В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Адаптация сотрудника - формализуем каждый шаг (Начало)

“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2009, N 10


АДАПТАЦИЯ СОТРУДНИКА - ФОРМАЛИЗУЕМ КАЖДЫЙ ШАГ


От процесса адаптации зависит, как быстро новый сотрудник сможет приносить организации необходимую прибыль. Вторая задача - это снижение издержек по поиску и найму новых сотрудников. Наличие четко регламентированной процедуры адаптации снижает риск ухода сотрудника из организации.

Поэтапное выстраивание системы адаптации

Для разработки системы адаптации персонала наша организация воспользовалась методикой проектирования этой системы, которая включает в себя:

- выбор подхода к созданию системы адаптации с учетом потребностей, ресурсов и потенциала организации;

- формирование структуры процесса адаптации;

- разработку необходимой документации;

- планирование внедрения системы адаптации персонала.

Указанная методика позволяет реализовать на практике теоретические положения, изложенные в части
первой данной дипломной работы.

Весь комплекс работ по выстраиванию системы адаптации условно делится на пять блоков (табл. 1).

Таблица 1

Этапы построения системы адаптации

Наименование
блока, N п/п Содержание работ Результаты
1. Предпроектная
подготовка Определение цели и ожидаемых
результатов внедрения
программы адаптации.

Разработка плана работ по
внедрению программы.

Определение круга
специалистов, входящих в
рабочую группу. Закрепление
руководителя процесса
адаптации - Определены цели и
разработан подробный план
внедрения программы.

- Сформирована рабочая
группа.

- Определен руководитель
процесса
2. Разработка
документов и
предложений Выстраивание логики всей
процедуры адаптации - от
подготовки к приходу
сотрудника до завершения
периода.

Описание последовательности
процесса адаптации с
определением всех
необходимых форм и
приложений. Разработка
положения об
адаптации и
справочных материалов об
организации - Положение об адаптации
издано.

- Систематизированы все
существующие элементы
адаптации.

- Разработаны необходимые
приложения (формат плана,

справочники, буклеты,

программа адаптационного
семинара)
3. Обучение Разъяснение руководству
актуальности внедрения
процедуры адаптации и ее
роли в решении существующих
проблем управления
персоналом.

Проведение ряда обучающих
семинаров для линейных
руководителей и наставников
с целью освоения ими
инструментов адаптации - Проведены обучающие
семинары.

- Руководители понимают и
поддерживают программу
адаптации
4. Мониторинг Запуск программы адаптации
персонала.

Подведение промежуточных
итогов и отслеживание
контрольных точек, из
которых поступает информация
о ходе и проблемах процесса.

Анализ всех элементов
процедуры адаптации на
основе обратной связи новых
сотрудников, их
руководителей и наставников.

Коллективное обсуждение
участниками процесса
промежуточных итогов
адаптации - Каждый новый сотрудник
встречается и адаптируется
по новым правилам.

- Получена обратная связь
по процедуре адаптации.

- Подведены промежуточные
итоги.

- Выработаны решения
проблемных моментов
5. Корректировка Введение в программу
адаптации необходимых
изменений - Индивидуализация
отдельных элементов
процедуры адаптации

В данной статье затрагиваются лишь первый и второй блоки данной методики проектирования системы адаптации.

Предпроектная подготовка

Первый этап. В связи с управленческим решением, выработанным руководством, основными целями внедрения новой системы адаптации являются:

1. Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность:

- достижение им необходимой эффективности работы в минимальные сроки;

- уменьшение количества возможных ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей.

2. Сокращение текучести персонала:

- снижение количества сотрудников, не прошедших испытательный срок;

- снижение количества сотрудников, покинувших организацию в течение первого года работы.

3. Общее повышение эффективности деятельности компании “1С: Бухучет и Торговля“.

Результатами внедрения усовершенствованной системы адаптации в компании
“1С: Бухучет и Торговля“ будут:

- снижение уровня текучести персонала и увеличение продолжительности работы сотрудников в компании;

- снижение затрат по подбору персонала;

- направление средств, затраченных на обучение новых сотрудников, на повышение профессионального уровня работающих сотрудников;

- возможность планирования карьеры сотрудников и формирования кадрового резерва.

Матрица адаптации

На втором этапе, согласно методике проектирования системы адаптации, наша организация воспользовалась инструментом “матрица адаптации“ автора Н.В. Володиной [1], применение которого позволяет сформировать перечень адаптационных инструментов для нового сотрудника в зависимости от его должности.

