В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Библиотечный фонд: порядок учета

“Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение“, 2010, N 5

Библиотечный фонд: порядок учета

Библиотечный фонд образовательных учреждений - это совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях обеспечения учебного процесса и (или) научной деятельности образовательного учреждения. Особенности бухгалтерского и налогового учета библиотечного фонда рассмотрим в данной статье.

Общие положения об учете

Учет библиотечного фонда в образовательных учреждениях осуществляется в соответствии со следующими документами:

- Федеральным законом от 29.12.1994 N 78-ФЗ “О библиотечном деле“;

- Инструкцией об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры России от 02.12.1998
N 590 (далее - Инструкция N 590);

- Методическими рекомендациями по применению Инструкции об учете библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений, утвержденными Приказом Минобразования России от 24.08.2000 N 2488 (далее - Методические рекомендации);

- Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее - Инструкция N 148н).

Существует два вида учета библиотечного фонда: так называемый внутрибиблиотечный и бухгалтерский.

Внутрибиблиотечный учет

Такой учет осуществляется непосредственно в самих библиотеках образовательных учреждений в порядке, определяемом Инструкцией N 590 и Методическими рекомендациями.

Одной из основных особенностей организации библиотечной работы в образовательных учреждениях является то, что для обеспечения учебного процесса учебные издания ими приобретаются в больших количествах экземпляров одного вида (наименования).

Внутрибиблиотечный учет фонда включает в себя прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.

При поступлении документы не делятся на документы постоянного и длительного хранения. Из них подлежат выделению только документы временного хранения, которые не ставятся на баланс. К ним относятся: брошюры (объем - до 48 с.); листовки (объем - до 4 с.); календари; плакаты; методические разработки; программы; материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно) (п. 6 Методических рекомендаций).

В соответствии с п. 5.1.1 Инструкции N 590 учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета библиотекой осуществляется как суммарно, так и индивидуально.

Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы (п. 4.1 Инструкции N 590).

Суммарный учет всех видов документов, поступающих
или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт). При отсутствии такого документа составляется акт приема (п. 7.1 Инструкции N 590).

Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. Независимо от характера материального носителя учетной формы сведения о движении фонда фиксируются в трех частях Книги суммарного учета библиотечного фонда или другой форме суммарного учета:

- ч. 1 “Поступление в фонд“;

- ч. 2 “Выбытие из фонда“;

- ч. 3 “Итоги движения фонда“.

Набор показателей, отражающих распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях такой книги или другой форме суммарного учета.

Для ведения суммарного учета в библиотеках образовательных учреждений рекомендуются специально разработанные формы Книги суммарного учета библиотечного фонда дифференцированно: для библиотек высших учебных заведений, для библиотек средних специальных учебных заведений, для библиотек общеобразовательных учреждений. Формы книг приведены в Приложениях 1, 2, 3 к Методическим рекомендациям (п. 7 Методических рекомендаций).

Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету (п. 7.8.2 Инструкции N 590).

Согласно п. 8.1 Инструкции N 590 индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации без присвоения инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

При этом стоит учитывать, что индивидуальный учет многоэкземплярных документов (учебников, учебных пособий, справочников, словарей и других изданий), предназначенных для использования студентами и учащимися в учебном процессе, осуществляется безынвентарным способом. При таком
методе учета предусматривается суммарная запись документов по названиям, стоимость их относится на баланс библиотеки (п. 8 Методических рекомендаций).

Стоит отметить, что многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше десяти экземпляров. Причем два-три экземпляра таких документов записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записи в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или АВД) (п. 8.2 Инструкции N 590).

Документами, которыми оформляется учет библиотечного фонда при безынвентарном методе, являются учетная карточка документа (издания) и регистрационная книга учетных карточек. Их формы приведены в Приложениях 4, 5 к Методическим рекомендациям (п. 8 Методических рекомендаций).

