В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Оформление трудовых книжек

Оформление трудовых книжек

В N 3, 4 нашего журнала за 2008 год были освещены вопросы порядка заполнения трудовых книжек. Особое внимание было уделено правилам внесения записей о прекращении трудового договора. В завершении цикла статей расскажем о порядке внесения сведений о работе по совместительству, о награждении, а также о том, как оформить вкладыш в трудовую книжку и дубликат трудовой книжки.

Оформление сведений о работе по совместительству

Согласно ст. 66 ТК РФ сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего такую работу, - заверенной копии приказа о приеме на работу по совместительству.

В графе 1 раздела “Сведения о работе“ трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графу 4 вписывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке оформляется запись об увольнении с этой работы (п. 3.1 Инструкции*(1)). Запись об увольнении с работы по совместительству не нуждается в заверении ни подписью кадрового работника, ни печатью одной из организаций. Указанные данные заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации по основному месту работы при увольнении работника с основного места работы.

-------T-----------------T----------------------------------------------T-----------------------¬
¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦Наименование, дата и¦
¦записи+-----T-----T-----+ переводе на другую постоянную ¦ номер документа, на ¦
¦ ¦число¦месяц¦ год ¦ работу, квалификации, увольнении ¦ основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (с указанием причин и ссылкой на ¦ внесена запись ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+------+-----T-----T-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Муниципальное учреждение здравоохранения¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦“Центральная городская больница“ (МУЗ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦“Центральная городская больница“) ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦1 ¦03 ¦07 ¦2007 ¦Принята на работу в терапевтическое отделение¦Приказ от 03.07.2007¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦на должность врач-терапевт ¦N 28 ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦2 ¦16 ¦11 ¦2007 ¦Принята на работу по совместительству в¦Приказ ООО МЦ “Здоро-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦общество с ограниченной ответственностью¦вье“ от 16.11.2007 N 10¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Медицинский центр “Здоровье“ (ООО МЦ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦“Здоровье“) на должность врач-терапевт ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦3 ¦08 ¦04 ¦2008 ¦Трудовой договор с обществом с ограниченной¦Приказ ООО МЦ “Здоро-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ответственностью Медицинский центр “Здоровь哦вье“ от 08.04.2008 N 25¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦(ООО МЦ “Здоровье“) расторгнут по соглашению¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦сторон, пункт 1 части первой статьи 77¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Трудового кодекса Российской Федерации ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦4 ¦15 ¦10 ¦2008 ¦Трудовой договор расторгнут по инициативе¦Приказ от 15.10.2008¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦работника, пункт 3 части первой статьи 77¦N 64 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Трудового кодекса Российской Федерации ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Инспектор ОК Сидорова (М.П.) ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Ознакомлена Кочетова ¦ ¦
L------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+------------------------

На практике часто встречается ситуация, когда человек, работая в двух организациях, увольняется с основного места работы, а во второй организации просит перевести его с работы по совместительству на основное место работы. Трудовым законодательством РФ не предусмотрена возможность перевода или перемещения работника с работы по совместительству на работу у того же работодателя как основную. Чаще всего подобное производится через процедуру увольнения работника с работы по совместительству и заключение с той же организацией нового трудового договора, с указанием, что работа является для работника основной. Тогда в связи с расторжением трудового договора работнику должна быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск или удержаны суммы за отпуск, использованный авансом, а заключение нового трудового договора влечет необходимость включения работника в график отпусков. В этом случае права работника на отпуск могут быть нарушены, поскольку ст. 122 ТК РФ указывает, что право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

Вместе с тем, как пояснил Мерзлоухов Василий Мануилович, главный государственный инспектор труда (по охране труда) Государственной инспекции труда по Нижегородской области, в указанном случае меняются не существенные условия труда, а статус работника. Поэтому вместо расторжения трудового договора по совместительству возможно заключение дополнительного соглашения, устанавливающего, что с определенного числа место работы для данного работника будет считаться основным. Затем следует издать кадровый приказ с аналогичной формулировкой, на основании которого вносится в трудовую книжку запись о приеме работника. Если же в трудовую книжку уже была внесена запись о работе по совместительству, на основании указанного приказа можно внести в трудовую книжку такую запись: “Переведен на должность в (наименование организации)“.

Как было указано выше, сведения о работе по совместительству вносятся по основному месту работы. Однако в том случае, когда работник уже уволился с основного места работы, но продолжает работать по совместительству в другой организации, записи в трудовую книжку вносятся в последней организации.

Сведения о награждениях

В соответствии с п. 24 Правил*(2) в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

В трудовые книжки не вносятся записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе (п. 25 Правил).

