В казну.ру Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Как сохранить конфиденциальность информации при увольнении?

“Кадровик. Кадровый менеджмент“, 2008, N 3


КАК СОХРАНИТЬ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ?


Компетентные работники,

которые подают в отставку,

встречаются чаще, чем некомпетентные,

которых увольняют.

Лоренс Питер


Как ни печально, но любое предприятие не может избежать ротации кадров. Одни работники устраиваются на предприятие, других приходится по различным причинам увольнять. И это неизбежно. Кого-то придется уволить как не соответствующего занимаемой должности или выполняемой профессии, кто-то пожелает уволиться по собственному желанию вследствие личных обстоятельств. А есть и такие, кто может уйти из-за того, что предприятие не может удовлетворить их возросших потребностей.

В любом случае увольнение сотрудника - это неприятная ситуация, которая, если не относиться к ней с полной серьезностью, может обернуться настоящим ЧП. Вот лишь некоторые из негативных моментов, которые сопутствуют увольнению.

1. В связи с уходом работника временно “оголяется“ участок работы, за который он отвечал. В результате, как правило, приходится задействовать других работников, давая им дополнительную нагрузку, что приводит к снижению эффективности работы предприятия.

2. Возникает высокий риск, что увольняющийся может разгласить конфиденциальную информацию, которая стала ему известна в процессе работы. В случае если уволившийся перейдет на работу к конкурентам, такая ситуация может нанести серьезный ущерб предприятию.

3. В случае если руководство не было заранее готово к увольнению сотрудника, возникает срочная необходимость в новом работнике. Все это требует дополнительных затрат денег и времени, которое во многих случаях намного дороже, чем деньги. Необходимо или обращаться в агентство по трудоустройству, или искать работника нужной специальности самостоятельно. А на это ни каждому руководителю предприятия хватит терпения. В результате возникает высокий риск того, что кандидаты на работу будут отбираться поспешно, без полноценной надлежащей проверки. Высокая вероятность того, что новый работник не будет достаточно подготовленным профессионально и по личным качествам соответствовать предъявляемым требованиям. Кроме того, вполне возможно, что на освободившееся место срочно будет устроен “по блату“ кто-либо из родственников или приятелей сотрудников предприятия. Не исключено также, что таким способом будет внедрен агент конкурентов.

4. Новому сотруднику требуется определенное время на адаптацию к работе. В это время он особенно уязвим для влияния и рискует по незнанию совершить ошибки, которые могут нанести вред предприятию.

5. Ротация кадров, особенно если она превращается в так называемую текучку (частую смену работников), наносит огромный вред имиджу предприятия.

6. Увольнение работника - это всегда проблема юридическая. Поэтому, если при увольнении не были соблюдены все предусмотренные действующим трудовым законодательством формальности и работник был уволен, хотя обоснованно, но с нарушением действующей процедуры, можно с уверенностью сказать, что проблемы с уволенным работником у вас только начинаются. В такой ситуации работник имеет полное право обратиться в суд с требованием о восстановлении на работе и выплате заработной платы за время вынужденного прогула, а также возмещения морального ущерба. А теперь посчитаем, во что это выльется. Процедура рассмотрения дела в суде в наших условиях может длиться от одного до шести месяцев в лучшем случае, с учетом прохождения всех судебных инстанций. При принятии решения не в вашу пользу грозит:

- возмещением средней заработной платы за время вынужденного прогула;

- возмещением морального ущерба (устанавливается на усмотрение судебной инстанции, и если работник докажет, что по причине ваших незаконных действий он не смог устроиться на другую работу и его деловой репутации нанесен значительный ущерб, размер морального ущерба может быть довольно значительным);

- возмещением судебных издержек, в том числе расходов на адвоката (с учетом сложности дела и продолжительности его рассмотрения в судебных инстанциях - от 50 до 250 долл.).

Таким образом, предприятию наносится ущерб сразу по нескольким направлениям:

1. Утечка конфиденциальной информации.

2. Материальные потери (судебные расходы, оплата адвоката, возможные штрафы и выплаты и др.).

3. Серьезный ущерб имиджу предприятия, связанный с привлечением внимания к судебному процессу.

4. Потеря времени (а время, как известно, деньги) на судебные разбирательства.