Достаточно часто бывает, что применяемые в компании инструменты адаптации подходят не для всех сотрудников, а также часть сотрудников остаются вне зоны внимания в первые месяцы работы.

Такие вопросы не возникают, если в компании разработана матрица адаптации. Ее применение позволяет формировать перечень адаптационных инструментов для нового сотрудника в зависимости от его должности.

Матрица адаптации подразумевает ответ на четыре вопроса (рис. 1):

1. Кого адаптируем?

2. Когда это происходит?

3. Как адаптируем?

4. Кто ответственен за процесс адаптации?

Матрица адаптации персонала

/
/**
/****
/******
/********
/**********
/************
/**************
/****************
/******************
/********************
/**********************
/************************
----------------¬**--------------¬
¦ ¦**¦ ¦
¦ 1. Молодые ¦**¦ Инструменты ¦
¦ специалисты ¦**¦ ¦
¦ ¦**L--------------
/¦ 2. Рядовые ¦*******************
/*¦ сотрудники ¦********************
/**¦ ¦*********************
/***¦3. Специалисты,¦**--------------¬*****
/****¦ служащие ¦**¦ ¦******
/*****¦ ¦**¦Ответственный¦*******
/******¦ 4. Сотрудники ¦**¦ ¦*******/
******¦ удаленных ¦**L--------------******/
*****¦ офисов ¦**********************/
****¦ ¦*********************/
***¦5. Руководители¦********************/
**¦ среднего звена¦*******************/
*¦ ¦**--------------¬*/
¦6. Руководители¦**¦ ¦/
¦ высшего звена ¦**¦ Период ¦
¦ ¦**¦ ¦
L----------------**L--------------
**************************/
************************/
**********************/
********************/
******************/
****************/
**************/
************/
**********/
********/
******/
****/
**/
/

Рис.
1

При анализе существующей системы адаптации объектом была выбрана часть организации - управляющая компания.

Весь персонал управляющей компании условно можно поделить на 3 группы:

1) низкоквалифицированные работники, вспомогательный персонал (секретари, курьеры, операторы на телефоне);

2) специалисты, в том числе молодые (менеджеры по продажам, специалисты по внедрению 1С, сопровождению 1С, бухгалтеры, маркетологи, web-программисты, логисты, финансисты, методисты, IT-специалисты и др.);

3) руководители (все подразделения).

Период адаптации в компании - 3 месяца для всех групп персонала. Он будет разбит на определенные этапы адаптации:

- до начала работы нового сотрудника в компании;

- вводный: первый день сотрудника в компании;

- ознакомительный: первая неделя работы;

- вхождение в должность: 3 месяца;

- оценочный: за 2 недели до конца испытательного срока;

- заключительный: за 3 дня до конца испытательного срока.

Перечень адаптационных инструментов, которые будем использовать:

- подготовленное рабочее место;

- план вхождения в должность;

- наставничество;

- книга сотрудника и другие документы;

- знакомство с коллегами и руководителем;

- экскурсия по офису;

- курс о компании;

- корпоративный сайт;

- профессиональное обучение;

- адаптационные беседы;

- аттестация.

Круг ответственных: руководитель (Р); наставник (Н); менеджер по персоналу (МП).

На основе проведенного аудита существующей системы адаптации и учитывая вышеуказанные параметры системы адаптации была разработана следующая матрица адаптации для компании “1С: Бухучет и Торговля“ (табл. 2).

Таблица 2

Матрица адаптации для компании “1С: Бухучет и Торговля“

До начала работы нового сотрудника в компании
Низкоквалифицированные
работники Специалисты Руководители
1. Подготовка рабочего
места сотрудника (МП).

2. Составление плана
вхождения в должность
(Р).

3. Определение
наставника (Р).

4. Подготовка папки
новичка (МП) 1. Подготовка рабочего
места сотрудника (МП).

2. Составление плана
вхождения в должность
(Р).

3. Определение
наставника (Р).

4. Подготовка папки
новичка (МП).

5. Оформление в отделе
кадров. Ознакомление с
положениями компании.

Инструктажи (МП) 1. Подготовка рабочего
места сотрудника (МП).

2. Составление Плана
вхождения в должность
(Р).

3. Определение
наставника (Р).

4. Подготовка папки
новичка (МП).

5. Информирование
коллектива о новом
руководителе (МП).