Разделом 4 Инструкции установлен следующий порядок внесения сведений о награждении: в графе 3 раздела “Сведения о награждении“ трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 - дата награждения; в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 - наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Записи о награждении заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации один раз при расторжении трудового договора с работником.

-------T-----------------T----------------------------------------------T-----------------------¬
¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о награждении ¦Наименование, дата и¦
¦записи+-----T-----T-----+ (поощрении) ¦ номер документа, на ¦
¦ ¦число¦месяц¦ год ¦ ¦ основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ внесена запись ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+------+-----T-----T-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Муниципальное учреждение здравоохранения¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦“Центральная городская больница“ (МУЗ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦“Центральная городская больница“) ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦1 ¦08 ¦12 ¦2007 ¦Администрацией учреждения объявлена¦Приказ от 08.12.2007¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦благодарность за хорошую и добросовестную¦N 64 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦работу ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦2 ¦04 ¦07 ¦2008 ¦Администрацией Новгородского муниципального¦Постановление от¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦района награждена Почетной грамотой за¦04.07.2008 N 15 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦успешную работу и в связи с пятидесятилетием ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Инспектор ОК Сидорова (М.П.) ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Ознакомлена Кочетова ¦ ¦
L------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+------------------------

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся. Исключение составляют случаи, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (п. 5 Правил).

Вкладыш в трудовую книжку

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш. На титульном листе трудовой книжки в этом случае ставится штамп с надписью (или надпись производится рукописно) “Выдан вкладыш“, с указанием его серии и номера.

Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, нумерация на первой странице вкладыша продолжает нумерацию трудовой книжки.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 38 Правил).

Дубликат трудовой книжки

Пунктом 31 Правил предусмотрена обязанность работника в случае утраты трудовой книжки немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, который должен выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления. Дубликат оформляется по заявлению работника и в том случае, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.д.) (п. 33 Правил).

Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется по общим правилам, в соответствии с документами, удостоверяющими личность гражданина, и документами, подтверждающими его образование (см. “Отдел кадров бюджетного учреждения“ N 3, 2008, стр. 36 - 37). В правом верхнем углу первого листа ставится штамп или надпись “Дубликат“ (п. 1.2 Инструкции).

Сведения о работе в разд. 3 трудовой книжки вносятся лишь на основании выданных в установленном порядке документов, подтверждающих стаж работы. Такими документами могут быть трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями, выписки из приказов, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др. Если организация-работодатель была ликвидирована, соответствующие справки можно запросить в муниципальном архиве. Работодатель по последнему месту работы обязан оказать содействие работнику в их получении.

Пунктом 7.2 Инструкции установлено, что при выдаче дубликата в графе 3 необходимо указать общий и/или непрерывный трудовой стаж работы в качестве работника до поступления в последнюю организацию. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий и/или непрерывный стаж работы записывается по отдельным периодам работы.

Следует помнить, что в настоящее время понятие “непрерывный трудовой стаж“ практически не используется. Поэтому можно указывать только общий стаж работы.

Запись оформляется в следующем порядке: после указанного общего и/или непрерывного стажа в графе 1 ставится порядковый номер; в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 - наименование организации (работодателя), где работал работник, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Запись об увольнении производится так же, путем указания порядкового номера в графе 1, даты увольнения в графе 2 и его причины (основания) в графе 3, если эти причины указаны в представленном работником документе.

Наименование организации, в которой работал работник, записывается в графе 3 трудовой книжки напротив даты приема на работу, указанной в графе 2, а не до этой записи, как принято при оформлении оригинала трудовой книжки.

Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В соответствии с п. 32 Правил в дубликат трудовой книжки необходимо внести и сведения о награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

После того, как дубликат оформлен, работодатель (работник кадровой службы) должен снять копии с документов, на основании которых вносились записи, заверить их надлежащим образом и оригиналы вернуть владельцу трудовой книжки (п. 7.2 Инструкции).

Также по письменному заявлению работника дубликат выдается при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной (п. 33 Правил). Дополнительно в указанном случае на первой странице прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат“ с указанием его серии и номера (п. 1.2 Инструкции). Записи в раздел “Сведения о работе“ дубликата трудовой книжки вносятся в указанном выше порядке, исключая запись, признанную недействительной (п. 33 Правил).

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается отметка о выдаче дубликата. Форма данной книги утверждена Постановлением Минтруда РФ N 69.