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет осуществляется в бухгалтериях (централизованных бухгалтериях) образовательных учреждений на счетах бюджетного плана счетов и в регистрах бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией N 148н.

Согласно п. 16 данной Инструкции объекты библиотечного фонда относятся к основным средствам, так как их срок полезного использования более 12 месяцев. Учитываются такие объекты на счете 101 07 000 “Библиотечный фонд“ (п. 20 Инструкции N 148н).

В соответствии с ОКОФ к объектам библиотечного фонда относятся (код 19 0001000): книги и брошюры; издания периодические; издания продолжающиеся; издания нотные; издания картографические; изоиздания; издания листовые текстовые; виды специальной научно-технической литературы и документации; материалы неопубликованные; рукописи; рукописи и издания редкие и уникальные; киноматериалы и документы в форме видеозаписи; фотодокументы; фонодокументы (звукозаписи); кинофотофонодокументы редкие и уникальные.

Объекты библиотечного фонда принимаются к учету по их первоначальной стоимости, которой признается сумма фактических вложений в
их приобретение, сооружение и изготовление с учетом сумм НДС, предъявленных поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС) (п. 11 Инструкции N 148н).

Первоначальной стоимостью библиотечных фондов, полученных по договору дарения, признаются их рыночная стоимость на дату принятия к бюджетному учету, а также стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением в состояние, пригодное для использования (п. 13 Инструкции N 148н).

Аналитический учет объектов библиотечного фонда ведется в инвентарных карточках группового учета основных средств (ф. 0504032), открываемых:

- на группу объектов библиотечного фонда стоимостью каждого не более 20 000 руб. или по решению главного распорядителя бюджетных средств, руководителя учреждения в разрезе подгрупп объектов учета библиотечного фонда;

- на группу объектов библиотечного фонда стоимостью каждого более 20 000 руб.

В соответствии с п. 19 Инструкции N 148н объектам библиотечного фонда инвентарный номер не присваивается.

Поступление и внутреннее перемещение библиотечного фонда оформляются следующими первичными документами:

- Актом о приме-передаче групп объектов основных средств (ф. 0306031);

- Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032);

- Требованием-накладной (ф. 0315006).

Поступление объектов библиотечного фонда отражается в бухгалтерском учете следующими проводками:

- формирование первоначальной стоимости библиотечного фонда:

Дебет счета 106 01 310 “Увеличение капитальных вложений в основные средства“
Кредит счетов 302 00 730 “Увеличение кредиторской задолженности по принятым обязательствам“, 0 208 00 660 “Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц“;

- принятие библиотечного фонда к учету:

Дебет 101 07 310 “Увеличение стоимости библиотечного фонда“
Кредит 106 01 410 “Уменьшение капитальных вложений в основные средства“.

В случае принятия к учету объектов библиотечного фонда, стоимость которых уже сформирована (например, при безвозмездном получении), производится следующая бухгалтерская запись:

Дебет счета 101 07 310 “Увеличение стоимости библиотечного фонда“
Кредит счетов 304 04 310 “Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств“, 401 01 100 “Доходы учреждения“ (то есть в этом случае счет 106 01 310 не используется).

Амортизация

Согласно п. 43 Инструкции амортизация на библиотечный фонд начисляется в следующем порядке:

- в размере 100% балансовой стоимости на объекты библиотечного фонда стоимостью до 20 000 руб. включительно при выдаче в эксплуатацию;

- в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами на объекты библиотечного фонда стоимостью свыше 20 000 руб. начиная с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бюджетному учету. Норма ежемесячной амортизации определяется линейным способом из расчета 1/12 годовой суммы амортизации с учетом срока полезного использования объектов библиотечного фонда.

