В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Все о командировках подробно и по полочкам

Все о командировках подробно и по полочкам

Практически все бюджетные организации направляют своих работников в командировки. С 25 октября 2008 года вступил в силу новый документ, регламентирующий служебные командировки сотрудников. Какие изменения им внесены? Что необходимо знать бухгалтеру об особенностях направления работников в командировки? К тому же именно данным документом (как и его предшественником) будут руководствоваться налоговики и органы Росфиннадзора при проведении проверок.

Направление работников в командировки последние 20 лет регламентировалось Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР“ (далее - Инструкция N 62). Давно уже нет СССР, а инструкция продолжала действовать в части, не противоречащей ТК РФ, вступившему в силу с 1 февраля 2002 года (ст. 423 ТК РФ). Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 N 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение о командировках). Данный документ выпущен в соответствии со ст. 166 ТК РФ, в которой говорится о том, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В новом документе прописаны положения о командировках как на территории РФ, так и за ее пределами, касающиеся расходов на оформление документов, суточных и иных расходов. В Инструкции N 62 такие нормы отсутствовали, ведь она была предназначена для внутреннего пользования в пределах СССР.

Положение о командировках вступило в силу с 25 октября 2008 года. При этом нигде не сказано, что Инструкция N 62 прекращает свое действие, поэтому те нормы, которые не урегулированы Положением о командировках, возможно, будут применяться в соответствии с Инструкцией N 62 в части, не противоречащей ТК РФ. Разъяснения по вопросам, связанным с применением нового документа, будет давать Минздравсоцразвития.

Командировка: трактуем основные понятия

----------------------------------------------------------------------------------¬
¦ Определение служебной командировки ¦
+---------------------------------------T-----------------------------------------+
¦ Инструкция N 62 ¦ Положение о командировках ¦
+---------------------------------------+-----------------------------------------+
¦Служебной командировкой признается¦Местом постоянной работы следует считать¦
¦поездка работника по распоряжению¦место расположения организации¦
¦руководителя объединения, предприятия,¦(обособленного структурного подразделения¦
¦учреждения, организации на определенный¦организации), работа в которой¦
¦срок в другую местность для выполнения¦обусловлена трудовым договором (далее -¦
¦служебного поручения вне места его¦командирующая организация). Поездка¦
¦постоянной работы. В тех случаях, когда¦работника, направляемого в командировку¦
¦филиалы, участки и другие¦по распоряжению работодателя или¦
¦подразделения, входящие в состав¦уполномоченного им лица в обособленное¦
¦объединения, предприятия, учреждения,¦подразделение командирующей организации¦
¦организации, находятся в другой¦(представительство, филиал), находящееся¦
¦местности, местом постоянной работы¦вне места постоянной работы, также¦
¦сотрудника считается то¦признается командировкой. Служебные¦
¦производственное подразделение, работа¦поездки работников, постоянная работа¦
¦в котором обусловлена трудовым¦которых осуществляется в пути или имеет¦
¦договором. Служебные поездки¦разъездной характер, командировками не¦
¦работников, постоянная работа которых¦являются (п. 3) ¦
¦протекает в пути или носит разъездной¦ ¦
¦либо подвижной характер, не считаются¦ ¦
¦командировками (п. 1) ¦ ¦
L---------------------------------------+------------------------------------------

Что изменилось? Инструкция N 62 содержала определение командировки. В Положении о командировках такого четкого определения нет, однако в нем оговорено, какие поездки можно считать командировкой, а какие нет.

Комментарий эксперта. В соответствии с п. 1 ст. 11 НК РФ для целей налогообложения следует использовать определение служебной командировки, закрепленное в ст. 166 ТК РФ (Письмо Минфина РФ от 28.03.2008 N 03-03-06/2/30): это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поэтому раскрывать данное понятие в Положении о командировках было нецелесообразным. Под местом постоянной работы следует понимать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Согласно ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор условием является, в частности, место работы, а в случае, когда сотрудник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. Можно сказать, что понятие командировки, приведенное в Положении о командировках, в целом соответствует понятию “командировка“, приведенному в Инструкции N 62. Новшеством в данном вопросе является отдельная норма Положения о командировках о том, что поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