Есть многочисленные примеры, когда руководство предприятия, занимаясь только судебными разбирательствами с уволенными сотрудниками, несло колоссальные убытки, связанные с невозможностью заниматься прямой коммерческой деятельностью. И это не говоря уже о нервах. Так что к этому вопросу стоит отнестись максимально серьезно.

Итак, давайте рассмотрим, какие действия для сохранения коммерческой тайны необходимо предпринять ответственным за безопасность лицам.

Увольнение по собственному желанию

1. Выяснить причины. Выяснение причин увольнения имеет важное значение, так как в некоторых случаях это может помочь вам определить, какие пробелы и недостатки в деятельности вашего предприятия мешают его более эффективной и продуктивной работе. Обычно причины увольнения по собственному желанию указываются в заявлении работника. Однако далеко не всегда возможно отразить реальные причины в сухих, казенных оборотах. Поэтому, если причины увольнения кажутся вам неубедительными или сомнительными, следует выяснить их в ходе ненавязчивой беседы с увольняющимся работником.

2. Выяснить будущее место работы. Это не всегда легко сделать, так как работники, как правило, не хотят раскрывать свое будущее место работы. Все же вам необходимо получить эти сведения для того, чтобы обезопасить себя от того, что ушедший от вас работник не устроился к вашему конкуренту и не раскрыл информацию коммерческого характера, накопленную за время работы на вашем предприятии.

3. Выявить мотивацию сотрудника, его лояльность. При увольнении необходимо узнать, не озлоблен ли работник на ваше предприятие или на вас лично, не затаил ли он на предприятие или на кого-то еще из его работников обиду. Озлобленный, отрицательно настроенный человек наверняка пожелает отомстить и может служить источником утечки коммерческой информации или распространения недостоверной информации о вашем предприятии как результат негативного к нему отношения.

4. Выявить объем известной ему информации (особенно конфиденциальной). Это нетрудно установить, если за работником во время его работы на вашем предприятии осуществлялся оперативный контроль. Такая информация должна содержаться в личном деле каждого работника. Если же необходимая процедура в ходе работы не была соблюдена, нужно оперативно выяснить, с какими документами работал сотрудник, с кем из партнеров, клиентов общался, при решении каких вопросов присутствовал и т.п. Если этого не сделать, результаты очень скоро дадут о себе знать.

5. Установить возможные риски угрозы разглашению информации и принять меры к их нейтрализации. Если существует потенциальная опасность разглашения информации (а она существует практически всегда), необходимо принять меры к ее нейтрализации. Лучше всего разработать план, какие меры будут приняты в случае разглашения секретов предприятия. Кроме того, желательно поменять коды доступа, компьютерные пароли, ключи криптозащиты, которые были известны увольняющемуся.

6. Проверить, чтобы увольняющийся сдал все источники конфиденциальной информации, которые находились у него. Это касается в первую очередь документов, черновиков, чертежей, опытных образцов, компьютерных программ и т.п. Также необходимо проверить, не было ли в отделе или подразделении, где работал увольняющийся работник, пропаж или утери документов с важной коммерческой информацией, образцов готовой продукции, ключей от кабинетов и сейфов и иных предметов, носящих конфиденциальный характер. При обнаружении этих фактов нужно провести тщательное внутреннее расследование и определить виновных и судьбу источников конфиденциальной информации.

7. Провести специальный инструктаж с увольняющимся о сохранении конфиденциальной информации. Взять подписку о неразглашении. Этот инструктаж должно проводить лицо, ответственное за сохранение коммерческой тайны на вашем предприятии. В ходе такого инструктажа работнику напоминают положения о защите коммерческой тайны, разъясняют, что в результате несоблюдения этих положений предприятие может понести материальный ущерб. После оглашения инструкции с работника берется письменное обязательство о неразглашении и ему сообщается, что в случае нарушения он будет нести юридическую ответственность.

8. Целесообразно также сделать упор на моральную сторону этого вопроса, взывая к порядочности и честности увольняющегося. Еще одним серьезным аргументом в пользу сохранения работником конфиденциальной информации может служить тот факт, что работник, выдающий секреты с бывшего места работы, создает себе отрицательную репутацию. Ведь известно, что тот, кто предал один раз, с легкостью сделает это снова. Следовательно, на новом месте работы такая словоохотливость может вызвать обоснованное подозрение.