6. Оформление в отделе
кадров. Ознакомление с
положениями компании.

Инструктажи (МП)
Вводный: первый день сотрудника в компании
1. Оформление в отделе
кадров. Ознакомление с
положениями компании.

Инструктажи (МП).

2. Выдача пропусков для
прохода в офис (МП).

3. Вручение трудового
договора.

4. Вручение папки
новичка.

5. Знакомство нового
сотрудника с коллегами.

Экскурсия по офису (МП).

6. Ознакомление с
рабочим местом (МП/Н/Р).

7. Информирование
сотрудников о новичке
(МП).

8. Первая адаптационная
беседа (МП).

9. Беседа с
руководителем и/или
наставником. Разъяснение
плана вхождения в
должность (Р/Н) 1. Выдача пропусков для
прохода в офис (МП).

2. Вручение трудового
договора.

3. Вручение папки
новичка.

4. Знакомство нового
сотрудника с коллегами.

Экскурсия по офису (МП).

5. Ознакомление с
рабочим местом (МП/Н/Р).

6. Информирование
сотрудников о новичке
(МП).

7. Первая адаптационная
беседа (МП).

8. Допуск в базы данных,

создание паролей,

электронного адреса
(Р/МП).

9. Беседа с
руководителем и/или
наставником. Разъяснение
плана вхождения в
должность (Р/Н) 1. Оформление в отделе
кадров. Ознакомление с
положениями компании.

Инструктажи (МП).

2. Выдача пропусков для
прохода в офис (МП).

3. Вручение трудового
договора.

4. Вручение папки
новичка.

5. Знакомство нового
сотрудника с коллегами.

Экскурсия по офису
(МП).

6. Ознакомление с
рабочим местом
(МП/Н/Р).

7. Информирование
сотрудников о новичке
(МП).

8. Первая адаптационная
беседа (МП).

9. Допуск в базы
данных, создание
паролей, электронного
адреса (Р/МП).

10. Беседа с
руководителем и/или
наставником.

Разъяснение плана
вхождения в должность
(Р/Н)
Ознакомительный: первая неделя работы
1. Участие в “курсе о
компании“ (МП).

2. Оценка по результатам
недельной работы. Отчет
сотрудника (Р).

3. Адаптационная беседа
(МП) 1. Участие в “курсе о
компании“ (МП).

2. Оценка по результатам
недельной работы. Отчет
сотрудника (Р).

3. Адаптационная беседа
(МП) 1. Участие в “курсе о
компании“ (МП).

2. Знакомство с
функциональными
руководителями других
подразделений (Р).

3. Оценка по
результатам недельной
работы. Отчет
сотрудника (Р).

4. Адаптационная беседа
(МП)
Вхождение в должность: три месяца
1. Мониторинг исполнения
плана вхождения в
должность (один раз в
месяц) (МП).

2. Адаптационная беседа
(один раз в месяц) (МП) 1. Мониторинг исполнения
плана вхождения в
должность (один раз в
месяц) (МП).

2. Адаптационная беседа
(один раз в месяц) (МП) 1. Мониторинг
исполнения плана
вхождения в должность
(один раз в месяц)
(МП).

2. Адаптационная беседа
(один раз в месяц) (МП)
Оценочный: за две недели до конца испытательного срока
1. Напоминание
руководителю (за две
недели до конца
испытательного срока)
(МП).

2. Наставник/
руководитель передает в
службу персонала план
вхождения в должность с
пометками об исполнении,

дает оценку качеств
работника, заключение о
результатах испытания
работника (Н) 1. Напоминание
руководителю (за две
недели до конца
испытательного срока)
(МП).

2. Наставник/
руководитель передает в
службу персонала план
вхождения в должность с
пометками об исполнении,

дает оценку качеств
работника, заключение о
результатах испытания
работника (Н) 1. Напоминание
руководителю (за две
недели до конца
испытательного срока)
(МП).

2. Наставник/
руководитель передает в
службу персонала план
вхождения в должность с
пометками об
исполнении, дает оценку
качеств работника,

заключение о
результатах испытания
работника (Н)
Заключительный: за три дня до конца испытательного срока
1. Подведение итогов (Р,

Н).

2. Обсуждение
результатов плана
вхождения нового
работника в должность
(Р, Н, МП).

3. Разработка плана
повышения квалификации
работника (Р, МП).

4. Адаптационная беседа
(МП) 1. Подведение итогов (Р,

Н).