----------------------------------------------------------------------------------¬
¦ Срок командировки ¦
+---------------------------------------T-----------------------------------------+
¦ Инструкция N 62 ¦ Положение о командировках ¦
+---------------------------------------+-----------------------------------------+
¦Срок командировки работников¦Срок командировки определяется¦
¦определяется руководителями¦работодателем с учетом объема, сложности¦
¦объединений, предприятий, учреждений,¦и других особенностей служебного¦
¦организаций, однако он не может¦поручения. Вопрос о явке работника на¦
¦превышать 40 дней, не считая времени¦работу в день выезда в командировку и в¦
¦нахождения в пути. Срок командировки¦день приезда из нее решается по¦
¦рабочих, руководителей и специалистов,¦договоренности с работодателем (п. 4) ¦
¦направляемых для выполнения монтажных,¦ ¦
¦наладочных и строительных работ, не¦ ¦
¦должен превышать одного года. В¦ ¦
¦отдельных случаях более длительные¦ ¦
¦сроки командировки могут¦ ¦
¦устанавливаться руководителями¦ ¦
¦министерств и ведомств СССР и Советами¦ ¦
¦Министров союзных республик (п. 4) ¦ ¦
L---------------------------------------+------------------------------------------

Что изменилось? Согласно Инструкции N 62 срок командировки был ограничен 40 днями, не считая времени нахождения в пути. Исключение было сделано для рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, - в таких случаях срок командировки не должен был превышать одного года. И особые условия были установлены для руководителей министерств и ведомств СССР и Совминов союзных республик. В Положении о командировках сказано, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Комментарий эксперта. Таким образом, теперь не существует никаких ограничений по сроку командировки - все отдано на откуп работодателю. Отмена ограничения по срокам командировки в Положении о командировках важна для тех предприятий, работники которых могут направляться в длительные командировки, превышающие 40 дней. Сегодня финансисты отказывают в учете таких расходов: если свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, работник выполнял вне места постоянной работы в период, превышающий максимальное время командирования, установленное Инструкцией N 62, соответствующие расходы не рассматриваются как расходы на командировки в целях налогообложения (Письмо от 28.03.2008 N 03-03-06/2/30). Аналогичная ситуация и с загранкомандировками: если свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, работник выполняет в иностранном государстве в период, превышающий время командирования, установленное Инструкцией N 62, фактическое место работы сотрудника будет находиться в иностранном государстве и такой работник не может считаться находящимся в командировке со дня отъезда (Письмо Минфина РФ от 25.01.2008 N 03-04-06-01/22).

Следует отметить, что, как и ранее, днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Как и прежде, вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее решается по договоренности с работодателем.

Документальное оформление командировок

----------------------------------------------------------------------------------¬
¦ Командировочное удостоверение ¦
+---------------------------------------T-----------------------------------------+
¦ Инструкция N 62 ¦ Положение о командировках ¦
+---------------------------------------+-----------------------------------------+
¦Направление работников объединений,¦На основании решения работодателя¦
¦предприятий, учреждений, организаций в¦работнику оформляется командировочное¦
¦командировку производится¦удостоверение, подтверждающее срок его¦
¦руководителями этих объединений,¦пребывания в командировке.¦
¦предприятий, учреждений, организаций и¦Командировочное удостоверение оформляется¦
¦оформляется выдачей командировочного¦в одном экземпляре и подписывается¦
¦удостоверения по форме согласно¦работодателем, вручается работнику и¦
¦приложению 1. Командировочное¦находится у него в течение всего срока¦
¦удостоверение может не выписываться,¦командировки (п. 7). Направление¦
¦если работник должен возвратиться из¦работника в командировку за пределы¦
¦командировки в место постоянной работы¦территории Российской Федерации¦
¦в тот же день, в который он был¦производится по распоряжению работодателя¦
¦командирован (п. 2) ¦без оформления командировочного¦
¦ ¦удостоверения, кроме случаев¦
¦ ¦командирования в государства - участники¦
¦ ¦Содружества Независимых Государств, с¦
¦ ¦которыми заключены межправительственные¦
¦ ¦соглашения, на основании которых в¦
¦ ¦документах для въезда и выезда¦
¦ ¦пограничными органами не делаются отметки¦
¦ ¦о пересечении государственной границы¦
¦ ¦(п. 15) ¦
L---------------------------------------+------------------------------------------

Что изменилось? Как и Инструкцией N 62, Положением о командировках установлено, что работнику, направленному в командировку, оформляется командировочное удостоверение. При этом в Положении о командировках отмечается, что данный документ подтверждает срок пребывания работника в командировке. Согласно п. 15 Положения о командировках направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения. Правда, из этого правила предусмотрено исключение - командировки в государства - участники СНГ.



