В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Адаптация сотрудника - формализуем каждый шаг (Окончание)

“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2009, N 11


АДАПТАЦИЯ СОТРУДНИКА - ФОРМАЛИЗУЕМ КАЖДЫЙ ШАГ


(Окончание. Начало см. “Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2009, N 10)

В окончании статьи, опубликованной в N 10 “Кадрового делопроизводства“, рассмотрена формализация процедуры адаптации персонала с оформлением всей необходимой документации. Данная формализация является инструментом, нивелирующим стрессогенность перехода работника из организации в организацию.

После подготовки рабочего места и составления плана вхождения в должность наша организация предлагает следующие адаптационные мероприятия.

3. Определение наставника. Наставником может быть назначен более опытный сотрудник того же отдела, куда и придет работать новый сотрудник. Если такой возможности нет, то обычно наставником выступает сам руководитель.

4. Подготовка “папки новичка“. Она включает в себя:

-
должностную инструкцию работника, локальные нормативные документы;

- адаптационный лист;

- брошюру “Книга сотрудника“ (знакомство с правилами и традициями организации);

- памятку системного администратора;

- корпоративный сувенир (ежедневник, блокнот, ручка);

- бейдж;

- открытку с поздравлением с новой работой.

5. Оформление в отделе кадров.

В связи с тем что в день выхода сотрудника на работу ему нужно будет ознакомиться со специализированными компьютерными программами, а допуск к ним возможен только при внесении сотрудника в базу, то принято решение оформлять документы в отделе кадров накануне первого дня работы. Там же работник знакомится с необходимыми положениями, локальными нормативными актами, ему предоставляются другие необходимые документы, например правила внутреннего трудового распорядка.

6. Проведение инструктажа по технике безопасности и охране труда.

7. Вручение “папки новичка“ в первый день работы сотрудника.

8. Представление новичка коллегам и сотрудникам, с которыми он будет взаимодействовать в работе. Проведение экскурсии по офису. Показ расположения основных служб организации.

9. Ознакомление с рабочим местом. Проводит менеджер по персоналу. Показывает рабочее место, оснащение, места хранения необходимых принадлежностей, объясняет алгоритм действий. Инструктаж по использованию технических средств (АТС, персональный компьютер, оргтехника и т.п.) проводит технический специалист IT-отдела. При необходимости регистрирует нового сотрудника как пользователя сети, объясняет особенности использования возможностей сети компании (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т.д.) и дает вводные консультации по пользованию конкретными программными продуктами.

10. Информирование сотрудников о новичке. Важно не только представить сотруднику его будущих коллег, но и рассказать работникам организации о новом человеке в коллективе. Для этого используем имеющиеся коммуникационные каналы:

- интернет-страничка “Наши новички“ на корпоративном сайте;

- электронная рассылка (примерная форма 1);

- информационный стенд.

Примерная форма 1

Информационная рассылка о новом сотруднике


Уважаемые коллеги!

Наши
профессиональные ряды пополнила
Мирошкина Ксения

Маркетолог по торговому оборудованию в отделе маркетинга

Ксения занимается:

- планированием и организацией маркетинговых мероприятий компании по продаже торгового оборудования;

- координацией работ по обновлению и наполнению сайта www.kkm.su;

- разработкой концепции и содержания макетов и модулей для продвижения торгового оборудования;

- изучением конкурентной среды и анализом рынка продаж торгового оборудования.

Kmirobshkina@1cbit.ru
(495) 400-90-00 доб. 800
С уважением, Департамент персонала.

Информация включает: должность; основные функции работника; успехи и достижения в предыдущих проектах; информацию неформального характера (семейное положение, хобби и т.д.), личные дополнения работника (пожелания).

11. Организация беседы с руководителем и/или наставником. Обсуждаются вопросы:

- должностные обязанности и ответственность;

- разъяснение важности данной должности и того, как она соотносится с другими в подразделении и в организации в целом;

- ознакомление с положением об отделе (структурном подразделении); производственными функциями и особенностями работы структурного подразделения;

- ознакомление с перечнем отделов (подразделений) компании, с которыми придется взаимодействовать, и технология взаимодействия между подразделениями - устная форма, документы и сроки;

- описание текущей работы и ожидаемых результатов;

- дополнительные ожидания (замена отсутствующего работника, участие в учебно-производственных программах);

- нормативы качества выполняемой работы и способов ее оценки;

- виды отчетной документации и правила ее заполнения;

- возможные сложности производственного процесса;

- механизмы решения проблем;

- разъяснение плана вхождения в должность и согласование плана работы;

- ответы на вопросы и обсуждение предложений (пожеланий) нового сотрудника.

