В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Бюджетный учет трудовых книжек

В данной статье мы рассмотрим, на какие средства может приобрести трудовые книжки бюджетное учреждение и какие обязательства в связи с этим возникают.
Налоговый Кодекс считает возмещение оплаты на приобретение трудовой книжки, а, значит, возникает налог на добавленную стоимость (НДС). Если бюджетное учреждение купило бланки за счет приносящей доход деятельности, то оно имеет право уменьшить налогооблагаемую базу, вычтя НДС. В ином варианте если возмещение расходов идет за счет полученной субсидии, возникает двойное возмещение налога из федерального бюджета.

При «дарении» трудовой книжки организация все равно оплачивает в том числе НДС (реализация товара в любом случае происходит – за плату или безвозмездно). Со стороны работника возникает доход в натуральной форме (который облагается налогом).

Напомним основные документы, на которые следует ориентироваться при учете трудовых:
  1. Российские бюджетный и налоговый кодексы;
  2. Инструкция по бюджетному учету (№148н);
  3. Постановление Правительства «О трудовых книжках» (№225);
  4. Другие документы.
Трудовые книжки (с вкладышем) относятся к бланкам строгой отчетности (как, например, аттестаты), а, значит, должны храниться в защищенном месте (сейфе). В конце рабочего дня они должны пломбироваться. Согласно местному приказу (бюджетного учреждения) обязательно назначается ответственное лицо за нахождение документов в рамках организации.

Прием бланков строгой отчетности производится в день поступления трудовых книжек в учреждение. В присутствии комиссии проверяются серии, фактическое количество и иные параметры соответствия (с товарной накладной), далее составляется акт о приеме, и документы поступают к кассиру.

Трудовые книжки отражают на счете 03 «Бланки строгой отчетности» по цене 1 российский рубль за штуку. Их приобретение за фактическую цену идет по 226 статье «Прочие работы, услуги». Списание испорченных или израсходованных документов происходит по акту о списании бланков строгой отчетности в присутствии (и наличии подписей) инвентаризационной комиссии с последующим утверждением у руководства.

Все действия, совершаемые c трудовой книжкой, записываются в соответствующих книгах. Приход-расход фиксирует бухгалтерия, а за учет движения книжек отвечает отдел кадров.

Выдавая книжку бюджетное учреждение берет с работника потраченную на трудовую сумму (поступает наличностью в кассу либо удерживается из заработной платы работника).

Согласно Постановлению №225 возмещать стоимость трудовой – это право работодателя, а не обязанность. Учреждение может не взимать плату за трудовую книжку (в целях улучшения положения служащего). В случае порчи документа не по вине работника расходы на покупку и выдачу новой трудовой книжки в любом случае несет само бюджетное учреждение.