С учетом п. 15 Инструкции N 148н, а также Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы <1>, срок полезного библиотечного фонда устанавливается в диапазоне от 15 до 20 лет (код 190001000, 7-я группа). При этом в Письме Минфина России от 10.04.2009 N 02-06-07/1505 рекомендуется начиная с 2009 г. срок полезного использования библиотечного фонда принимать равным 15 лет.

--------------------------------
<1> Утверждена Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1.

Учитывая все вышесказанное, по мнению автора, амортизацию по библиотечным фондам следует начислять исходя из срока полезного использования - 15 лет.

Сумма начисленной амортизации по объектам библиотечного фонда учитывается
на счете 104 07 410 “Амортизация библиотечного фонда“.

Порядок отражения операций по начислению амортизации на такие объекты рассмотрим на примере.

Пример. В библиотеку образовательного учреждения в марте 2010 г. поступили, приняты к учету и выданы в эксплуатацию следующие издания:

- учебники, приобретенные за счет бюджетных средств, - 12 500 руб. (50 шт. по 250 руб.);

- дорогостоящая энциклопедия, купленная за счет средств от приносящей доход деятельности, - 25 000 руб.

Учреждением установлен срок полезного использования объектов библиотечного фонда, равный 15 лет (180 месяцев). Необходимо рассчитать ежемесячную норму амортизации для объектов и начислить амортизацию.

Сумма ежемесячной амортизации по энциклопедии составит 138,89 руб. (25 000 руб. / 180 мес.).

-------------------------------------T------------T------------T----------¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦
+------------------------------------+------------+------------+----------+
¦Начислена амортизация: ¦ ¦ ¦ ¦
¦- на учебники в размере 100% ¦1 401 01 271¦1 104 07 410¦ 12 500,00¦
¦балансовой стоимости в апреле ¦ ¦ ¦ ¦
¦2010 г.; ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------------+------------+------------+----------+
¦- на энциклопедию ежемесячно начиная¦ ¦ ¦ ¦
¦с апреля 2010 г. исходя ¦2 106 04 340¦2 104 07 410¦ 138,89¦
¦из рассчитанной нормы амортизации ¦ ¦ ¦ ¦
L------------------------------------+------------+------------+-----------

Выбытие библиотечного фонда

Причинами списания библиотечного фонда могут быть:

- ветхость (физический износ);

- дефектность;

- устарелость по содержанию;

- пропажа из фондов;

- утеря читателями;

- хищение;

- утрата в результате бедствий стихийного и техногенного характера;

- утрата по неустановленным причинам (недостача).

Выбытие библиотечных фондов оформляется Актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением списков этой литературы. В акте в обязательном порядке прописываются причины и обоснования исключения литературы из фондов библиотеки. В библиотеках образовательных учреждений акты на списание документов утверждаются ректором (проректором), директором учебного заведения.

В соответствии с п. 9 Методических рекомендаций списание фондов из открытого доступа образовательные учреждения вправе производить не более 0,1% от объема книговыдачи. Исключение документов из фондов библиотек общеобразовательных учреждений производится по причине устарелости не реже одного раза в два года.

Операции по списанию библиотечных фондов отражаются в бухгалтерском учете следующей бухгалтерской записью:

Дебет счетов 104 07 410 “Уменьшение стоимости библиотечного фонда за счет амортизации“, 401 01 172 “Доходы от реализации активов“
Кредит счета 101 07 410 “Уменьшение стоимости библиотечного фонда“.

Особенности учета периодических изданий, составляющих библиотечный фонд

В соответствии с п. 263 Инструкции N 148н для учета периодических изданий (газет, журналов и тому подобного), приобретаемых учреждением для комплектации библиотечного фонда, в бюджетном учете предназначен забалансовый
счет 23 “Периодические издания для пользования“. Периодические издания учитываются за балансом в условной оценке 1 руб. за один объект учета - номер журнала, годовой комплект газеты. Списание периодических изданий оформляется Актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144). Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