12. Обеспечение допуска в базы данных, создание паролей, электронного адреса нового работника.

13. Обеспечение участия в “Курсе компании“. Курс о компании проводит генеральный директор, он включает в себя информацию:

- просмотр фильма о компании;

- история организации;

- продукция компании;

- описание сегмента рынка, на котором работает компания, и ее позиции на рынке;

- основные конкуренты;

- ближайшие и долгосрочные
цели развития;

- победы и достижения;

- освещение деятельности в СМИ;

- сведения о функциональных подразделениях;

- система управления компанией;

- ответы на вопросы сотрудников.

14. Оценка по результатам работы. Отчет сотрудника. С третьего дня до конца испытательного срока работа по плану и отчет в конце каждой недели. Руководитель оценивает итоги каждой недели и доводит информацию до нового сотрудника.

15. Контроль соблюдения плана адаптации. Периодичность: один раз в месяц. Проводит менеджер по персоналу.

16. Обеспечение посещения сотрудником запланированных программ обучения. Контролирует наставник.

17. Обсуждение результатов вхождения в должность.

18. Проведение адаптационных бесед по следующему графику.

- 1-й день работы сотрудника. Адаптационная беседа проходит в ключе информирования нового сотрудника об условиях работы, рабочем графике, распорядке работы, системе материального и морального стимулирования (полная информация о размере заработной платы), порядке выплаты заработной платы, о системах обучения и возможностях профессионального развития, о корпоративных мероприятиях, поздравлениях, негласных традициях, корпоративных стандартах в области дресс-кода, делового этикета, условиях быта (где и когда можно пообедать, получить медицинскую помощь). Ознакомление работника с его общей программой адаптации.

- Вторая - четвертая беседы в конце первой недели, первого месяца и второго месяца работы нового сотрудника. Сотрудник заполняет анкету по окончании трех дней и месяца работы (примерные формы 2, 3).

Примерная форма 2

Опрос сотрудника по истечении трех дней работы

Оценка условий первых трех дней работы

Ф.И.О. ________________________________________________________________
Дата приема на работу _________________________________________________
Должность _____________________________________________________________
Подразделение _________________________________________________________
1. Осуществляет ли с вами взаимодействие ваш наставник? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
2. Предоставлено ли вам отдельное рабочее место? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
3. Оборудовано ли ваше рабочее место (подключен компьютер, телефон,

иная техника, необходимая для выполнения профессиональных задач, выданы
канцелярские товары и пр.)? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
4. Ознакомлены ли вы с вашей должностной инструкцией и должностными
обязанностями? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
5. Составлен ли индивидуальный план введения в должность,

конкретизированы задачи, даны дополнительные разъяснения ваших
функций? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет

“__“ _____________ 20__ г. ___________ / ___________/

Примерная форма 3

Опрос сотрудника по истечении одного месяца работы


Оценка условий после 1-го месяца работы

Ф.И.О. ________________________________________________________________
Должность _____________________________________________________________
Подразделение _________________________________________________________
1. Есть ли у вас понимание поставленных перед вами задач и
обязанностей? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
2. Осуществляет ли с вами взаимодействие ваш наставник на регулярной
основе? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
3. Поручают ли вам несвойственные вашей должности функции? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
4. Комфортно ли вы чувствуете себя в коллективе? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет
5. Чего вам не хватает для работы? --¬ --¬
Для примечаний: __________________________________________ L--да L--нет

“__“ _____________ 20__ г. ___________ / ___________/

Пятая беседа в конце испытательного срока. Подведение итогов адаптации, сотрудник заполняет анкету по условиям работы.

Примечание. Проведение адаптационных бесед способствует не только нахождению своего места в коллективе новым сотрудником, но и налаживанию обратной связи.

Литература

1. Володина Н.В. Адаптация персонала: российский опыт построения комплексной системы. М.: Эксмо, 2009. 240 с. (HR-библиотека).

2. Долгова С.А. Тренинг “Адаптация сотрудников. Оптимальный подход“. Тренинговый центр “AgentSchool“, 2008.

3. Ерошенкова О. Система адаптации: делаем работу над ошибками // Журнал “Кадровое дело“, 2007. N 2.

4. Занько Д.И. Адаптация, мотивация и развитие персонала отдела продаж. М.: Вершина, 2006. 240 с.

5. Никулин Д. Чтобы уменьшить текучесть кадров, уделите внимание адаптации // Журнал “Кадровое дело“.
2005. N 6.

Н.Булкина
Менеджер по персоналу
компании “1С: Бухучет
и Торговля (БИТ)“

Подписано в печать
12.10.2009