерная форма 1);
- информационный стенд.
Примерная форма 1
Информационная рассылка о новом сотруднике
Уважаемые коллеги!
Наши профессиональные ряды пополнила
Мирошкина Ксения
Маркетолог по торговому оборудованию в отделе маркетинга
Ксения занимается:
- планированием и организацией маркетинговых мероприятий компании по продаже торгового оборудования;
- координацией работ по обновлению и наполнению сайта www.kkm.su;
- разработкой концепции и содержания макетов и модулей для продвижения торгового оборудования;
- изучением конкурентной среды и анализом рынка продаж торгового оборудования.
Kmirobshkina@1cbit.ru
(495) 400-90-00 доб. 800
С уважением, Департамент персонала.
Информация включает: должность; основные функции работника; успехи и достижения в предыдущих проектах; информацию неформального характера (семейное положение, хобби и т.д.), личные дополнения работника (пожелания).
11. Организация беседы с руководителем и/или наставником. Обсуждаются вопросы:
- должностные обязанности и ответственность;
- разъяснение важности данной должности и того, как она соотносится с другими в подразделении и в организации в целом;
- ознакомление с положением об отделе (структурном подразделении); производственными функциями и особенностями работы структурного подразделения;
- ознакомление с перечнем отделов (подразделений) компании, с которыми придется взаимодействовать, и технология взаимодействия между подразделениями - устная форма, документы и сроки;
- описание текущей работы и ожидаемых результатов;
- дополнительные ожидания (замена отсутствующего работника, участие в учебно-производственных программах);
- нормативы качества выполняемой работы и способов ее оценки;
- виды отчетной документации и правила ее заполнения;
- возможные сложности производственного процесса;
- механизмы решения проблем;
- разъяснение плана вхождения в должность и согласование плана работы;
- ответы на вопросы и обсуждение предложений (пожеланий) нового сотрудника.
12. Обеспечение допуска в базы данных, создание паролей, электронного адреса нового работника.
13. Обеспечение участия в “Курсе компании“. Курс о компании проводит генеральный директор, он включает в себя информацию:
- просмотр фильма о компании;
- история организации;
- продукция компании;
- описание сегмента рынка, на котором работает компания, и ее позиции на рынке;
- основные конкуренты;
- ближайшие и долгосрочные цели развития;
- победы и достижения;
- освещение деятельности в СМИ;
- сведения о функциональных подразделениях;
- система управления компанией;
- ответы на вопросы сотрудников.
14. Оценка по результатам работы. Отчет сотрудника. С третьего дня до конца испытательного срока работа по плану и отчет в конце каждой недели. Руководитель оценивает итоги каждой недели и доводит информацию до нового сотрудника.
15. Контроль соблюдения плана адаптации. Периодичность: один раз в месяц. Проводит менеджер по персоналу.
16. Обеспечение посещения сотрудником запланированных программ обучения. Контролирует наставник.
17. Обсуждение результатов вхождения в должность.
18. Проведение адаптационных бесед по следующему графику.
- 1-й день работы сотрудника. Адаптационная беседа проходит в ключе информирования нового сотрудника об условиях работы, рабочем графике, распорядке работы, системе материального и морального стимулирования (полная информация о размере заработной платы), порядке выплаты заработной платы, о системах обучения и возможностях профессионального развития, о корпоративных мероприятиях, поздравлениях, негласных традициях, корпоративных стандартах в области дресс-кода, делового этикета, условиях быта (где и когда можно пообедать, получить медицинскую помощь). Ознакомление работника с его общей программой адаптации.
- Вторая - четвертая беседы в конце первой недели, первого месяца и второго месяца работы нового сотрудника. Сотрудник заполняет анкету по окончании трех дней и месяца работы (примерные формы 2, 3).
Примерная форма 2
Опрос сотрудника по истечении трех дней работы
Оценка условий первых трех дней работы
Ф.И.О. ________________________________________________________________
Дата приема на работу _________________________________________________
Должность _____________________________________________________________
Подразделение _________________________________________________________
1. Осуществляет ли с вами взаимодействие ваш наставник? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
2. Предоставлено ли вам отдельное рабочее место? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
3. Оборудовано ли ваше рабочее место (подключен компьютер, телефон,
иная техника, необходимая для выполнения профессиональных задач, выданы
канцелярские товары и пр.)? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
4. Ознакомлены ли вы с вашей должностной инструкцией и должностными
обязанностями? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
5. Составлен ли индивидуальный план введения в должность,
конкретизированы задачи, даны дополнительные разъяснения ваших
функций? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
“__“ _____________ 20__ г. ___________ / ___________/
Примерная форма 3
Опрос сотрудника по истечении одного месяца работы
Оценка условий после 1-го месяца работы
Ф.И.О. ________________________________________________________________
Должность _____________________________________________________________
Подразделение _________________________________________________________
1. Есть ли у вас понимание поставленных перед вами задач и
обязанностей? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
2. Осуществляет ли с вами взаимодействие ваш наставник на регулярной
основе? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
3. Поручают ли вам несвойственные вашей должности функции? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
4. Комфортно ли вы чувствуете себя в коллективе? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
5. Чего вам не хватает для работы? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
“__“ _____________ 20__ г. ___________ / ___________/
Пятая беседа в конце испытательного срока. Подведение итогов адаптации, сотрудник заполняет анкету по условиям работы.
Примечание. Проведение адаптационных бесед способствует не только нахождению своего места в коллективе новым сотрудником, но и налаживанию обратной связи.
Литература
1. Володина Н.В. Адаптация персонала: российский опыт построения комплексной системы. М.: Эксмо, 2009. 240 с. (HR-библиотека).
2. Долгова С.А. Тренинг “Адаптация сотрудников. Оптимальный подход“. Тренинговый центр “AgentSchool“, 2008.
3. Ерошенкова О. Система адаптации: делаем работу над ошибками // Журнал “Кадровое дело“, 2007. N 2.
4. Занько Д.И. Адаптация, мотивация и развитие персонала отдела продаж. М.: Вершина, 2006. 240 с.
5. Никулин Д. Чтобы уменьшить текучесть кадров, уделите внимание адаптации // Журнал “Кадровое дело“. 2005. N 6.
Н.Булкина
Менеджер по персоналу
компании “1С: Бухучет
и Торговля (БИТ)“
Менеджер по персоналу
компании “1С: Бухучет
и Торговля (БИТ)“
Подписано в печать
12.10.2009