Согласно положениям Инструкции N 148н, а также с учетом разъяснений, приведенных в Письме Минфина России от 20.05.2009 N 02-06-10/2062, операции по приобретению периодических изданий для пополнения библиотечного фонда отражаются в бухгалтерском учете следующими бухгалтерскими записями:

- произведена предоплата за периодические издания:

Дебет счета 1 (2) 206 09 560 “Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за прочие работы, услуги“
Кредит счетов 1 304 05 226 “Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг“, 2 201 01 610 “Выбытия денежных средств учреждения со счетов“;

- отнесена на расходы стоимость поступившего периодического издания на основании оправдательного документа, подтверждающего его получение:

Дебет счетов 1 401 01 226 “Расходы на прочие работы, услуги“, 2 106 04 340 “Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)“
Кредит счета 1 (2) 302 09 730 “Увеличение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг“.

Одновременно стоимость журнала отражается на забалансовом счете 23 “Периодические издания для пользования“;

- зачтен аванс на стоимость поступившего периодического издания:

Дебет счета 302 09 830 “Уменьшение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг“
Кредит счета 206 09 660 “Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за прочие работы, услуги“.

Налоговый учет

Налог на имущество. В соответствии со ст. 374 НК РФ объектом обложения налогом на имущество признается движимое и недвижимое имущество (в том числе имущество, переданное во временное владение, пользование, распоряжение, доверительное управление, внесенное в совместную деятельность или полученное по концессионному соглашению), учитываемое на балансе в качестве объектов основных средств в порядке, установленном для ведения бухгалтерского учета. Относительно бюджетных учреждений данный порядок предусматривается Инструкцией N 148н. Поскольку библиотечный фонд относится к объектам основных средств, следовательно, на них необходимо начислять налог на имущество в общеустановленном порядке (Письма Минфина России от 15.06.2006 N 03-05-01-04/133, от 14.02.2006 N 03-06-01-04/33).

При определении налоговой базы по налогу на имущество библиотечный фонд учитывается по его остаточной стоимости, сформированной в соответствии с Инструкцией N 148н (п. 1 ст. 375 НК РФ).

Остаточной стоимостью признается разница между балансовой стоимостью основного средства и суммой начисленной на него амортизации.

Обратите внимание! В связи с тем что налог на имущество является региональным налогом, субъекты РФ своими нормативными актами вправе:

- определять ставки по данному налогу. При этом они не должны превышать 2,2% (п. 1 ст. 380 НК РФ);

- не устанавливать отчетных периодов (п. 3 ст. 379 НК РФ);

- предусматривать налоговые льготы и основания для их использования налогоплательщиками (п. 2 ст. 372 НК РФ);

- утверждать порядок и сроки уплаты налога (п. 2 ст. 372 НК РФ).

Налог на прибыль.При осуществлении образовательными учреждениями предпринимательской деятельности (деятельности, приносящей доход) у них возникают обязанности по уплате налога на прибыль. В связи с этим необходимо правильно учесть расходы на приобретение объектов библиотечного фонда.

Стоит учитывать, что п. 2 ст. 256 НК РФ определен перечень имущества, которое не подлежит амортизации. В этот перечень, в частности, входят приобретенные издания (книги, брошюры и иные подобные объекты), произведения искусства (пп. 6 п. 2 ст. 256 НК РФ). Причем отмечено, что стоимость приобретенных изданий и иных подобных объектов, за исключением произведений искусства, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в полной сумме в момент приобретения указанных объектов.

Таким образом, в случае, если объекты библиотечного фонда (издания, книги, брошюры и иные подобные объекты) приобретены в рамках предпринимательской деятельности и используются для осуществления такой деятельности, они не подлежат амортизации в целях обложения налогом на прибыль, а расходы на их приобретение учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в полной сумме в момент приобретения этих объектов (Письмо Минфина России от 04.06.2008 N 03-05-04-01/21).

Л.Ларцева

Эксперт журнала

“Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение“

Подписано в печать

30.04.2010