Комментарий эксперта. Решение работодателя, оформленное письменно в виде приказа или другого документа, является основанием для оформления командировочного удостоверения. Цель командировки работника определяется руководителем организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6 Положения о командировках).

В новом документе, как и в старом, командировочному удостоверению отводится значительная роль. Форма командировочного удостоверения Т-10 утверждена Постановлением Госкомстата РФ N 1*(1). Этот документ подтверждает срок пребывания в командировке - дату приезда в пункт назначения и дату выезда из него. Командировочное удостоверение является документом, подтверждающим сам факт командировки и, соответственно, расходы на нее при наличии всех подтверждающих документов в целях налогообложения. Следует отметить, что Минфин всегда настаивал на том, что командировочное удостоверение служит основанием для принятия расходов в целях налогообложения прибыли организации (Письмо от 24.04.2008 N 03-03-06/2/45). Аналогичного мнения придерживались и налоговики (Письмо УФНС по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72393).

Порядок оформления командировочного удостоверения прежний: оно оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Фактический срок пребывания в командировке определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью. Если работник командирован в несколько организаций, находящихся в разных пунктах, то отметки делаются в каждом из них.

----------------------------------------------------------------------------------¬
¦ Учет работников, направленных в командировки ¦
+---------------------------------------T-----------------------------------------+
¦ Инструкция N 62 ¦ Положение о командировках ¦
+---------------------------------------+-----------------------------------------+
¦В министерствах, ведомствах,¦Порядок и формы учета работников,¦
¦объединениях, на предприятиях, в¦выбывающих в командировки из¦
¦организациях и учреждениях регистрация¦командирующей организации и прибывших в¦
¦лиц, отбывающих в командировки и¦организацию, в которую они командированы,¦
¦прибывающих в командировки на данное¦определяются Минздравсоцразвития (п. 8) ¦
¦предприятие, в организацию и¦ ¦
¦учреждение, ведется в специальных¦ ¦
¦журналах по формам согласно приложениям¦ ¦
¦2 и 3 (п. 6) ¦ ¦
L---------------------------------------+------------------------------------------

Что изменилось? В соответствии с Инструкцией N 62 регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на предприятие, велась в специальных журналах (журнал учета работников, выбывающих в командировки, и журнал учета работников, прибывающих в командировки) по формам, приведенным в приложениях 2 и 3 к данной инструкции. Согласно п. 8 Положения о командировках порядок и формы учета работников, направленных в командировки, определяются Минздравсоцразвития.

Комментарий эксперта. Поскольку формы и порядок учета сотрудников, выбывающих в командировки, новым документом не регламентированы, вероятно, это тот самый случай, когда до разработки новых форм журналов можно воспользоваться формами, приведенными в приложениях 2 и 3 к Инструкции N 62, применяемыми в настоящее время.

----------------------------------------------------------------------------------¬
¦ Перечень документов, которые обязан представить сотрудник по возвращении из ¦
¦ командировки ¦
+---------------------------------------T-----------------------------------------+
¦ Инструкция N 62 ¦ Положение о командировках ¦
+---------------------------------------+-----------------------------------------+
¦В течение трех дней по возвращении из¦Работник по возвращении из командировки¦
¦командировки работник обязан¦обязан представить работодателю в течение¦
¦представить авансовый отчет об¦трех рабочих дней: ¦
¦израсходованных в связи с командировкой¦- авансовый отчет об израсходованных в¦
¦суммах (п. 19) ¦связи с командировкой суммах и произвести¦
¦ ¦окончательный расчет по выданному ему¦
¦ ¦перед отъездом в командировку денежному¦
¦ ¦авансу на командировочные расходы; ¦
¦ ¦- отчет о выполненной в командировке¦
¦ ¦работе, согласованный с руководителем¦
¦ ¦структурного подразделения работодателя,¦
¦ ¦в письменной форме (п. 26) ¦
L---------------------------------------+------------------------------------------

Что изменилось? В перечень документов, которые обязан представить сотрудник по возвращении из командировки, добавлен отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения.

