В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Требования к оформлению реквизитов документов. Примерный образец

“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2009, N 8


Примерный образец

Приложение N 1
к Положению о документообороте ОАО “Корпорация-Кадровик“

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ


1. Уставом ОАО “Корпорация-Кадровик“ предусмотрено, что общество вправе иметь собственную эмблему и другие средства визуальной идентификации.

На бланках общества, его филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений используется логотип открытого акционерного общества “Корпорация-Кадровик“, состоящий из аббревиатуры “К-К“ и эмблемы общества.

2. Код ОАО “Корпорация-Кадровик“ по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) - 00000000.

3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

5. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

6. Уставом общества установлено его полное фирменное наименование -
открытое акционерное общество “Корпорация-Кадровик“ и сокращенное - ОАО “К-К“. В документах общества допускается применять наименование - ОАО “Корпорация-Кадровик“.

Наименования филиала, представительства, иного структурного подразделения, учреждения общества располагают ниже наименования общества.

7. Справочные данные об обществе указываются на бланках документов и включают в себя почтовый адрес, номера телефона, факса, другие сведения по усмотрению общества.

8. Датой документа является дата его подписания (утверждения) или дата события, которое зафиксировано в документе. Документ, составленный совместно с несколькими филиалами, должен иметь одну (единую) дату. Если филиалы проставили на совместном документе разные даты, то датой документа считается самая поздняя дата.

9. Регистрационным номером документа является порядковый номер, присваиваемый издаваемому или отправляемому документу. Порядковый номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и другими обозначениями.

10. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления (при указании Москвы и Санкт-Петербурга букву “г.“ не ставят).

11. Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. В состав реквизита “Адресат“ может при необходимости входить почтовый адрес.

12. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

Утверждению подлежат нормативные и иные документы общества, в частности положения, правила и инструкции, структура и штатные расписания подразделений аппарата управления общества, акты контрольно-ревизионных проверок, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, составы комиссий и советов, сметы расходов на содержание аппарата управления, другие документы, приобретающие юридическую силу после утверждения.

Гриф утверждения состоит из слова “Утверждаю“, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки (инициалы и фамилия), даты утверждения и регистрационного номера. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают рядом.

Подлежащий утверждению документ должен быть подписан руководителем подразделения
аппарата управления общества, подготовившего этот документ (с соблюдением правил оформления реквизита “Подпись“).

13. Резолюция может быть написана на самом документе или на отдельном листе, который прилагается к подлиннику документа. В состав реквизита “Резолюция“ входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), которому направляется документ, предписываемое действие (указание о порядке и характере исполнения документа), срок исполнения, личная подпись должностного лица, дата подписания резолюции. На документе должно быть не более одной резолюции. Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречащие друг другу указания и поручения.

14. Заголовок должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа. Заголовок формулируют, как правило, с помощью отглагольных существительных в предложном падеже, отвечая на вопрос “О чем?“ (“Об отмене...“, “О выделении...“, “Об изменении...“). Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится.

15. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, кратко и четко, простым языком, без сложных грамматических конструкций. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст документа состоит из двух основных частей. В первой (констатирующей) части излагаются причины, основания, цели создания документа, во второй (заключительной) - решения, поручения, просьбы, предложения, рекомендации.

В распорядительных документах применяют императивную форму изложения с использованием глаголов неопределенной формы: “провести“, “установить“ и т.д. Текст может излагаться от первого лица единственного числа (“приказываю“, “обязываю“, “предлагаю“, “прошу“) либо - в совместных документах - от первого лица множественного числа (“приказываем“, “решили“).

В документах, устанавливающих обязанности и права обособленных структурных подразделений общества, а также в документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения
текста от третьего лица единственного или множественного числа (“в состав филиала входят“, “комиссия установила“). В текстах документов даты указывают словесно-цифровым способом.

При упоминании в тексте документов должностных лиц сначала указывают их фамилии, затем - инициалы.

16. Документы подписываются должностными лицами общества в соответствии с их компетенцией. Реквизит “Подпись“ состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

При подписании документа, составленного комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их положение (статус) в составе комиссии.

Документ, издаваемый обществом совместно с другими организациями, подписывают в таком количестве экземпляров, чтобы каждая организация, его подписавшая, имела подлинный экземпляр.

17. Гриф и визы согласования документа.

Реквизит “Гриф согласования документа“ располагают, как правило, на последнем листе документа на свободном месте под текстом, а если документ подписан - ниже реквизита “Подпись“. Если документ имеет титульный лист, то гриф согласования располагают в нижней части титульного листа. Внутреннее согласование документа оформляется путем проставления должностными лицами общества на проекте основного документа и приложения к нему (при наличии приложения) визы согласования. Согласование производят до представления документа на подпись (утверждение).

Виза включает личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), должность визирующего и дату визирования.

18. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая подписи должностного лица. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Подписано в печать
12.07.2009