9. По возможности нужно отследить дальнейшую судьбу работника, периодически общаться с ним на дружеской основе. Если есть возможность, лучше провести негласную проверку уволившегося сотрудника на предмет устойчивости к разглашению конфиденциальной информации. Хотелось бы отметить один из методов, активно применяющийся в европейских фирмах. Увольняющегося сотрудника просят в письменной форме изложить все его замечания, претензии и предложения по работе предприятия. Иногда за эту работу даже предлагают дополнительное вознаграждение. Полученная таким образом информация особенно ценна, ведь увольняющиеся могут честно обратить внимание на аспекты, о которых работающие боятся или стесняются высказываться. Полученная таким образом информация, если ее правильно использовать, может принести большую пользу предприятию.

Главная задача - это не допустить негативного настроя, озлобленности на фирму и желания отомстить. Весьма распространенной на большинстве предприятий является ситуация, когда к увольняющемуся резко меняется отношение со стороны руководства и сослуживцев. Еще вчера он был незаменимым работником, которого все любили и уважали, а сегодня он враг номер один, который своим заявлением “глубоко оскорбил“ всех работников. Поэтому постарайтесь не создавать различные препятствия для увольнения работника. Бюрократизм, придирки и необоснованные претензии характеризуют вас далеко не с лучшей стороны. И уж, конечно, ни в коем случае нельзя задерживать выплату причитающегося вознаграждения или под различными предлогами снижать его сумму, поскольку именно этот фактор может оказать наибольшее воздействие на его настрой. Вдобавок к сказанному напомним, что некоторые ваши действия (например, задержка с выдачей трудовой книжки) нарушают действующее законодательство. А значит, если работник обратится в суд, то предприятию будет нанесен ущерб, о котором мы уже говорили выше.

Не советуем вам также оскорблять увольняемого, высказываться в грубой форме о его личных и деловых качествах, угрожать ему в дальнейшем расправой или созданием проблем, давать необоснованные негативные рекомендации. Запомните, чаще всего по своей инициативе увольняются лучшие работники. При этом большинство из них относится к предприятию положительно или в крайнем случае нейтрально. Вы же своим поведением можете сделать из этого человека врага, озлобленного на фирму и ее руководителей. Во-первых, такой человек начнет распространять о фирме негативную информацию. А во-вторых, подумайте, ведь в дальнейшем дружеские отношения с человеком, который у вас работал, могут сослужить вам неплохую службу. Да и вы при случае сможете подчеркнуть, что воспитали у себя отличного специалиста.

Увольнение по инициативе администрации

Намного сложнее ситуация складывается, когда увольнение происходит по вашей инициативе. Ведь в этом случае изначально закладывается отрицательная ситуация, высока вероятность возникновения конфликтов, и, естественно, говорить о дальнейшей лояльности увольняющегося практически бессмысленно. И все же давайте подробнее остановимся на том, какие действия вам необходимо предпринять. Начнем с того, что иногда даже самого плохого работника не так уж просто уволить. В соответствующих статьях КЗоТ перечислены исчерпывающие причины для увольнения. И вам будет очень непросто доказать, что ваши аргументы достаточно весомы для увольнения.

Мы не будем углубляться и подробно расписывать каждое основание для увольнения работника по инициативе администрации. Каждое основание имеет свои особенности. Предполагается, что на вашем предприятии есть юрисконсульт, зав. отдела кадров, которые и должны отвечать за правильное увольнение ваших работников. Поэтому даем лишь общие сведения об увольнении работников.

Увольнение любого работника производится путем издания приказа (распоряжения) администрации. В нем должны быть указаны основания увольнения в точном соответствии с формулировками законодательства о труде и со ссылкой на соответствующий пункт и статью закона.

При увольнении работника вы обязаны выдать ему трудовую книжку с внесением в нее записей о причине увольнения. Трудовая книжка выдается работнику под расписку в день увольнения. Если работник отказывается по каким-либо причинам от получения трудовой книжки и не является за ней на предприятие, следует отправить ему уведомление заказным письмом или телеграммой о том, что он должен забрать трудовую книжку. Посылать саму трудовую книжку заказным письмом не следует, так как в случае ее утери по каким-либо причинам ответственность должны будете нести вы. Если же работник отказывается подписаться за получение трудовой книжки, об этом составляется акт.