2. Обсуждение
результатов плана
вхождения нового
работника в должность
(Р, Н, МП).

3. Уточнение ключевых
задач на год,

определение
индивидуального плана
развития работника (Р,

МП).

4. Адаптационная беседа
(МП) 1. Подведение итогов
(Р, Н).

2. Обсуждение
результатов плана
вхождения нового
работника в должность
(Р, Н, МП).

3. Уточнение ключевых
задач на год,

определение
индивидуального плана
развития работника (Р,

МП).

4. Адаптационная беседа
(МП)
Условные обозначения: Р - руководитель, Н - наставник, МП - менеджер по
персоналу

Рабочее место

Данные этапы адаптации будут включать в себя следующие мероприятия, представленные ниже.

1. Подготовка рабочего места сотрудника. На рабочем месте не должно быть никаких вещей, принадлежавших предыдущему сотруднику. Рабочее место должно быть полностью оборудовано необходимыми инструментами (компьютер, набор канцелярских принадлежностей), необходимых новому работнику для выполнения сотрудником поставленных задач. Для реализации этих задач формируется карта создания рабочего места сотрудника (примерная форма 1).

Примерная форма 1

Карта создания рабочего места сотрудника

Ф.И.О. сотрудника: _______________________________________________
1. Должность: ____________________________________________________
2. Подразделение: ________________________________________________
3. Ф.И.О. непосредственного руководителя: ________________________
Должность руководителя: __________________________________________
4. Дата выхода сотрудника: “__“ _________ 20__ г.

5. Рабочее место сотрудника: _____________________________________
6.1. Определение и обеспечение рабочего места необходимыми предметами (ответственный за исполнение - руководитель структурного подразделения):

__________________________________________________________________
- рабочее место сотрудника: ______________________________________
- офисная мебель: ________________________________________________
- канцелярские принадлежности: ___________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Рабочее место определено и обеспечено.

Рабочее место не определено и не обеспечено. Указать причины:

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Подпись ответственного: _______________ (_______________)
6.2. Обеспечение рабочего места средствами коммуникации (ответственный за исполнение - сотрудник технического отдела):

__________________________________________________________________
- стационарный компьютер или ноутбук (нужное подчеркнуть);

- регистрация нового сотрудника в домене: ________________________
- установление дополнительных программ (если необходимо, то каких именно):

__________________________________________________________________

- телефонный аппарат:

- внутренний номер: ______________________________________________
Рабочее место обеспечено.

Рабочее место не обеспечено. Указать причины: ____________________
__________________________________________________________________
Подпись ответственного: _______________ (_______________)

Введение в должность

План введения в должность нового сотрудника (примерная форма 2) составляется с целью более детального ознакомления со спецификой деятельности компании, с должностью и спецификой предстоящей работы, приобретения конкретных навыков, специфичных для данной должности. План рассчитан на весь испытательный срок. Он составляется руководителем совместно с менеджером по персоналу и отделом обучения. В первый день работы доводится до сведения сотрудника непосредственным руководителем под подпись. Этот этап предполагает полное вхождение нового сотрудника в должность, т.е. полное освоение своих должностных обязанностей, хорошая ориентация в компании, ее деятельности и структуре.

Примерная форма 2

План введения в должность нового сотрудника

Ф.И.О. сотрудника, проходящего испытательный срок: _______________
__________________________________________________________________
Подразделение: ___________________________________________________
Должность сотрудника: ____________________________________________
Период испытательного срока: с _______________ до ________________
--¬ --¬
Рабочее место подготовлено: ¦ ¦ Да ¦ ¦ Нет
L-- L--
Ф.И.О. наставника:

Должность наставника:

1. Задачи на период испытательного срока сотрудника
(заполняется наставником совместно с новым сотрудником в начале испытательного срока)

Задачи Планируемый
срок
выполнения Фактический
срок
выполнения Итоги 1 месяца.

Отметка о
выполнении (в %)
1. Изучение пакета документов,

регламентирующих работу
сотрудников компании:

1.1. Обязательные документы:

- памятка первого рабочего дня,

от системного администратора;

- правила внутреннего трудового
распорядка.

1.2. Документы, регламентирующие
работу сотрудника:

- должностная инструкция
сотрудника
2. Изучение работы корпоративных
компьютерных программ и
программных продуктов,

используемых в подразделении:

2.1. Обязательные:

- Юнион;

- Интернет, ICQ;

- Outlook.