-------------------------------------------------T-------------------------------------------------¬
¦ ¦ Дубликат¦
¦ ¦ Трудовая книжка ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ТК N 6985428 ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦Фамилия Гусева ¦
¦ ¦ -------------- ¦
¦ ¦Имя Анастасия ¦
¦ ¦ -------------- ¦
¦ ¦Отчество Георгиевна ¦
¦ ¦ -------------- ¦
¦ ¦Дата рождения 15 мая 1979 г. ¦
¦ +------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ (число, месяц, год) ¦
¦ ¦Образование высшее ¦
¦ ¦ ----------- ¦
¦ ¦Профессия, специальность юрист ¦
¦ ¦ ---------- ¦
¦ ¦_________________________________________________¦
¦ ¦Дата заполнения “13“ сентября 2008 г. ¦
¦ ¦ ------------------------- ¦
¦ ¦Подпись владельца книжки Гусева ¦
¦ ¦ ----------- ¦
¦ ¦Подпись лица, ответственного за ведение трудовых¦
¦ ¦книжек ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦М.П. ¦
¦ ¦ Вилкова ¦
¦ ¦ ----------------------------------- ¦
¦ ¦ (разборчиво) ¦
L------------------------------------------------+--------------------------------------------------

-------T-----------------T----------------------------------------------T-----------------------¬
¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦Наименование, дата и¦
¦записи+-----T-----T-----+ переводе на другую постоянную ¦ номер документа, на ¦
¦ ¦число¦месяц¦ год ¦ работу, квалификации, увольнении ¦ основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (с указанием причин и ссылкой на ¦ внесена запись ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+------+-----T-----T-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Общий стаж работы до поступления в Общество с¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ограниченной ответственностью “Виктория“ 7 лет¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦5 месяцев 12 дней ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦1 ¦03 ¦04 ¦2001 ¦Общество с ограниченной ответственностью¦Приказ от 03.04.2001¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦“Милена“ (ООО “Милена“). Принята на работу на¦N 15 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦должность инспектора отдела кадров ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦2 ¦16 ¦10 ¦2005 ¦Переведена на должность начальника отдела¦Приказ от 16.10.2005¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦кадров ¦N 86 ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦3 ¦23 ¦01 ¦2007 ¦Трудовой договор расторгнут по инициативе¦Приказ от 23.01.2007¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦работника, пункт 3 части первой статьи 77¦N 2 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Трудового кодекса Российской Федерации ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦4 ¦24 ¦01 ¦2007 ¦Закрытое акционерное общество “Сириус“ (ЗАО¦Приказ от 24.01.2007¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦“Сириус“). Принята на работу по должности¦N 1 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦начальник отдела кадров ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦5 ¦12 ¦09 ¦2008 ¦Трудовой договор расторгнут по соглашению¦Приказ от 12.09.2008¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦сторон, пункт 1 части первой статьи 77¦N 54 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Трудового кодекса Российской Федерации¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Общество с ограниченной ответственностью¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦“Виктория“ (ООО “Виктория“) ¦ ¦
+------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+-----------------------+
¦6 ¦13 ¦09 ¦2008 ¦Принята на работу по должности начальник¦Приказ от 13.09.2008¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦отдела управления персоналом ¦N 15 ¦
L------+-----+-----+-----+----------------------------------------------+------------------------

Трудовые книжки изначально были созданы для подтверждения трудового стажа работников. При этом по ранее действовавшим нормам законодательства стаж подразделялся на общий и непрерывный. В настоящее время подсчет стажа осуществляется на основании предоставленных в Пенсионный фонд сведений персонифицированного учета. В связи с этим, как разъяснил В.?М.?Мерзлоухов, выдавать дубликат трудовой книжки (при ее утрате работником) нет необходимости. В этом случае можно завести новую трудовую книжку, а для подтверждения сведений о предыдущем стаже нужно оказать работнику содействие в сборе справок с предыдущих мест работы. Впоследствии данные справки (копии приказов) вместе с новой трудовой книжкой работник представит в Пенсионный фонд, если потребуется уточнить какие-либо данные.

Однако если трудовые книжки были утрачены по вине работодателя, рекомендуется выдать работникам дубликаты трудовых книжек, поскольку работодатель является ответственным за принятые на хранение трудовые книжки. Дубликат необходимо выдать и при наличии соответствующего письменного заявления работника, в случаях, указанных в п. 31 и 33 Правил.

К.В. Шестакова,

эксперт журнала “Отдел кадров бюджетного
учреждения“


“Отдел кадров бюджетного учреждения“, N 5, ноябрь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек“.

*(2) Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках“ (ред. от 19.05.2008) (вместе с “Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей“).