При увольнении работника вы также обязаны произвести с ним полный окончательный расчет. Он выражается в выплате уволенному работнику всех сумм, причитающихся ему от вашего предприятия. Эта выплата должна производиться также в день увольнения.

Итак, вам все же удалось соблюсти необходимую юридическую процедуру увольнения, и настало время подумать о безопасности. Что же необходимо предпринять.

1. Выявить объем известной ему информации (особенно конфиденциальной). Прежде всего очень тщательно проследить, чтобы увольняющийся сдал все дела и передал ответственному лицу документы и иные материалы, содержащие коммерческую тайну. Если же увольняющийся сообщает о том, что он не может передать эти документы потому, что он потерял, передал их другому лицу или случайно уничтожил - то это тревожный сигнал для службы безопасности. Проведите тщательное расследование и будьте готовы к утечке информации.

2. Непосредственно перед увольнением с бывшим работником должен побеседовать кто-либо из руководства и службы безопасности. В ходе этой беседы нужно попытаться создать у увольняющегося нейтральное отношение к фирме, если же этого не удается, посоветуйте ему воздержаться от отрицательных действий в отношении предприятия. При этом не надо угрожать ему физической расправой или иными противозаконными действиями. Главное - уволившийся должен осознавать, что в случае, если он попытается отомстить предприятию, его ждут серьезные неприятности. Поэтому обязательно возьмите у увольняющегося подписку о неразглашении коммерческой тайны.

3. Если увольняющийся был допущен к секретной информации, то необходимо провести ее ревизию. По возможности нужно сменить коды доступа, пароли и ключи к хранилищам коммерческой тайны. Желательно пересмотреть режим безопасности и секретности и внести в него некоторые изменения. Ведь человек, который уволился, мог знать о мерах безопасности, и, следовательно, есть опасность, что эта информация станет известна конкурентам и недругам. Лучше, если вы заранее запланируете свои дальнейшие действия в подобной ситуации.

4. Установить, возможны ли какие-либо негативные действия (угрозы, шантаж, диверсия) в отношении предприятия или его сотрудников со стороны бывшего работника. Если личные качества работника позволяют предположить реальную угрозу мести с его стороны, необходимо разработать и провести меры по нейтрализации угрозы и дать ему понять, что за подобные действия он будет наказан.

5. Желательно установить, с кем из сотрудников увольняемый поддерживал приятельские или дружеские отношения. Эти работники должны пройти специальный инструктаж и находиться под контролем, так как через них возможна утечка информации или иные негативные действия против фирмы.

6. Провести беседу с персоналом, в ходе которой объяснить им причины увольнения их коллеги. В противном случае среди персонала, вследствие недостатка информации, могут возникнуть нежелательные домыслы и версии. Персонал будет считать, что администрация увольняет работников без особой причины или за незначительные проступки. Эта ситуация формирует отрицательную мотивацию и снижает лояльность работников. Если же персонал получит от руководства достоверную информацию, то подобной ситуации удастся избежать.

7. Обязательно нужно оповестить всех сотрудников фирмы, а также партнеров, постоянных клиентов и иных лиц, с которыми поддерживаются тесные взаимоотношения о том, что работник был уволен. Если этого не сделать, уволенный может получить доступ к конфиденциальной информации и материальным ценностям от лиц, которые по незнанию продолжают считать его действующим сотрудником предприятия.

8. Необходимо отследить дальнейшую судьбу уволенного работника. В случае если он устроится на работу к конкурентам, необходимо провести мероприятия по нейтрализации возможной утечки конфиденциальной информации. Не стоит специально распространять о работнике негативную информацию с целью дискредитировать его, “поливая грязью“ своего бывшего работника, вы делаете себе антирекламу. В случае если к вам обратятся с просьбой дать характеристику вашему бывшему работнику, то сообщите объективную информацию без приукрашиваний.

9. Самое главное - необходимо быть готовым к тому, что уволенный создаст предприятию дополнительные проблемы, но не надо своим поведением провоцировать его на негативные поступки или месть. Даже с уволенными за проступки работниками можно поддерживать хорошие отношения, получая от них важную информацию или услуги.

По материалам интернет-портала
“Безопасность для всех“

Подписано в печать
25.02.2008