2.2. Другие
3. Ознакомление с папкой нового
сотрудника
4. Сотрудники подразделения, с
которыми новый сотрудник будет
взаимодействовать при выполнении
своих должностных обязанностей
5. Посещение “Курса о Компании“
6. Задачи на испытательный срок
(заполняются индивидуально для
каждой должности)

2. Оценка сотрудника, заканчивающего испытательный срок
(заполняется куратором в конце испытательного срока).

Для оценки сотрудника проставьте баллы напротив каждой компетенции в приведенной ниже таблице по шкале от 0 до 3:

0 - отсутствие компетенции;

1 - компетенция проявляется слабо;

2 - компетенция проявляется в полной мере;

3 - кандидат в полной мере обладает компетенцией, способен транслировать компетенцию другим.

Компетенции Описание компетенций Оценка
(0 -
3)
1. Корпоративность Сознательное принятие корпоративных правил,

норм и ценностей; сознательный отказ от
действий, наносящих какой-либо ущерб
компании и ведущих к утрате доверия с ее
стороны. Чувство принадлежности компании
2. Профессиональная
ответственность Способность личности принимать обоснованные
решения в сфере своей профессиональной
деятельности, проявлять настойчивость и
прикладывать волевые усилия для достижения
требуемого результата; готовность отвечать
за результаты и последствия деятельности
принятых решений
3. Развитие Осознанное стремление к получению новых
знаний, умений и опыта, любопытство,

заинтересованность в использовании новых
возможностей в профессиональной
деятельности. Способность воспринимать
другие ценности
4. Работа в команде Понимание значимости совместной
деятельности, стремление к совместному
достижению командных целей, ориентация на
сотрудничество, взаимоподдержку и
взаимовыручку
5. Энергетический
потенциал Высокая энергетика, активность и способность
к переключению с одного вида деятельности на
другой, оптимизм, высокая работоспособность,

ее независимость от актуального
функционального состояния (настроения,

самочувствия)
6. Коммуникативная
компетентность Умение правильно оценивать и понимать
поведение людей, устанавливать эффективные
взаимоотношения; умение слушать,

аргументированно и убедительно преподносить
свою позицию. Взаимодействовать на
доверительной основе с учетом своих
интересов и интересов партнера
7. Целеустремленность Способность сотрудника четко формулировать
цели и задачи профессиональной
деятельности, ставить их себе и подчиненным,

а также добиваться ожидаемого результата, не
останавливаясь перед трудностями.

Способность оценивать работу по конечному
результату, а не по количеству затраченных
усилий
8. Коммерческий
подход (для
сотрудников отдела
продаж) Ориентация на клиента, способность
распознавать его потребности; стремление к
максимальному удовлетворению этих
потребностей при соблюдении интересов
компании
9. Мотивирование (для
должностей от уровня
руководителя группы и
выше) Умение побуждать подчиненных и коллег на
достижение поставленных целей, повышение
эффективности работы. Способность изменять
поведение людей, вести за собой, проявлять
заботу о подчиненных. Умелое управление
интересами людей и отношениями в команде
10. Стратегическое
мышление (для
должностей от уровня
руководителя группы и
выше) Способность прогнозировать развитие бизнеса
в перспективе с учетом системного анализа
имеющихся ресурсов, четкого понимания
стоящих задач и возможностей. Видение
результатов и последствий своей
деятельности, направленность на достижение
стратегических целей
11. Лидерство (для
должностей от уровня
руководителя группы и
выше) Высокая активность и работоспособность.

Умение заряжать людей своей энергией и
оптимизмом. Развитые коммуникативные навыки,

доминантность; способность к осуществлению
власти, харизматичность

3. Заключение по результатам прохождения испытательного срока
- Испытательный срок считать успешно завершенным.

- Считать испытательный срок неуспешным. Комментарии:

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Наставник ______________ (______________) “__“ _________ 20__ г.

Сотрудник ______________ (______________) “__“ _________ 20__ г.

Согласовано:

Руководитель
подразделения ______________ (______________) “__“ _________ 20__ г.

Литература

1. Володина Н.В. Адаптация персонала: российский опыт построения комплексной системы. М.: Эксмо, 2009. С. 240.

(Окончание см. “Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2009, N 11)

Н.Булкина
Менеджер по персоналу
компании “1С: Бухучет
и Торговля (БИТ)“

Подписано в печать
12.09.2009