Комментарий эксперта. При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс на оплату:

- расходов по проезду;

- расходов по найму жилого помещения;

- дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Согласно п. 26 Положения о командировках работник по возвращении из командировки в течение трех рабочих дней обязан представить работодателю вместе с авансовым отчетом об израсходованных в связи с командировкой суммах командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Аналогичные требования содержались и в п. 19 Инструкции N 62. Кроме того, в обязательном порядке должен быть представлен отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме. Необходимость наличия данного документа закреплена в п. 26 Положения о командировках.

Работа в выходные и праздничные дни в командировке:

как оплачивать?


----------------------------------------T-----------------------------------------¬
¦ Инструкция N 62 ¦ Положение о командировках ¦
+---------------------------------------+-----------------------------------------+
¦Если работник специально командирован¦Оплата труда работника в случае¦
¦для работы в выходные или праздничные¦привлечения его к работе в выходные или¦
¦дни, компенсация за работу в эти дни¦нерабочие праздничные дни производится в¦
¦производится в соответствии с¦соответствии с трудовым законодательством¦
¦действующим законодательством. В¦Российской Федерации (п. 5) ¦
¦случаях, когда по распоряжению¦ ¦
¦администрации работник выезжает в¦ ¦
¦командировку в выходной день, ему по¦ ¦
¦возвращении из командировки¦ ¦
¦предоставляется другой день отдыха в¦ ¦
¦установленном порядке (п. 8) ¦ ¦
L---------------------------------------+------------------------------------------

Что изменилось? В Инструкции N 62 было положение о том, что если день отъезда в командировку совпадает с выходным, то работнику предоставляется отгул. В новом документе такого положения нет.

Комментарий эксперта. В случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплата труда работника производится в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 5 Положения о командировках).

По общему правилу согласно ст. 113 ТК РФ работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, кроме исключительных случаев. Привлечение сотрудников к работе в указанные дни производится в случае необходимости выполнения непредвиденных работ с их письменного согласия и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Особые условия предусмотрены для инвалидов и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Привлечение сотрудников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя. Привлечение сотрудников к работе в указанные дни без их согласия допускается только в строго оговоренных ТК РФ случаях: аварии, катастрофы, бедствия и т.д.

Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Конкретные размеры платы за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. При этом по желанию сотрудника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В таком случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

В Положении о командировках не оказалось нормы, имевшей место в Инструкции N 62, согласно которой в случае, если работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из нее предоставляется другой день отдыха.

Режим рабочего времени в командировке

----------------------------------------T-----------------------------------------¬
¦ Инструкция N 62 ¦ Положение о командировках ¦
+---------------------------------------+-----------------------------------------+
¦На работников, находящихся в¦Пояснений на этот счет нет ¦
¦командировке, распространяется режим¦ ¦
¦рабочего времени и времени отдыха тех¦ ¦
¦объединений, предприятий, учреждений,¦ ¦
¦организаций, в которые они¦ ¦
¦командированы. Взамен дней отдыха, не¦ ¦
¦использованных во время командировки,¦ ¦
¦другие дни отдыха по возвращении из¦ ¦
¦командировки не предоставляются (п. 8) ¦ ¦
L---------------------------------------+------------------------------------------

Что изменилось? В Положении о командировках нет нормы, имевшей место в Инструкции N 62 (п. 8): на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы.

Комментарий эксперта. Поскольку в Положении о командировках данная норма отсутствует, можно предположить, что режим работы командированный работник согласует со своим работодателем.

Продолжение в следующем номере журнала.

Е. Зобова,

эксперт журнала “Бюджетные учреждения: ревизии и проверки
финансово-хозяйственной деятельности“


“Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности“, N 2, февраль 2009 г.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты“.